Thủ tục nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh chi tiết A-Z

Nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh đang trở thành lựa chọn cần thiết với các chủ shop, hộ kinh doanh cá thể nhập hàng Trung Quốc để bán lâu dài tại Việt Nam. Tuy nhiên, nhiều chủ hộ vẫn băn khoăn: Hộ kinh doanh có được tự đứng tên nhập khẩu không? Hồ sơ gồm những gì? Chi phí bao nhiêu và có nên ủy thác cho công ty logistics? Bài viết dưới đây NKCN Logistics sẽ giải đáp từng vấn đề và hướng dẫn quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch dành cho hộ kinh doanh.

1. Vì sao hộ kinh doanh nên nhập khẩu chính ngạch?

Đối với hộ kinh doanh cá thể thường xuyên nhập hàng Trung Quốc để bán tại Việt Nam, nhập khẩu chính ngạch là phương án phù hợp khi muốn kinh doanh ổn định và kiểm soát tốt nguồn gốc hàng hóa. Hàng hóa được thực hiện thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế và có chứng từ theo quy định, giúp hộ kinh doanh hạn chế rủi ro trong quá trình lưu thông, phân phối.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi hộ kinh doanh nhập khẩu chính ngạch:

• Chứng minh nguồn gốc hàng hóa: Có tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan để chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của lô hàng khi cần thiết.
• Hạn chế rủi ro pháp lý: Hàng hóa được khai báo và làm thủ tục nhập khẩu theo quy định, giảm rủi ro liên quan đến hàng không rõ nguồn gốc hoặc thiếu chứng từ.
• Minh bạch thuế và chi phí: Thuế nhập khẩu, thuế GTGT cùng các khoản phí liên quan được xác định rõ, giúp hộ kinh doanh dễ tính toán giá vốn.
• Thuận lợi khi mở rộng kinh doanh: Hồ sơ hàng hóa rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi hơn khi bán tại cửa hàng, phân phối cho đại lý hoặc kinh doanh trên các kênh thương mại điện tử.
• Phù hợp với các lô hàng lớn: Khi số lượng và giá trị đơn hàng tăng, nhập khẩu chính ngạch giúp hộ kinh doanh xây dựng quy trình nhập hàng ổn định và minh bạch hơn.
• Chủ động hơn trong hoạt động kinh doanh: Hộ kinh doanh có thể kiểm soát từ nguồn hàng, chi phí vận chuyển đến thuế và hồ sơ nhập khẩu thay vì phụ thuộc vào các phương thức vận chuyển thiếu chứng từ.

2. Hộ kinh doanh có tự đứng tên nhập khẩu được không?

Có. Hộ kinh doanh có thể tự đứng tên nhập khẩu hàng hóa nếu đáp ứng các điều kiện và thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định.

Theo Điều 3 Nghị định 69/2018/NĐ-CP, thương nhân Việt Nam không phải là tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu và thực hiện các hoạt động liên quan, không phụ thuộc vào ngành nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc Danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu hoặc các trường hợp pháp luật có quy định khác.

Hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh thuộc phạm vi thương nhân theo quy định của pháp luật thương mại. Vì vậy, về nguyên tắc, hộ kinh doanh cá thể có quyền thực hiện hoạt động nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, có quyền tự đứng tên nhập khẩu không đồng nghĩa với việc tự làm thủ tục sẽ đơn giản. Trong thực tế, hộ kinh doanh thường không có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách nên có thể gặp khó khăn ở nhiều khâu như:

• Xác định mã HS và thuế suất: Phân loại sai mã HS có thể dẫn đến khai sai thuế hoặc phải điều chỉnh hồ sơ.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng: Một số sản phẩm cần giấy phép, công bố, kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc đáp ứng yêu cầu quản lý chuyên ngành trước khi thông quan.
• Chuẩn bị chứng từ nhập khẩu: Invoice, Packing List, hợp đồng, vận đơn, C/O và các chứng từ liên quan cần thống nhất, chính xác.
• Khai báo và xử lý thủ tục hải quan: Chủ hàng cần nắm được quy trình khai báo, phân luồng và bổ sung hoặc giải trình hồ sơ khi cơ quan hải quan yêu cầu.
• Tính toán thuế và chi phí: Ngoài thuế nhập khẩu và thuế GTGT, một số mặt hàng có thể phát sinh thuế hoặc chi phí chuyên ngành khác.
• Làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc: Sai thông tin hàng hóa, chứng từ hoặc điều kiện giao hàng từ phía nhà cung cấp có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan tại Việt Nam.

