Ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì? Hồ sơ cần chuẩn bị

Ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì là thắc mắc phổ biến của doanh nghiệp khi muốn nhập hàng nhưng chưa nắm rõ thủ tục và chứng từ cần chuẩn bị. Tùy mặt hàng và hình thức nhập khẩu, hồ sơ có thể khác nhau, nhưng thường bao gồm hợp đồng ủy thác, chứng từ thương mại, vận chuyển và hồ sơ hải quan. Chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp hạn chế sai sót, phát sinh chi phí và chậm thông quan. Cùng NKCN Logistics tìm hiểu chi tiết các giấy tờ cần thiết khi ủy thác nhập khẩu trong bài viết dưới đây.

1. Ủy thác nhập khẩu là gì?

Ủy thác nhập khẩu là hình thức doanh nghiệp hoặc cá nhân có nhu cầu nhập hàng (bên ủy thác) thuê một đơn vị có chức năng xuất nhập khẩu (bên nhận ủy thác) thay mình thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam.

Tùy theo thỏa thuận, bên nhận ủy thác có thể thay khách hàng thực hiện các công việc như giao dịch với nhà cung cấp, ký kết hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế, vận chuyển, khai báo hải quan, hoàn thiện thủ tục nhập khẩu và bàn giao hàng hóa.

Trong đó, bên ủy thác là đơn vị có nhu cầu nhập hàng nhưng chưa có đủ kinh nghiệm, nguồn lực hoặc không muốn trực tiếp xử lý các thủ tục xuất nhập khẩu. Bên nhận ủy thác là đơn vị đứng ra thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu theo phạm vi công việc hai bên đã thống nhất.

Quan hệ giữa hai bên được xác lập thông qua hợp đồng ủy thác nhập khẩu, trong đó quy định cụ thể về phạm vi công việc, phí dịch vụ, phương thức thanh toán, quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi bên. Đây cũng là cơ sở quan trọng để xác định rõ trách nhiệm trong suốt quá trình nhập khẩu hàng hóa.

2. Ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì?

Ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì? Về cơ bản, hồ sơ có thể chia thành 3 nhóm tương ứng với từng giai đoạn: giấy tờ giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác, chứng từ phục vụ thủ tục hải quan và bộ chứng từ được bàn giao sau khi hoàn tất nhập khẩu. Tùy mặt hàng, phương thức vận chuyển và chính sách quản lý chuyên ngành, thành phần hồ sơ thực tế có thể phát sinh thêm.

2.1 Giấy tờ giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác

Trước khi tiến hành nhập khẩu, hai bên cần thống nhất phạm vi công việc và cung cấp những thông tin cần thiết để đơn vị nhận ủy thác kiểm tra lô hàng.

Các giấy tờ, thông tin thường cần chuẩn bị gồm:

• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: Xác định hàng hóa nhập khẩu, giá trị, phí dịch vụ, phương thức thanh toán, trách nhiệm về thuế, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
• Hồ sơ pháp lý của các bên: Có thể gồm giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và giấy tờ liên quan đến người đại diện tùy yêu cầu giao dịch, đối soát hồ sơ.
• Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm, hình ảnh, model, thương hiệu, chất liệu, thành phần, công dụng, thông số kỹ thuật, số lượng và mã HS dự kiến nếu đã xác định.
• Thông tin nhà cung cấp: Tên, địa chỉ, thông tin liên hệ và các dữ liệu phục vụ giao dịch mua bán hàng hóa.

Trong đó, thông tin chi tiết về sản phẩm rất quan trọng. Bên nhận ủy thác có thể dựa vào đây để kiểm tra mã HS dự kiến, chính sách nhập khẩu, thuế và xác định hàng hóa có thuộc diện phải xin giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.

2.2 Bộ chứng từ phục vụ thủ tục hải quan

Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu, bên nhận ủy thác sẽ đứng tên và chuẩn bị hồ sơ hải quan theo quy định áp dụng đối với lô hàng. Đây thường là nhóm chứng từ nhiều nhất trong toàn bộ quy trình.

Bộ chứng từ có thể bao gồm:

Ngoài những giấy tờ trên, cơ quan chức năng có thể yêu cầu thêm catalogue, tài liệu kỹ thuật, chứng nhận chất lượng hoặc các chứng từ liên quan đến đặc tính hàng hóa tùy từng trường hợp.

