Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì? Xem ngay

Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì là vấn đề doanh nghiệp cần xác định trước khi đưa hàng về Việt Nam. Thiếu chứng từ, sai thông tin hóa đơn hoặc chưa chuẩn bị giấy phép phù hợp có thể khiến quá trình thông quan kéo dài, phát sinh chi phí lưu kho và ảnh hưởng kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, không phải lô hàng nào cũng cần cùng một bộ giấy tờ. Trong bài viết dưới đây, NKCN Logistics tổng hợp các nhóm chứng từ theo quy định, giải thích trường hợp áp dụng và những lưu ý giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu đầy đủ, nhất quán.

1. Hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì?

Theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC, được sửa đổi bởi khoản 4 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC, hồ sơ hải quan đối với hàng nhập khẩu bao gồm tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải và các chứng từ khác tùy từng trường hợp.

Danh mục này gồm 12 nhóm chứng từ, nhưng không có nghĩa mọi lô hàng đều phải nộp đủ cả 12 nhóm. Thành phần hồ sơ phụ thuộc vào mặt hàng, phương thức vận chuyển, chính sách quản lý và tư cách của đơn vị nhập khẩu.

Tờ khai hải quan

Tờ khai hải quan là chứng từ thể hiện thông tin lô hàng do người khai cung cấp cho cơ quan hải quan. Các nội dung cần kiểm tra gồm người nhập khẩu, loại hình nhập khẩu, tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá và xuất xứ.

Khi lập tờ khai, doanh nghiệp cần đối chiếu dữ liệu với chứng từ thực tế. Tên hàng nên thể hiện rõ đặc điểm, chất liệu, công dụng hoặc thông số cần thiết, giúp xác định chính sách mặt hàng và mã số hàng hóa phù hợp.

Hóa đơn thương mại hoặc chứng từ tương đương

Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice thuộc hồ sơ hải quan khi người mua phải thanh toán cho người bán. Chứng từ này cung cấp thông tin về giao dịch, giá hàng và các điều kiện thương mại liên quan.

Trường hợp mua hàng từ người bán tại Việt Nam nhưng được chỉ định nhận hàng từ nước ngoài, cơ quan hải quan chấp nhận hóa đơn thương mại do người bán tại Việt Nam phát hành.

Người khai không phải nộp hóa đơn thương mại trong hai trường hợp:

• Hàng nhập khẩu để thực hiện hợp đồng gia công cho thương nhân nước ngoài.
• Hàng nhập khẩu không có hóa đơn và người mua không phải thanh toán cho người bán.

Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương

Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương áp dụng đối với hàng vận chuyển bằng đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường thủy nội địa và vận tải đa phương thức theo quy định.

Chứng từ cần thể hiện thông tin cơ bản về người gửi, người nhận, hàng hóa, số lượng, trọng lượng, địa điểm xếp dỡ, phương tiện và người vận chuyển.

Quy định về nộp vận đơn tại mục này loại trừ hàng nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới đường bộ; hàng gửi qua bưu chính, chuyển phát nhanh; hàng mua bán giữa khu phi thuế quan và nội địa; hàng do người nhập cảnh mang theo đường hành lý.

Riêng hàng phục vụ thăm dò, khai thác dầu khí vận chuyển trên tàu dịch vụ không phải tàu thương mại, người khai nộp bản khai hàng hóa – Cargo Manifest thay cho vận đơn.

Giấy phép nhập khẩu

Đối với hàng thuộc diện quản lý bằng giấy phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy phép nhập khẩu hoặc văn bản cho phép nhập khẩu của cơ quan có thẩm quyền.

Nhóm này còn bao gồm giấy phép nhập khẩu theo hạn ngạch hoặc văn bản thông báo giao quyền sử dụng hạn ngạch thuế quan nhập khẩu. Không phải mọi mặt hàng nhập khẩu đều cần giấy phép; doanh nghiệp phải kiểm tra chính sách áp dụng cho sản phẩm cụ thể.

Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành

Tùy chính sách mặt hàng, hồ sơ có thể cần giấy thông báo miễn kiểm tra, thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo quy định.

Doanh nghiệp nên xác định yêu cầu kiểm dịch, kiểm tra chất lượng hoặc an toàn thực phẩm ngay từ khi lên kế hoạch nhập hàng. Việc chuẩn bị sớm giúp chủ động thời gian đăng ký, lấy mẫu và hoàn thiện chứng từ.

