Ủy thác nhập khẩu hàng lẻ từ Trung Quốc: Quy trình, chi phí, lưu ý

Khi cần nhập khẩu một lô hàng nhỏ từ Trung Quốc, nhiều cá nhân và doanh nghiệp gặp khó khăn với hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế, thủ tục hải quan và chứng từ đầu vào. Ủy thác nhập khẩu hàng lẻ là giải pháp để một đơn vị dịch vụ thay mặt khách hàng thực hiện các khâu nhập khẩu theo thỏa thuận. Vậy ủy thác nhập khẩu hàng lẻ là gì? Quy trình các bước và chi phí như thế nào? Hãy cùng NKCN Logistics tìm hiểu chi tiết trong nội dung sau đây.

1. Ủy thác nhập khẩu hàng lẻ là gì?

Ủy thác nhập khẩu hàng lẻ là hình thức cá nhân hoặc doanh nghiệp thuê một đơn vị có nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình đưa hàng từ nước ngoài về Việt Nam. Phạm vi công việc có thể gồm giao dịch với nhà cung cấp, ký hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế, vận chuyển, khai báo hải quan và bàn giao hàng.

Trong hình thức này, bên giao ủy thác là chủ hàng hoặc bên có nhu cầu nhập hàng; bên nhận ủy thác là đơn vị được thuê thực hiện công việc theo hợp đồng. Bên nhận ủy thác có thể đứng tên trên chứng từ hoặc tờ khai theo phương án giao dịch và quy định áp dụng cho từng lô hàng.

“Hàng lẻ” thường chỉ lô hàng có số lượng hoặc thể tích chưa đủ để thuê nguyên container, nên có thể được ghép với hàng khác trong quá trình vận chuyển. Ghép hàng là cách tổ chức vận tải; còn ủy thác nhập khẩu là thỏa thuận về việc đơn vị dịch vụ thay khách hàng thực hiện các nghiệp vụ nhập khẩu. Hai nội dung này có thể đi cùng nhau nhưng không đồng nghĩa.

2. Ai nên sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng lẻ?

Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng lẻ từ Trung Quốc phù hợp với cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp muốn nhập số lượng nhỏ nhưng cần hỗ trợ về giao dịch, vận chuyển hoặc thủ tục hải quan. Hình thức này cũng hữu ích khi doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách hoặc muốn thuê ngoài một số công đoạn nhập khẩu.

• Doanh nghiệp mới nhập hàng từ Trung Quốc, chưa có kinh nghiệm xử lý hợp đồng ngoại thương, thanh toán quốc tế và hồ sơ hải quan.
• Hộ kinh doanh, chủ shop hoặc cá nhân cần nhập hàng lẻ để bán thử hoặc bổ sung nguồn hàng kinh doanh.
• Doanh nghiệp muốn nhập thử số lượng nhỏ trước khi đặt lô lớn, hoặc thường xuyên nhập các lô chưa đủ container.
• Đơn vị muốn thuê ngoài một số khâu, như làm việc với nhà cung cấp, thanh toán, khai báo hải quan hoặc vận chuyển hàng từ Trung Quốc về Việt Nam.

Tùy mặt hàng và hồ sơ cụ thể, các bên cần thống nhất rõ trách nhiệm về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành, thuế và chứng từ trước khi ký hợp đồng ủy thác.

3. Lợi ích khi ủy thác nhập khẩu hàng lẻ từ Trung Quốc

Sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng lẻ giúp cá nhân và doanh nghiệp có thêm hỗ trợ trong quá trình giao dịch, vận chuyển và làm thủ tục nhập khẩu. Với lô hàng nhỏ, phương án ghép hàng LCL có thể phù hợp hơn thuê nguyên container; chi phí thực tế sẽ tùy mặt hàng, tuyến vận chuyển và phạm vi dịch vụ.