Do đó, không có một bộ hồ sơ duy nhất áp dụng cho mọi lô hàng ủy thác. Chẳng hạn, hàng thông thường và hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành sẽ có yêu cầu chứng từ khác nhau. Doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng trước khi nhà cung cấp xuất hàng để hạn chế tình trạng hàng đã về nhưng thiếu giấy phép hoặc hồ sơ cần thiết.

2.3 Bộ chứng từ nhận lại sau khi hoàn tất nhập khẩu

Sau khi hàng hóa được thông quan và quá trình ủy thác hoàn tất, bên ủy thác cần nhận lại các chứng từ liên quan để đối chiếu giao dịch, hạch toán kế toán và lưu hồ sơ về nguồn gốc lô hàng.

Tùy cách thức giao dịch và nghĩa vụ của các bên, bộ chứng từ bàn giao có thể gồm:

• Hóa đơn liên quan đến hàng hóa nhập khẩu theo phương thức hạch toán và quy định áp dụng.
• Hóa đơn dịch vụ ủy thác nhập khẩu thể hiện khoản phí dịch vụ mà bên ủy thác thanh toán.
• Tờ khai hải quan đã thông quan hoặc bản sao/bản điện tử phục vụ lưu hồ sơ.
• Chứng từ nộp thuế liên quan đến lô hàng.
• Biên bản bàn giao hàng hóa hoặc chứng từ xác nhận việc giao nhận giữa hai bên.
• Các chứng từ xuất xứ, kiểm tra chuyên ngành hoặc giấy phép liên quan nếu có.

Khi nhận hồ sơ, doanh nghiệp nên đối chiếu thông tin trên hợp đồng, hóa đơn, tờ khai hải quan và chứng từ thanh toán để đảm bảo thống nhất. Đồng thời, cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ theo quy định nhằm phục vụ công tác kế toán, thuế và việc kiểm tra nguồn gốc hàng hóa khi cần.

Lưu ý: Thành phần hồ sơ ủy thác nhập khẩu không hoàn toàn giống nhau cho mọi trường hợp. Yêu cầu cụ thể phụ thuộc vào loại hàng, mã HS, xuất xứ, chính sách quản lý chuyên ngành và hình thức giao dịch. Vì vậy, doanh nghiệp nên cung cấp thông tin sản phẩm cho đơn vị nhận ủy thác kiểm tra trước khi đặt cọc hoặc yêu cầu nhà cung cấp xuất hàng.

XEM THÊM:

• Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa là gì? 5 lưu ý khi làm hợp đồng
• Xuất hóa đơn ủy thác nhập khẩu như thế nào? Chi tiết từ A-Z

3. Một số lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ ủy thác nhập khẩu

Khi chuẩn bị hồ sơ ủy thác nhập khẩu, chỉ một thông tin sai lệch hoặc chứng từ chưa đầy đủ cũng có thể làm chậm quá trình xử lý và phát sinh thêm chi phí. Vì vậy, trước khi hàng được vận chuyển, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các vấn đề sau:

• Kiểm tra kỹ hợp đồng ủy thác nhập khẩu: Hợp đồng cần quy định rõ phạm vi công việc, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, phương thức thanh toán, phí dịch vụ và trách nhiệm đối với các khoản thuế, phí phát sinh. Đồng thời, nên thỏa thuận trước cách xử lý nếu hàng không đủ điều kiện nhập khẩu, thông tin sản phẩm được cung cấp không chính xác hoặc phát sinh vấn đề trong quá trình làm thủ tục.
• Đảm bảo thông tin giữa các chứng từ thống nhất: Tên hàng, số lượng, trọng lượng, số kiện, trị giá và thông tin các bên cần được đối chiếu cẩn thận giữa Contract, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn và hồ sơ khai báo hải quan. Nếu phát hiện sai lệch, nên trao đổi với nhà cung cấp và đơn vị nhận ủy thác để điều chỉnh trước khi làm thủ tục.
• Kiểm tra chính sách mặt hàng và mã HS: Với các mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành như thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hay một số thiết bị y tế, cần xác định trước yêu cầu về giấy phép, công bố hoặc kiểm tra chuyên ngành. Bên cạnh đó, việc xác định mã HS cần căn cứ vào đặc điểm và hồ sơ kỹ thuật của hàng hóa vì mã HS liên quan đến chính sách quản lý và nghĩa vụ thuế.
• Kiểm tra chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu sử dụng: Trường hợp sử dụng C/O để đề nghị áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt, cần kiểm tra thông tin người xuất khẩu, người nhận hàng, số hóa đơn, tiêu chí xuất xứ và các nội dung liên quan. Với giao dịch có hóa đơn bên thứ ba, hồ sơ cũng cần đáp ứng quy định tương ứng của hiệp định và mẫu C/O được áp dụng.