Vì vậy, với hộ kinh doanh chưa có kinh nghiệm xuất nhập khẩu hoặc không có nhân sự chuyên trách, sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu là phương án đáng cân nhắc. Đơn vị nhận ủy thác có thể hỗ trợ từ kiểm tra chính sách mặt hàng, chuẩn bị chứng từ, vận chuyển đến khai báo và thông quan, giúp hộ kinh doanh giảm khối lượng nghiệp vụ phải tự xử lý.

Đây cũng là lý do nhiều chủ shop và hộ kinh doanh nhập hàng Trung Quốc lựa chọn ủy thác nhập khẩu thay vì tự thực hiện toàn bộ quy trình.

3. Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc cho hộ kinh doanh cá thể

Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc là hình thức hộ kinh doanh thuê một đơn vị có năng lực xuất nhập khẩu thay mặt thực hiện các công việc theo thỏa thuận như giao dịch với nhà cung cấp, đứng tên nhập khẩu, chuẩn bị chứng từ, khai báo hải quan và vận chuyển hàng về Việt Nam. Hình thức này giúp hộ kinh doanh không phải tự xử lý toàn bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu phức tạp, đồng thời hạn chế sai sót về hồ sơ và thủ tục. Đây là phương án phù hợp với các chủ shop nhập hàng từ 1688, Taobao, Tmall, Alibaba hoặc nhà máy Trung Quốc nhưng chưa có kinh nghiệm nhập khẩu chính ngạch.

NKCN Logistics cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc cho hộ kinh doanh cá thể, chủ shop và doanh nghiệp, hỗ trợ xuyên suốt từ tìm nguồn hàng, giao dịch với nhà cung cấp đến vận chuyển, khai báo hải quan và giao hàng tại Việt Nam. Tùy theo mặt hàng và nhu cầu thực tế, NKCN Logistics có thể hỗ trợ:

• Tìm kiếm nguồn hàng Trung Quốc: Hỗ trợ tìm nhà cung cấp, xưởng sản xuất hoặc nguồn hàng phù hợp với yêu cầu của khách hàng.
• Đàm phán với nhà cung cấp: Trao đổi về giá, số lượng, quy cách sản phẩm, đóng gói và các điều kiện mua hàng.
• Kiểm tra chính sách nhập khẩu: Xác định sơ bộ mặt hàng có thuộc diện cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc đáp ứng điều kiện nhập khẩu riêng hay không.
• Tư vấn mã HS và thuế: Hỗ trợ xác định mã HS phù hợp và dự toán các loại thuế có thể phát sinh trước khi nhập hàng.
• Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ: Hỗ trợ xử lý Invoice, Packing List, hợp đồng, vận đơn, C/O và các chứng từ cần thiết theo từng lô hàng.
• Đứng tên nhập khẩu ủy thác: Thực hiện nhập khẩu theo hợp đồng ủy thác và phương án đã thống nhất với hộ kinh doanh.
• Khai báo và thông quan hàng hóa: Thực hiện thủ tục hải quan và hỗ trợ xử lý các yêu cầu phát sinh trong quá trình thông quan.
• Vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam: Tổ chức phương án vận chuyển phù hợp với loại hàng, khối lượng, thời gian và ngân sách.
• Giao hàng và bàn giao chứng từ: Vận chuyển hàng về địa chỉ yêu cầu và bàn giao các chứng từ liên quan theo phạm vi dịch vụ.