• Được hỗ trợ xử lý nghiệp vụ nhập khẩu: Bên nhận ủy thác có thể làm việc với nhà cung cấp Trung Quốc, hỗ trợ thanh toán quốc tế, chuẩn bị chứng từ và phối hợp khai báo hải quan theo hợp đồng. Cách làm này giúp bên giao ủy thác giảm bớt các công việc chưa có kinh nghiệm thực hiện.
• Thuận tiện khi nhập hàng lẻ, chưa đủ container: Hàng có thể được ghép chuyến và tính cước theo khối lượng hoặc thể tích thay vì thuê nguyên container. Tuy nhiên, mức phí vận chuyển hàng lẻ còn phụ thuộc vào kích thước kiện, cách đóng gói, tuyến đường và các phụ phí phát sinh.
• Dễ theo dõi chi phí và chứng từ: Hợp đồng, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế và hồ sơ bàn giao giúp khách hàng đối chiếu chi phí, theo dõi giá vốn và thực hiện công việc kế toán liên quan. Trước khi ký hợp đồng, nên yêu cầu đơn vị dịch vụ liệt kê rõ chứng từ sẽ bàn giao cho lô hàng.
• Có cơ sở làm rõ hóa đơn và thuế: Khi ủy thác nhập khẩu hàng lẻ, hãy xác nhận trước loại hóa đơn sẽ nhận, bên phát hành, nội dung thể hiện và chứng từ đi kèm. Việc lập hóa đơn và kê khai thuế cần căn cứ vào giao dịch, hồ sơ thực tế và quy định áp dụng; không nên chỉ dựa vào cam kết chung rằng dịch vụ “có hóa đơn VAT”.

4. Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng lẻ từ Trung Quốc

Quy trình ủy thác nhập khẩu hàng lẻ tại NKCN Logistics gồm 5 bước, từ tiếp nhận thông tin đơn hàng đến vận chuyển hàng về Việt Nam. Khách hàng có thể trao đổi trước về mặt hàng, số lượng và địa chỉ nhận để được tư vấn phương án vận chuyển, ghép hàng và báo giá phù hợp.

1. Tiếp nhận thông tin đơn hàng: Khách hàng gửi thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị dự kiến và yêu cầu vận chuyển. Với hàng mua từ Trung Quốc, nên cung cấp thêm đường dẫn hoặc hình ảnh sản phẩm để đơn vị dịch vụ kiểm tra sơ bộ mặt hàng và nhu cầu nhập khẩu.
2. Tư vấn và báo giá dịch vụ: NKCN Logistics tư vấn phương án nhập khẩu, vận chuyển hàng lẻ và các khoản chi phí dự kiến. Báo giá được trao đổi trước khi triển khai, giúp khách hàng nắm rõ phí dịch vụ ủy thác, cước vận chuyển và những khoản có thể phát sinh theo lô hàng.
3. Ký hợp đồng ủy thác: Sau khi thống nhất phương án và chi phí, hai bên ký hợp đồng, trong đó xác định phạm vi công việc, trách nhiệm, phương thức thanh toán và chứng từ bàn giao.
4. Thanh toán đơn hàng: Khách hàng thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng. NKCN Logistics phối hợp thực hiện các bước thanh toán và xử lý đơn hàng theo phương án đã thống nhất.
5. Vận chuyển hàng về Việt Nam: Hàng được vận chuyển từ Trung Quốc về Việt Nam theo tuyến đã chọn. Khi hàng về, khách hàng nhận hàng và đối chiếu thông tin, chứng từ theo thỏa thuận.

5. Chi phí ủy thác nhập khẩu hàng lẻ gồm những gì?

Tổng chi phí nhập khẩu hàng lẻ từ Trung Quốc thường gồm giá hàng, phí dịch vụ, vận chuyển, thuế và các khoản phát sinh theo mặt hàng hoặc tuyến giao nhận. Khi nhận báo giá, bạn nên yêu cầu đơn vị dịch vụ tách rõ từng khoản để dễ dự trù tổng chi phí.

• Giá hàng: Số tiền thanh toán cho nhà cung cấp, đồng tiền giao dịch và tỷ giá quy đổi nếu có.
• Phí dịch vụ ủy thác: Có thể tính theo tỷ lệ giá trị lô hàng, mức phí tối thiểu hoặc biểu phí riêng, tùy đơn vị và phạm vi công việc.
• Cước vận chuyển quốc tế: Thường phụ thuộc vào cân nặng, thể tích, tuyến đường và đặc tính hàng hóa.
• Phí ghép hàng, đóng gói hoặc xử lý kho: Áp dụng theo phương án vận chuyển và yêu cầu thực tế của lô hàng.
• Thuế nhập khẩu và thuế GTGT hàng nhập khẩu: Mức thuế được xác định dựa trên mã HS, trị giá tính thuế, xuất xứ và chính sách đối với mặt hàng.
• Phí tại cửa khẩu, cảng hoặc sân bay: Có thể phát sinh tùy tuyến vận chuyển và phương thức giao nhận.
• Phí kiểm tra hoặc giấy phép chuyên ngành: Áp dụng nếu hàng hóa thuộc diện quản lý, cần kiểm tra hoặc phải đáp ứng điều kiện nhập khẩu riêng.

