Hóa đơn chiếu lệ là gì? So sánh Proforma Invoice và Commercial Invoice

Proforma Invoice hay hóa đơn chiếu lệ là một chứng từ rất quen thuộc trong quá trình giao dịch quốc tế. Vậy hóa đơn chiếu lệ là gì, được phát hành trong những trường hợp nào, có vai trò ra sao? Bài viết này NKCN sẽ cung cấp thông tin chi tiết nhất.

1. Khái niệm hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) là gì?

1.1 Proforma Invoice là gì trong xuất nhập khẩu?

Proforma Invoice (PI) là một loại hóa đơn chiếu lệ, được xem như bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức dùng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Tài liệu này được người bán phát hành trước khi giao hàng nhằm cung cấp cho người mua các thông tin quan trọng về lô hàng, bao gồm: loại hàng, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng và các thỏa thuận liên quan.

Mặc dù nội dung khá giống với hóa đơn thương mại, Proforma Invoice không có giá trị yêu cầu thanh toán. Nó chỉ đóng vai trò tham khảo để hai bên xác nhận thông tin trước khi tiến hành bước tiếp theo trong giao dịch.

1.2 Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) được phát hành khi nào?

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) không phải là chứng từ bắt buộc trong mọi giao dịch, nhưng thường được sử dụng khi hai bên muốn làm rõ các điều khoản và thống nhất thông tin trước khi tiến hành mua bán chính thức. Tài liệu này giúp người mua có cơ sở tham khảo, còn người bán có thể cung cấp thông tin tạm thời về lô hàng.

Proforma Invoice thường được phát hành trong các trường hợp sau:

• Khi hàng hóa chưa được giao nhưng bên xuất khẩu cần cung cấp trước cho bên nhập khẩu bộ chứng từ có đầy đủ thông tin cơ bản, dù lô hàng vẫn chưa có dữ liệu chính thức.
• Khi bên nhập khẩu cần xác định giá trị lô hàng để làm hồ sơ, hoàn thiện thủ tục hải quan hoặc chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến thanh toán và vận chuyển.
• Khi hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) chưa thể phát hành, do thông tin chưa đầy đủ hoặc hai bên vẫn cần thảo luận và chốt lại các điều khoản trước khi xuất hóa đơn thương mại chính thức.

Nhờ vậy, Proforma Invoice đóng vai trò như tài liệu tạm thời giúp các bên nắm rõ thông tin và hạn chế sai sót trong quá trình giao dịch. Để hiểu rõ hơn về vai trò của hóa đơn chiếu lệ là gì, hãy cùng NKCN theo dõi tiếp trong phần dưới đây.

2. Vai trò của hóa đơn chiếu lệ là gì trong thương mại

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) giữ vai trò quan trọng trong cả thương mại quốc tế lẫn nội địa vì nó giúp các bên nắm rõ thông tin và đảm bảo giao dịch diễn ra thuận lợi.

2.1 Cung cấp thông tin chi tiết về giao dịch

Proforma Invoice giúp người mua và người bán thống nhất rõ ràng về các yếu tố của giao dịch như: chủng loại hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, chi phí phát sinh…
Ví dụ, nếu bạn là đơn vị nhập khẩu, hóa đơn chiếu lệ sẽ giúp bạn biết chính xác giá trị lô hàng và các chi phí liên quan để chủ động lên kế hoạch tài chính, chuẩn bị thủ tục vận chuyển và sắp xếp lịch trình nhập hàng.

2.2 Tăng tính minh bạch và làm căn cứ xác nhận thông tin

Dù không phải chứng từ chính thức để thanh toán, Proforma Invoice vẫn là tài liệu giúp hai bên ghi nhận các điều khoản đã thỏa thuận. Nhờ đó, nó hạn chế rủi ro hiểu lầm, nhầm lẫn hoặc tranh chấp.
Trong trường hợp có sai lệch giữa thỏa thuận ban đầu và thực tế, Proforma Invoice có thể được dùng làm căn cứ để điều chỉnh hoặc yêu cầu thực hiện đúng cam kết.

