Nhập khẩu chính ngạch là gì? Thủ tục nhập hàng chính ngạch tại Việt Nam

Trong xu hướng hội nhập toàn cầu, nhập khẩu chính ngạch trở thành con đường quan trọng giúp doanh nghiệp Việt Nam tiếp cận nguồn hàng uy tín, hợp pháp và đảm bảo lợi ích lâu dài. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ nhập khẩu chính ngạch là gì, quy trình, thủ tục nhập hàng chính ngạch thực hiện ra sao và cần lưu ý điều gì để tránh rủi ro. Trong bài viết này, NKCN sẽ phân tích chi tiết giúp doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và phát triển bền vững.

1. Nhập khẩu chính ngạch là gì?

1.1 Chính ngạch là gì?

Chính ngạch là hình thức xuất nhập khẩu, mua bán hàng hóa diễn ra hợp pháp, chính thức theo hợp đồng rõ ràng và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật, hiệp định thương mại quốc tế. Hàng hóa chính ngạch thường có giá trị cao, khối lượng lớn, trải qua quy trình kiểm duyệt nghiêm ngặt và đóng thuế đầy đủ trước khi thông quan. Đây là hình thức giao thương quốc tế quy mô lớn, khác với tiểu ngạch là mua bán nhỏ lẻ ở vùng biên giới.

Giao dịch chính ngạch phải tuân thủ nghiêm ngặt luật pháp quốc tế và luật pháp của hai quốc gia (xuất khẩu và nhập khẩu), đặc biệt là các quy định về hải quan, thuế, kiểm tra chất lượng, và các hiệp định thương mại song phương hoặc đa phương.

Ví dụ về giao dịch chính ngạch:

• Một công ty ở Việt Nam ký hợp đồng nhập khẩu phụ tùng ô tô từ một nhà máy ở Trung Quốc qua cửa khẩu quốc tế Lạng Sơn.
• Một công ty thương mại Việt Nam xuất khẩu thủy sản sang thị trường Châu Âu.
• Một cá nhân mua một chiếc điện thoại thông minh từ một trang thương mại điện tử quốc tế như Amazon.

1.2 Khái niệm về nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức giao thương quốc tế hợp pháp, được thực hiện qua các thủ tục hải quan và tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật hai nước xuất khẩu và nhập khẩu. Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch có hợp đồng mua bán rõ ràng, đầy đủ chứng từ pháp lý như hóa đơn, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), và được thông quan chính thức tại các cửa khẩu, cảng biển.

Nói cách khác, nhập khẩu chính ngạch là con đường giao thương minh bạch, hợp pháp và được Nhà nước công nhận, trái ngược với các hình thức nhập khẩu phi chính thức như nhập lậu hoặc xách tay.

Đặc điểm chính:

• Hợp pháp và minh bạch: Hoạt động nhập khẩu được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, có hợp đồng kinh tế rõ ràng, minh bạch về nguồn gốc hàng hóa và thanh toán.
• Giấy tờ đầy đủ:  Luôn đi kèm với bộ hồ sơ chứng từ đầy đủ và chi tiết, bao gồm hợp đồng ngoại thương, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, tờ khai hải quan, và các giấy phép liên quan.
• Quy trình phức tạp hơn:  Thủ tục nhập khẩu chính ngạch phức tạp hơn so với nhập khẩu tiểu ngạch vì phải tuân thủ chặt chẽ quy trình hải quan, kiểm tra chất lượng, thuế quan.
• Phù hợp với nhiều loại hàng hóa: Nhập hàng chính ngạch được áp dụng cho hàng hóa có giá trị lớn, có giấy tờ chứng minh nguồn gốc xuất xứ rõ ràng, cũng như các mặt hàng nhạy cảm hoặc dễ hư hỏng.
• Phạm vi rộng:  Áp dụng cho các doanh nghiệp, công ty nhập khẩu hàng hóa số lượng lớn, có giá trị cao, không nhất thiết phải có chung đường biên giới với nước xuất khẩu. 

2. Ưu và nhược điểm của nhập khẩu chính ngạch

Nhập khẩu chính ngạch mang lại nhiều lợi ích chiến lược nhưng cũng đi kèm với một số thách thức nhất định.