Nhờ đó, hộ kinh doanh có thể nhập hàng Trung Quốc chính ngạch mà không cần tự xử lý từng khâu phức tạp của quy trình xuất nhập khẩu, đồng thời chủ động hơn về chứng từ, thuế và chi phí ngay từ trước khi đặt hàng.

Bạn cần nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc nhưng chưa rõ thủ tục, thuế và chi phí? Liên hệ NKCN Logistics và gửi thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị đơn hàng để được tư vấn phương án ủy thác nhập khẩu phù hợp.

4. Hồ sơ cần chuẩn bị khi làm thủ tục nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh

Để thực hiện nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh, chủ hàng cần chuẩn bị bộ chứng từ phục vụ khai báo và làm thủ tục hải quan. Tùy từng mặt hàng và chính sách quản lý, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa bên nhập khẩu và nhà cung cấp nước ngoài, bao gồm thông tin hàng hóa, số lượng, giá trị và điều kiện giao dịch.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do người bán phát hành, thể hiện tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị lô hàng và các thông tin liên quan đến giao dịch.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Cung cấp thông tin về số lượng kiện, quy cách đóng gói, trọng lượng và các chi tiết cần thiết của lô hàng.
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Chứng từ vận tải thể hiện thông tin người gửi, người nhận, hành trình và hàng hóa được vận chuyển. Loại vận đơn sử dụng phụ thuộc vào phương thức vận tải.
• Tờ khai hải quan: Chứng từ khai báo các thông tin của lô hàng với cơ quan hải quan như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá, xuất xứ và các nội dung liên quan.
• Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O): Được sử dụng để chứng minh xuất xứ của hàng hóa trong những trường hợp cần thiết. C/O phù hợp còn có thể là căn cứ để hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định.
• Giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành: Áp dụng đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành như kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc các yêu cầu khác theo quy định.
• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: Cần chuẩn bị khi hộ kinh doanh sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu, trong đó xác định phạm vi công việc, quyền và nghĩa vụ của bên ủy thác và bên nhận ủy thác.

Lưu ý: Không phải lô hàng nào cũng cần toàn bộ giấy tờ trên. Hồ sơ cụ thể phụ thuộc vào loại hàng, mã HS, xuất xứ và chính sách quản lý chuyên ngành, vì vậy hộ kinh doanh nên kiểm tra trước khi đặt hàng để tránh thiếu chứng từ khi hàng về Việt Nam

5. Quy trình khai báo hải quan cho hộ kinh doanh cá thể

Khi sử dụng dịch vụ của NKCN Logistics, hộ kinh doanh không cần tự xử lý toàn bộ các bước khai báo và thông quan hàng hóa. NKCN Logistics sẽ tiếp nhận thông tin, kiểm tra hồ sơ và hỗ trợ thực hiện quy trình nhập khẩu theo phương án đã thống nhất, gồm các bước:

• Bước 1: Tiếp nhận thông tin lô hàng: Hộ kinh doanh cung cấp tên hàng, hình ảnh, thành phần/chất liệu, công dụng, số lượng, giá trị và thông tin nhà cung cấp. NKCN Logistics dựa trên các thông tin này để kiểm tra sơ bộ phương án nhập khẩu.
• Bước 2: Kiểm tra chính sách mặt hàng: NKCN Logistics kiểm tra hàng hóa có thuộc diện cấm, hạn chế nhập khẩu, cần giấy phép hoặc phải thực hiện kiểm tra chuyên ngành hay không. Bước này nên được thực hiện trước khi chủ hàng đặt cọc hoặc thanh toán cho nhà cung cấp.
• Bước 3: Kiểm tra mã HS và dự toán thuế: Dựa trên đặc điểm thực tế của sản phẩm, NKCN Logistics hỗ trợ xác định mã HS phù hợp, từ đó kiểm tra thuế suất và dự toán các khoản thuế, chi phí liên quan đến lô hàng.
• Bước 4: Chuẩn bị và kiểm tra chứng từ: NKCN Logistics phối hợp với hộ kinh doanh và nhà cung cấp Trung Quốc để kiểm tra các chứng từ như Commercial Invoice, Packing List, Sales Contract, vận đơn, C/O và hồ sơ chuyên ngành nếu có.
• Bước 5: Vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam: Sau khi hoàn thiện phương án nhập khẩu, hàng được vận chuyển về Việt Nam bằng đường bộ, đường biển, đường hàng không hoặc phương thức phù hợp với đặc điểm của lô hàng.
• Bước 6: Khai báo và làm thủ tục hải quan: NKCN Logistics thực hiện khai báo các thông tin của lô hàng theo hồ sơ thực tế, đồng thời phối hợp xử lý thủ tục theo kết quả phân luồng và yêu cầu của cơ quan hải quan.
• Bước 7: Hoàn thành nghĩa vụ thuế và thông quan: Các khoản thuế nhập khẩu, thuế GTGT và nghĩa vụ tài chính khác nếu phát sinh được thực hiện theo quy định. Sau khi đáp ứng các yêu cầu về hồ sơ, thuế và kiểm tra liên quan, lô hàng được hoàn tất thủ tục thông quan.
• Bước 8: Giao hàng và bàn giao chứng từ: NKCN Logistics tổ chức vận chuyển hàng về kho hoặc địa chỉ theo thỏa thuận, đồng thời bàn giao các chứng từ liên quan theo phạm vi dịch vụ ủy thác nhập khẩu.