2.3 Hỗ trợ các thủ tục xin cấp phép và làm việc với ngân hàng

Trong nhiều giao dịch, cơ quan quản lý hoặc ngân hàng yêu cầu cung cấp Proforma Invoice để:

• Xin giấy phép nhập khẩu
• Mở L/C (thư tín dụng)
• Vay vốn hoặc chứng minh mục đích thanh toán

Hóa đơn chiếu lệ lúc này đóng vai trò như bằng chứng về giao dịch dự kiến giữa hai bên, giúp các cơ quan liên quan hiểu rõ bản chất và mục đích của lô hàng.

Với những giá trị trên, Proforma Invoice trở thành công cụ quan trọng trong việc đảm bảo giao dịch minh bạch, thuận lợi và đúng thủ tục.

XEM THÊM:

• Thanh toán L/C là gì? Chi tiết 10 bước quy trình thanh toán LC
• Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Hướng dẫn cách đọc
• Hợp đồng ủy thác mua bán hàng hóa là gì? 5 lưu ý khi làm hợp đồng

3. Các trường hợp phải phát hành hóa đơn chiếu lệ là gì?

Proforma Invoice được dùng khi hai bên cần thống nhất thông tin trước khi chính thức giao dịch hoặc khi cần một chứng từ tạm thời để phục vụ các thủ tục liên quan. Cụ thể:

• Khi bên xuất khẩu cần cung cấp thông tin chi tiết về lô hàng cho bên nhập khẩu, nhưng hàng hóa vẫn chưa được giao và chưa thể phát hành hóa đơn thương mại chính thức.
• Khi nhà nhập khẩu cần chứng từ để xác minh giá trị lô hàng nhằm hoàn tất thủ tục hải quan hoặc nộp cho cơ quan chức năng. Ở một số quốc gia, đây là yêu cầu bắt buộc để được phép nhập khẩu.

Giả sử bạn là doanh nghiệp tại Việt Nam xuất khẩu hàng sang Mỹ. Một khách hàng Mỹ muốn mua sản phẩm của bạn nhưng cần biết rõ thông tin về lô hàng gồm số lượng, chủng loại, đơn giá và tổng giá trị trước khi quyết định đặt mua.

Để đáp ứng yêu cầu này, bạn lập một Proforma Invoice – một bản hóa đơn dự thảo liệt kê đầy đủ thông tin hàng hóa và ghi rõ rằng nó không phải hóa đơn dùng để thanh toán. Nhờ tài liệu này, khách hàng có căn cứ để xem xét và quyết định có tiếp tục giao dịch hay không.

Nếu khách hàng đồng ý mua hàng, bạn sẽ tiến hành các bước xuất khẩu tiếp theo và phát hành Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) sau khi hàng đã được gửi. Commercial Invoice mới là hóa đơn chính thức, có giá trị thanh toán và dùng trong các thủ tục xuất nhập khẩu.

4. Nội dung phải có trong hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ đóng vai trò như bản dự thảo trước khi phát hành hóa đơn thương mại chính thức. Nhờ đó, hai bên xuất khẩu – nhập khẩu có thể rà soát thông tin, tránh sai sót và điều chỉnh các điều khoản chưa hợp lý. Một Proforma Invoice đầy đủ thường bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin hóa đơn: Số hóa đơn và ngày phát hành (Invoice Number, Invoice Date).
• Thông tin bên bán (Exporter): Tên công ty hoặc cá nhân, địa chỉ đăng ký kinh doanh, số điện thoại, fax và các thông tin liên hệ khác.
• Thông tin bên mua (Importer): Tên đơn vị mua hàng, địa chỉ, số điện thoại, fax và thông tin liên hệ tương ứng.
• Thông tin hàng hóa: Tên sản phẩm, mã sản phẩm/mẫu mã, đơn giá, số lượng, quy cách đóng gói, tổng giá trị lô hàng và các ghi chú liên quan.
• Payment Term: Điều kiện và phương thức thanh toán quốc tế mà hai bên đã thỏa thuận.
• Thông tin ngân hàng của bên xuất khẩu: Tài khoản ngân hàng, tên ngân hàng, mã SWIFT… để phục vụ giao dịch thanh toán.
• Port of Loading: Tên cảng nơi hàng được bốc lên phương tiện vận chuyển.
• Port of Destination: Tên cảng nơi hàng sẽ được giao đến.
• ETD/ETA: Ngày dự kiến hàng rời cảng (Estimated Time of Departure) và ngày dự kiến hàng đến nơi (Estimated Time of Arrival).