2.1 Ưu điểm

• Tính hợp pháp cao: Hàng hóa có đầy đủ chứng từ pháp lý (hợp đồng, hóa đơn, C/O – Giấy chứng nhận xuất xứ, C/Q – Giấy chứng nhận chất lượng), giúp doanh nghiệp yên tâm kinh doanh và tránh rủi ro bị tịch thu hàng hóa.
• Quy mô lớn và ổn định: Doanh nghiệp có thể nhập khẩu số lượng lớn hàng hóa một cách liên tục, đáp ứng nhu cầu thị trường, đặc biệt là với các lô hàng nguyên container (FCL) hoặc hàng lớn (LCL).
• Chất lượng đảm bảo: Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch thường phải trải qua các khâu kiểm tra chất lượng (kiểm dịch, kiểm tra chuyên ngành) theo tiêu chuẩn Việt Nam, đảm bảo an toàn cho người tiêu dùng.
• Minh bạch thuế: Doanh nghiệp được cấp hóa đơn VAT đầy đủ, giúp khai báo thuế rõ ràng và được khấu trừ thuế đầu vào theo quy định.
• Bảo vệ thương hiệu và uy tín doanh nghiệp: Hàng hóa có nguồn gốc rõ ràng, tăng niềm tin đối tác và người tiêu dùng.
• Thuận lợi khi mở rộng kinh doanh: Dễ dàng đưa vào siêu thị, sàn thương mại điện tử Shopee, Tiktok Lazada,… và phân phối toàn quốc.
• Hưởng ưu đãi thuế từ các hiệp định thương mại (FTA) nếu có chứng nhận xuất xứ phù hợp.

2.2 Nhược điểm

• Thủ tục phức tạp: Quy trình nhập khẩu chính ngạch đòi hỏi nhiều giấy tờ và thủ tục hành chính hơn, đặc biệt là với các mặt hàng chịu sự kiểm tra chuyên ngành.
• Thời gian: Do phải tuân thủ nhiều quy định và khâu kiểm tra, thời gian thông quan có thể dài hơn so với các hình thức phi chính thức.
• Chi phí: Chi phí nhập khẩu chính ngạch cao hơn do phải đóng đầy đủ các loại thuế (thuế nhập khẩu, thuế VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt – nếu có) và các loại phí hải quan, logistic khác.
• Yêu cầu doanh nghiệp có pháp nhân, mã số xuất nhập khẩu và tài khoản ngoại tệ để thanh toán quốc tế.

3. Các loại hình nhập khẩu chính ngạch

3.1 Nhập khẩu chính ngạch trực tiếp

• Tự chủ hoàn toàn: Doanh nghiệp tự thực hiện mọi khâu từ đàm phán hợp đồng, mua hàng, vận chuyển, đến làm thủ tục hải quan.
• Đứng tên trên chứng từ: Doanh nghiệp đứng tên trực tiếp trên tờ khai hải quan với vai trò là người nhập khẩu.
• Chịu trách nhiệm: Doanh nghiệp chịu toàn bộ trách nhiệm về các vấn đề liên quan đến thông quan, thuế, và các rủi ro phát sinh.
• Kiểm soát và tối ưu hóa: Giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ nguồn hàng, quy trình và có khả năng tối ưu chi phí nếu có kinh nghiệm.

• Có chức năng xuất nhập khẩu: Cần có chức năng xuất nhập khẩu trong giấy phép kinh doanh.
• Am hiểu nghiệp vụ: Yêu cầu đội ngũ nhân sự am hiểu nghiệp vụ hoặc có sự hỗ trợ từ đối tác tư vấn chuyên nghiệp. 

• Kiểm soát toàn diện: Nắm quyền kiểm soát từ nhà cung cấp, giá cả, đến quy trình thông quan.
• Tối ưu chi phí: Tiết kiệm được chi phí dịch vụ trung gian nếu làm hiệu quả.
• Xây dựng quan hệ đối tác: Xây dựng mối quan hệ trực tiếp và lâu dài với nhà cung cấp. 

• Rủi ro cao: Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm nếu có sai sót hoặc rủi ro trong quá trình làm thủ tục.
• Đòi hỏi kinh nghiệm: Yêu cầu hiểu biết sâu sắc về quy trình và quy định xuất nhập khẩu.