6. Chi phí nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh

Chi phí nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh cá thể không có mức cố định mà phụ thuộc vào loại hàng, giá trị đơn hàng, mã HS, thuế suất, trọng lượng, thể tích và phương thức vận chuyển. Thông thường, một lô hàng nhập khẩu từ Trung Quốc sẽ gồm các khoản chi phí chính sau:

• Chi phí mua hàng: Giá sản phẩm thanh toán cho nhà cung cấp Trung Quốc, tùy thuộc số lượng, đơn giá và điều kiện mua bán.
• Chi phí vận chuyển: Bao gồm vận chuyển nội địa Trung Quốc, vận chuyển Trung Quốc – Việt Nam và giao hàng nội địa nếu sử dụng.
• Thuế nhập khẩu: Mức thuế phụ thuộc vào mã HS, xuất xứ và chính sách thuế áp dụng đối với từng mặt hàng.
• Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Được tính theo quy định hiện hành và mức thuế suất áp dụng cho từng loại hàng hóa.
• Chi phí thủ tục hải quan: Có thể gồm phí khai báo, xử lý chứng từ và các chi phí liên quan đến quá trình làm thủ tục nhập khẩu.
• Chi phí kiểm tra chuyên ngành: Phát sinh nếu hàng hóa thuộc diện kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm hoặc quản lý chuyên ngành khác.
• Phí dịch vụ ủy thác nhập khẩu: Áp dụng khi hộ kinh doanh sử dụng NKCN Logistics đứng ra hỗ trợ thực hiện hoạt động nhập khẩu theo thỏa thuận.

Để dự toán sát chi phí trước khi đặt hàng, hộ kinh doanh nên cung cấp tên sản phẩm, hình ảnh/thông số, số lượng, trọng lượng, kích thước và giá trị đơn hàng. NKCN Logistics sẽ dựa trên thông tin lô hàng để tư vấn phương án vận chuyển, kiểm tra các khoản thuế dự kiến và báo giá nhập khẩu chính ngạch phù hợp.

Nhập khẩu chính ngạch cho hộ kinh doanh giúp hàng hóa có nguồn gốc, chứng từ rõ ràng và tuân thủ các quy định về hải quan, thuế. Tuy hộ kinh doanh có thể tự đứng tên nhập khẩu, quá trình xử lý hồ sơ và thủ tục thực tế có thể khá phức tạp nếu chưa có kinh nghiệm. Với dịch vụ ủy thác của NKCN Logistics, hộ kinh doanh được hỗ trợ từ kiểm tra mặt hàng, chuẩn bị chứng từ đến khai báo hải quan, thông quan và vận chuyển hàng về Việt Nam. Liên hệ NKCN để được tư vấn phương án nhập khẩu và dự toán chi phí phù hợp cho lô hàng của bạn.