Chứng từ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu

Một số hàng hóa yêu cầu tổ chức, cá nhân nhập khẩu đáp ứng điều kiện theo pháp luật về đầu tư. Khi thuộc trường hợp này, người khai phải có chứng từ chứng minh đáp ứng điều kiện tương ứng.

Cần phân biệt điều kiện của đơn vị nhập khẩu với giấy phép dành cho hàng hóa. Có giấy đăng ký doanh nghiệp không đồng nghĩa được nhập khẩu mọi mặt hàng có điều kiện.

Tờ khai trị giá hải quan

Tờ khai trị giá được lập theo mẫu và gửi đến hệ thống dưới dạng dữ liệu điện tử. Nếu khai trên tờ khai hải quan giấy, người khai nộp 02 bản chính cho cơ quan hải quan.

Các trường hợp phải khai và mẫu tờ khai trị giá thực hiện theo Thông tư 39/2015/TT-BTC cùng quy định sửa đổi, bổ sung liên quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra giá giao dịch và các khoản điều chỉnh áp dụng khi xác định trị giá tính thuế nhập khẩu, thay vì mặc định trị giá hải quan luôn bằng số tiền trên hóa đơn.

Chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa

Chứng từ chứng nhận xuất xứ được chuẩn bị, khai và nộp theo quy định về xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, C/O Form E là giấy chứng nhận xuất xứ được sử dụng để đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc (ACFTA).

Doanh nghiệp nên trao đổi với nhà cung cấp về khả năng cấp C/O Form E ngay khi đặt hàng, đồng thời kiểm tra thông tin trên C/O với hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải và tờ khai hải quan. Có C/O Form E không đồng nghĩa mọi mặt hàng đều được áp thuế 0%; mức thuế còn phụ thuộc mã HS, biểu thuế áp dụng và việc đáp ứng đầy đủ điều kiện hưởng ưu đãi.

Danh mục máy móc, thiết bị kèm phiếu theo dõi trừ lùi

Nhóm chứng từ này áp dụng trong trường hợp phân loại máy liên hợp hoặc tổ hợp máy thuộc các Chương 84, 85 và 90 của Danh mục hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Việt Nam; đồng thời áp dụng đối với việc phân loại máy móc, thiết bị ở dạng chưa lắp ráp hoặc tháo rời.

Doanh nghiệp nhập dây chuyền, tổ hợp máy nên rà soát cấu hình và phương án phân loại trước khi giao hàng. Đây không phải giấy tờ mặc định cho tất cả lô hàng máy móc.

Hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Theo danh mục tại khoản 2 Điều 16, hợp đồng ủy thác nhập khẩu phải nộp khi ủy thác nhập khẩu hàng thuộc diện cần giấy phép nhập khẩu, chứng từ kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ chứng minh đủ điều kiện nhập khẩu.

Ngoài yêu cầu về hồ sơ hải quan, hợp đồng còn giúp hai bên xác định phạm vi công việc, chi phí, nghĩa vụ cung cấp chứng từ và trách nhiệm bàn giao hàng hóa.

Chứng từ của thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam

Khi thực hiện quyền nhập khẩu, thương nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam cần Giấy chứng nhận đăng ký quyền xuất khẩu, nhập khẩu do Bộ Công Thương cấp.

Đây là yêu cầu dành cho đúng nhóm chủ thể này, không áp dụng chung cho mọi doanh nghiệp nhập hàng.

Chứng từ của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thực hiện quyền nhập khẩu cần chứng từ về hoạt động mua bán hàng hóa và các hoạt động liên quan, có đăng ký quyền xuất khẩu, quyền nhập khẩu theo quy định. Trường hợp không phải cấp Giấy chứng nhận đầu tư thì nộp chứng từ tương đương.

Đối với hai nhóm chứng từ của thương nhân nước ngoài và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nêu trên, nếu làm thủ tục tại cùng một cơ quan hải quan, người khai chỉ phải nộp lần đầu. Thông tin chứng từ phải được khai tại ô “Số giấy phép” trên tờ khai hải quan điện tử.

2. Packing List và hợp đồng mua bán có bắt buộc nộp không?

Phiếu đóng gói – Packing List và hợp đồng mua bán không được liệt kê là hai chứng từ phải nộp chung cho mọi lô hàng trong danh mục tại khoản 2 Điều 16. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn nên chuẩn bị và lưu giữ để đối chiếu, quản lý lô hàng và phục vụ việc kiểm tra, giải trình khi có yêu cầu phù hợp.