3.2 Nhập khẩu chính ngạch qua ủy thác

• Đơn giản hóa thủ tục: Người nhập khẩu không cần tự thực hiện các thủ tục phức tạp của hoạt động nhập khẩu chính ngạch.
• Giảm thiểu chi phí ban đầu: Không cần đầu tư ban đầu để xây dựng đội ngũ chuyên môn về hải quan, giấy tờ phức tạp.
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Doanh nghiệp có thể dành thời gian, nguồn lực cho các hoạt động quan trọng khác như marketing, phát triển sản phẩm, bán hàng.

• Rủi ro về thiếu thông tin và bị động: Người nhập khẩu phụ thuộc vào bên nhận ủy thác và có thể bị thiếu thông tin về quá trình nhập khẩu.
• Mất kiểm soát: Doanh nghiệp có thể mất quyền kiểm soát trực tiếp đối với lô hàng và các giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài.
• Rủi ro cạnh tranh: Bên nhận ủy thác có thể sử dụng thông tin có được từ quá trình hợp tác để trở thành đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Phát sinh thêm chi phí: Mặc dù chi phí ban đầu thấp hơn nhưng việc ủy thác vẫn có thể phát sinh thêm phí dịch vụ và các chi phí khác.
• Rủi ro về sai sót: Nếu bên nhận ủy thác làm sai quy trình hoặc giấy tờ, doanh nghiệp vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng về những sai sót đó.

1. Ký hợp đồng ủy thác: Hai bên ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
2. Thương lượng và ký hợp đồng mua hàng: Bên nhận ủy thác thay bạn làm việc với nhà cung cấp ở nước ngoài để thương lượng và ký hợp đồng mua bán.
3. Thực hiện thủ tục hải quan: Bên nhận ủy thác thực hiện toàn bộ các thủ tục khai báo, kiểm tra, thông quan tại hải quan Việt Nam.
4. Vận chuyển và giao nhận hàng: Hàng hóa được vận chuyển về Việt Nam và bàn giao cho bên ủy thác theo thỏa thuận.
5. Thanh toán: Bên ủy thác chi trả phí dịch vụ cho bên nhận ủy thác và các chi phí liên quan đến hàng hóa.

XEM THÊM: Ủy thác nhập khẩu là gì? Tại sao phải ủy thác nhập khẩu chính ngạch?

4. Thủ tục nhập hàng chính ngạch tại Việt Nam

Quy trình nhập hàng chính ngạch về Việt Nam bao gồm 7 bước cơ bản sau:

Bước 1: Kiểm tra chứng từ

Khi hàng cập cảng, doanh nghiệp nhận thông báo từ hãng tàu và kiểm tra kỹ bộ chứng từ bao gồm:

• Hợp đồng mua bán (Sales Contract)
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) – Quan trọng để hưởng ưu đãi thuế.
• Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q) và các chứng từ kiểm tra chuyên ngành (nếu có).

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử

Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo hải quan (như ECUS5 VNACCS) để truyền tờ khai điện tử. Hệ thống sẽ tự động phân luồng:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, thông quan ngay.
• Luồng vàng: Kiểm tra chứng từ giấy, doanh nghiệp phải nộp/xuất trình hồ sơ gốc.
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa và kiểm tra chứng từ. Thường áp dụng cho các mặt hàng rủi ro cao hoặc doanh nghiệp mới.

Bước 3: Nộp thuế & Nhận lệnh giao hàng

• Nộp thuế: Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp tiến hành nộp các loại thuế (Nhập khẩu, VAT) qua các cổng thanh toán điện tử, ngân hàng hoặc kho bạc.
• Nhận Lệnh Giao Hàng (D/O – Delivery Order): Doanh nghiệp nộp các giấy tờ cần thiết (giấy giới thiệu, vận đơn gốc/điện tử, thông báo hàng đến) cho hãng tàu/đại lý để lấy D/O.