Những thông tin trên giúp Proforma Invoice trở thành căn cứ quan trọng để hai bên xác nhận và chuẩn bị cho quá trình giao dịch vận chuyển hàng hóa.

5. Proforma Invoice có giá trị thanh toán không?

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) không có giá trị thanh toán và cũng không được dùng làm chứng từ nhận tiền, vì về bản chất, đây chỉ là bản nháp của hóa đơn thương mại chính thức.

Tuy không dùng để thu tiền, Proforma Invoice vẫn chứa hầu hết các thông tin quan trọng giống như một hóa đơn thương mại tiêu chuẩn. Nhờ đó, người mua và người bán có thể nắm rõ các yếu tố của giao dịch như: tên và loại sản phẩm, đơn giá, số lượng, điều kiện giao hàng, chi phí dự kiến…

Việc này giúp hai bên dễ dàng đối chiếu, thống nhất và chuẩn bị cho bước ký kết hóa đơn thương mại hoặc hợp đồng chính thức.

6. Phân biệt hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Proforma Invoice (hóa đơn chiếu lệ) và Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) đều là các chứng từ quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu. Tuy nhiên, chúng khác nhau ở tính pháp lý, mục đích sử dụng, thời điểm phát hành và giá trị thanh toán.

Về tính chất pháp lý

• Commercial Invoice có giá trị pháp lý và được dùng trong thủ tục hải quan, thanh toán, xác định thuế và các nghĩa vụ liên quan.
• Proforma Invoice không có giá trị pháp lý. Nó chỉ là bản dự thảo nhằm cung cấp thông tin tạm thời về lô hàng và không thể dùng để yêu cầu thanh toán.

Thời điểm phát hành

• Proforma Invoice thường được phát hành ở giai đoạn đầu, khi hàng chưa được gửi đi và hai bên chưa ký hợp đồng hoặc chưa chốt thông tin cuối cùng.
• Commercial Invoice được phát hành sau khi lô hàng đã được xác định chính thức, thường là khi hàng đã đóng container hoặc đã gửi.

Mục đích sử dụng

• Proforma Invoice đóng vai trò bản nháp để người mua và người bán trao đổi, điều chỉnh và thống nhất các điều khoản. Tài liệu này có thể thay đổi tùy theo thỏa thuận.
• Commercial Invoice là phiên bản cuối cùng, chứa thông tin chính xác về lô hàng và không thể chỉnh sửa sau khi phát hành.

Mức độ xác nhận thỏa thuận

• Commercial Invoice xác nhận giao dịch đã được chốt và có tính ràng buộc giữa hai bên.
• Proforma Invoice chỉ thể hiện cam kết tạm thời, chưa mang tính bắt buộc.

Giá trị thanh toán

• Proforma Invoice không được sử dụng để tiến hành thanh toán.
• Commercial Invoice là chứng từ chính thức để ngân hàng, doanh nghiệp hoặc các bên liên quan thực hiện thanh toán trong giao dịch xuất nhập khẩu.

So sánh Proforma Invoice và Commercial Invoice

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hóa đơn chiếu lệ là gì, vai trò và cách sử dụng loại chứng từ đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần tìm hiểu thêm các kiến thức về logistics, cũng như quy trình nhập khẩu Trung Việt chính ngạch, đừng ngần ngại liên hệ NKCN để được hỗ trợ chi tiết và nhanh chóng.