Do đó, cần phân biệt hồ sơ phải nộp khi làm thủ tục hải quan với bộ chứng từ doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ. Sự phân biệt này giúp tránh vừa thiếu tài liệu cần thiết, vừa hiểu sai rằng mọi chứng từ thương mại đều phải nộp ngay khi mở tờ khai.

3. Lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu

Để hạn chế việc bổ sung chứng từ và kéo dài thời gian thông quan, doanh nghiệp cần kiểm tra bộ hồ sơ nhập khẩu trước khi hàng về cửa khẩu. Dưới đây là những lưu ý quan trọng:

• Xác định chính sách mặt hàng trước khi đặt hàng: Thu thập tên hàng, chất liệu, thành phần, công dụng, model và thông số kỹ thuật để xác định mã HS dự kiến, kiểm tra điều kiện nhập khẩu. Với hàng cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành, nên thống nhất sớm trách nhiệm cung cấp tài liệu của nhà cung cấp.
• Đối chiếu thông tin giữa các chứng từ: Rà soát người mua, người bán, tên hàng, số lượng, trị giá, số kiện và trọng lượng trên Invoice, Packing List, chứng từ vận tải và tờ khai hải quan. Các thông tin phải nhất quán hoặc có cơ sở giải thích rõ ràng; nếu phát hiện sai khác, cần yêu cầu bên phát hành kiểm tra, điều chỉnh trước khi sử dụng.
• Chuẩn bị chứng từ điện tử và bản dịch phù hợp: Thực hiện khai, nộp hồ sơ qua hệ thống điện tử theo quy định; không phải nộp lại chứng từ đã được cấp hoặc trao đổi qua các cổng điện tử thuộc trường hợp được miễn nộp. Chứng từ bằng tiếng Trung hoặc ngôn ngữ khác ngoài tiếng Việt, tiếng Anh phải được dịch sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, đồng thời người khai chịu trách nhiệm về nội dung bản dịch.
• Rà soát hồ sơ bổ sung cho trường hợp đặc thù: Với hàng miễn thuế, không thuộc đối tượng chịu thuế hoặc các trường hợp đặc thù khác, cần kiểm tra thêm chứng từ theo quy định tương ứng. Danh sách hồ sơ phải được xác định theo loại hình và mục đích nhập khẩu thực tế.

4. NKCN Logistics hỗ trợ nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch

NKCN Logistics cung cấp dịch vụ nhập khẩu chính ngạch và ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc, hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu tư vấn hồ sơ đến vận chuyển, bàn giao hàng hóa. Các dịch vụ gồm:

• Tư vấn chính sách mặt hàng: Hỗ trợ tra cứu mã HS, kiểm tra điều kiện nhập khẩu và xác định giấy phép, yêu cầu kiểm tra chuyên ngành phù hợp.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hải quan: Hướng dẫn, rà soát hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, chứng từ vận tải và các giấy tờ liên quan theo từng lô hàng.
• Hỗ trợ chứng từ xuất xứ: Phối hợp hoàn thiện C/O Form E cho hàng Trung Quốc để đề nghị hưởng thuế nhập khẩu ưu đãi khi đáp ứng điều kiện.
• Dự toán thuế và chi phí nhập khẩu: Tư vấn các khoản thuế, phí làm thủ tục, cước vận chuyển và chi phí có thể phát sinh.
• Ủy thác nhập khẩu và làm thủ tục hải quan: Thực hiện các công việc theo phạm vi ủy thác, hỗ trợ khai báo và xử lý hồ sơ thông quan.
• Vận chuyển và bàn giao hàng hóa: Tổ chức vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam, bàn giao hàng cùng hóa đơn, chứng từ theo hình thức giao dịch và thỏa thuận trong hợp đồng.

Liên hệ NKCN Logistics qua hotline 096.177.1688 và cung cấp thông tin sản phẩm, số lượng cùng chứng từ hiện có để được tư vấn hồ sơ và phương án nhập khẩu phù hợp.

Hiểu rõ hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu gồm những gì giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị chứng từ và hạn chế việc bổ sung nhiều lần. Hãy bắt đầu từ chính sách của mặt hàng, xác định đúng giấy tờ áp dụng và kiểm tra sự thống nhất của toàn bộ hồ sơ trước khi khai báo.