Bạn chưa biết mặt hàng của mình cần những chứng từ nào? Hãy gửi thông tin sản phẩm cho NKCN Logistics để được kiểm tra hồ sơ và tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp trước khi đặt hàng.

4. NKCN Logistics – Ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc uy tín

Nếu chưa có kinh nghiệm xử lý hồ sơ, khai báo hải quan hoặc kiểm tra chính sách mặt hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc của NKCN Logistics. Đơn vị hỗ trợ nhiều công đoạn từ tìm nguồn, đặt hàng đến vận chuyển, thông quan và hoàn thiện chứng từ, giúp khách hàng chủ động hơn khi nhập hàng Trung Quốc chính ngạch.

• Hỗ trợ tìm nguồn và làm việc với nhà cung cấp: NKCN hỗ trợ tìm kiếm nhà cung cấp trên các nền tảng như Taobao, 1688, Alibaba và trao đổi, đàm phán bằng tiếng Trung theo nhu cầu của khách hàng.
• Đặt hàng và thanh toán hộ: Với khách hàng gặp khó khăn khi thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp Trung Quốc, NKCN cung cấp dịch vụ đặt hàng và thanh toán hộ, giúp đơn giản hóa quá trình giao dịch.
• Kiểm tra hàng hóa tại kho Trung Quốc: NKCN có kho tại Trung Quốc để tiếp nhận, gom hàng và hỗ trợ kiểm tra số lượng, mẫu mã trước khi vận chuyển về Việt Nam. Website của đơn vị cũng cho biết khách hàng có thể yêu cầu kiểm hàng, chụp ảnh/video hoặc đóng gói lại tùy trường hợp.
• Vận chuyển chính ngạch và hỗ trợ thông quan: Đơn vị hỗ trợ vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, đồng thời thực hiện các công việc liên quan đến khai báo hải quan và thủ tục thông quan trong phạm vi dịch vụ.
• Hỗ trợ chứng từ nhập khẩu: Theo thông tin công bố trên website, NKCN hỗ trợ các chứng từ liên quan như hóa đơn VAT, tờ khai hải quan và CO/CQ theo yêu cầu, tùy từng lô hàng và điều kiện áp dụng. Đây là yếu tố cần thiết đối với doanh nghiệp muốn chứng minh nguồn gốc hàng hóa, kê khai và kinh doanh chính ngạch.
• Chi phí được tách theo từng hạng mục: NKCN công bố cách tính tổng chi phí dựa trên cước vận chuyển, phí ủy thác xuất nhập khẩu, thuế và các khoản khác nếu có. Việc xác định cụ thể vẫn phụ thuộc vào giá trị, khối lượng, đặc điểm hàng hóa và yêu cầu của từng lô hàng.

Với mô hình hỗ trợ nhiều công đoạn, dịch vụ của NKCN phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp muốn nhập hàng Trung Quốc chính ngạch nhưng chưa quen với chứng từ và thủ tục hải quan. Để hạn chế phát sinh, khách hàng nên gửi trước link sản phẩm, hình ảnh, số lượng, giá trị và thông số kỹ thuật để được kiểm tra phương án nhập khẩu trước khi đặt hàng.

Bạn đang có nhu cầu nhập hàng Trung Quốc nhưng chưa biết ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì? Hãy gửi thông tin sản phẩm cho NKCN Logistics để được tư vấn hồ sơ, chi phí và phương án nhập khẩu phù hợp trước khi hàng được vận chuyển.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn giải đáp ủy thác nhập khẩu cần giấy tờ gì và chủ động hơn khi chuẩn bị hồ sơ. Việc kiểm tra đầy đủ chứng từ, chính sách mặt hàng và trách nhiệm của các bên ngay từ đầu sẽ giúp quá trình nhập khẩu thuận lợi, hạn chế sai sót và chi phí phát sinh. Nếu cần hỗ trợ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, bạn có thể liên hệ NKCN Logistics để được tư vấn hồ sơ và phương án phù hợp với từng lô hàng.