Bước 4: Thông quan tại cảng/ cửa khẩu

Khi có Lệnh Giao Hàng và hàng hóa đã được phân luồng (đã hoàn thành kiểm tra nếu là luồng vàng/đỏ), doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ để thông quan tại Chi cục Hải quan cửa khẩu. Các chứng từ được trình để xác nhận tính hợp pháp, giúp hàng hóa đủ điều kiện ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

Bước 5: In phiếu giao nhận và nhận hàng

• In Phiếu: In mã vạch tờ khai và Phiếu giao nhận container (E-Manifest) từ hệ thống của Tổng cục Hải quan.
• Thanh lý: Thực hiện thủ tục thanh lý tại hải quan giám sát (Gate In/Gate Out).
• Nhận hàng: Xuất trình các giấy tờ đã thanh lý để đưa phương tiện vào cảng, tiến hành lấy hàng và vận chuyển về kho.

Bước 6: Nhận lại tiền đặt cọc container (nếu có)

Nếu có khoản đặt cọc cho vỏ container (thường áp dụng cho hàng FCL), doanh nghiệp cần giao trả container rỗng về đúng bãi quy định của hãng tàu và cung cấp các giấy tờ liên quan để nhận lại tiền đặt cọc.

Bước 7: Hoàn tất hồ sơ và quyết toán

Doanh nghiệp lưu trữ toàn bộ hồ sơ nhập khẩu (tờ khai, hóa đơn, chứng từ gốc) theo quy định kế toán. Thực hiện các quyết toán cần thiết nếu có liên quan đến thanh toán quốc tế và báo cáo thuế.

5. Lưu ý khi nhập hàng chính ngạch

Để quá trình nhập khẩu diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng: Trước khi nhập khẩu, phải kiểm tra kỹ hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện, hay phải xin giấy phép/kiểm tra chuyên ngành hay không.
• Thẩm định nhà cung cấp: Đảm bảo đối tác nước ngoài là uy tín và có khả năng cung cấp đầy đủ bộ chứng từ hợp lệ.
• Xác định Mã HS Code chuẩn xác: Mã HS (Harmonized System) quyết định mức thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa. Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến bị phạt và truy thu thuế.
• Sử dụng Incoterms rõ ràng: Ghi rõ điều kiện giao hàng (ví dụ: FOB, CIF, EXW) trong hợp đồng để phân định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa người bán và người mua.

• Tính toán chi phí logistics, lưu container, lưu bãi để tránh phát sinh.
• Nếu hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành → cần đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, an toàn thực phẩm.

6. Nhập khẩu chính ngạch tại NKCN: Đối tác hàng đầu cho doanh nghiệp Việt

Nhập Khẩu Chính Ngạch (NKCN) cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu trọn gói, chuyên nghiệp, giúp doanh nghiệp Việt Nam tháo gỡ mọi rào cản về thủ tục. Đặc biệt, NKCN là đơn vị tiên phong trong dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam trọn gói giúp hàng hóa của bạn về Việt Nam một cách chính ngạch, an toàn và hiệu quả nhất. Với kinh nghiệm dày dặn, NKCN cam kết:

• Tư vấn chính sách mặt hàng chính xác, nhanh chóng.
• Hoàn tất thủ tục hải quan và kiểm tra chuyên ngành (nếu có) nhanh nhất.
• Tối ưu hóa chi phí và thời gian vận chuyển.

Dịch vụ NKCN mang lại cho doanh nghiệp:

• Đứng tên tờ khai và xuất hóa đơn VAT hợp pháp.
• Hỗ trợ mua hàng – thanh toán quốc tế – vận chuyển – thông quan trọn gói.
• Tư vấn HS code, thuế suất, chứng từ C/O từ A-Z.
• Kho bãi chính chủ tại Trung Quốc và Việt Nam.
• Có đầy đủ hợp đồng, chứng từ, hóa đơn đỏ cho doanh nghiệp hạch toán chi phí.

Hãy để NKCN trở thành đối tác tin cậy, giúp hàng hóa của bạn về Việt Nam một cách chính ngạch, an toàn và hiệu quả nhất.

Nhập Khẩu Chính Ngạch

• Địa chỉ: Tầng 6, IP3 Imperial Plaza 360 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân , Hà Nội
• Số điện thoại: 0961771688
• Email: nhapkhauchinhngach.vn@gmail.com
• Website: https://nhapkhauchinhngach.vn