Phí ủy thác không cố định cho mọi lô hàng. Mức phí thực tế phụ thuộc vào mặt hàng, giá trị lô hàng, số lượng chứng từ, khối lượng công việc và phương thức vận chuyển. Vì vậy, hãy yêu cầu báo giá chi tiết bằng văn bản trước khi chốt đơn.

Bạn có thể tham khảo thêm bảng giá nhập khẩu chính ngạch và bài viết chi phí nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc để dự trù các khoản cần thanh toán.

6. Lưu ý trước khi ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu

Trước khi ký hợp đồng ủy thác nhập khẩu hàng lẻ, hãy kiểm tra kỹ điều kiện nhập khẩu của mặt hàng, phạm vi dịch vụ và các khoản chi phí liên quan. Thỏa thuận rõ trách nhiệm và chứng từ bàn giao giúp hai bên thuận tiện đối chiếu khi có phát sinh.

• Kiểm tra mặt hàng và điều kiện nhập khẩu: Một số hàng hóa cần giấy phép, chứng nhận, kiểm tra chất lượng hoặc đáp ứng điều kiện chuyên ngành. Hãy cung cấp đúng tên hàng, thành phần, công dụng và tài liệu kỹ thuật để đơn vị dịch vụ kiểm tra trước khi triển khai.
• Làm rõ hóa đơn và bộ chứng từ: Nếu cần hóa đơn phục vụ hoạt động kinh doanh hoặc kê khai thuế, hãy xác nhận loại hóa đơn, đơn vị phát hành và hồ sơ sẽ nhận. Hóa đơn VAT không đồng nghĩa mọi khoản thuế đầu vào đều đủ điều kiện khấu trừ; việc kê khai còn tùy chứng từ và điều kiện áp dụng.
• Yêu cầu báo giá tách bạch: Cần xác định khoản nào đã bao gồm trong báo giá, khoản nào có thể phát sinh và cách tính khi khối lượng thực tế thay đổi. Với hàng lẻ, kích thước kiện, cách quy đổi thể tích và phụ phí vận chuyển có thể ảnh hưởng đáng kể đến tổng chi phí.
• Thống nhất cách xử lý khi có sai lệch: Hợp đồng nên quy định trách nhiệm khi hàng giao thiếu, sai hoặc hư hỏng, chậm lịch, phát sinh kiểm tra hay không đáp ứng điều kiện nhập khẩu. Hãy lưu lại báo giá, trao đổi đặt hàng, hóa đơn thương mại và chứng từ giao nhận để tiện đối chiếu.

7. Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc tại NKCN Logistics

NKCN Logistics hỗ trợ khách hàng nhập khẩu hàng Trung Quốc theo hình thức chính ngạch, từ khâu tìm nguồn và trao đổi với nhà cung cấp đến đặt hàng, thanh toán, kiểm hàng, vận chuyển và khai báo hải quan theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất. Khách hàng có thể gửi thông tin hoặc đường dẫn sản phẩm để được tư vấn phương án nhập hàng lẻ, dự toán chi phí và kiểm tra yêu cầu đối với mặt hàng.

Tùy nhu cầu, dịch vụ của chúng tôi hỗ trợ các khâu như gom hàng tại kho Trung Quốc, kiểm tra số lượng hoặc mẫu mã, vận chuyển về Việt Nam và bàn giao chứng từ liên quan. Bạn có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc hoặc hồ sơ ủy thác nhập khẩu cần chuẩn bị.

Liên hệ NKCN Logistics qua hotline/Zalo 0961 771 688 để gửi thông tin lô hàng và nhận tư vấn, báo giá theo mặt hàng, số lượng và tuyến vận chuyển.

Câu hỏi thường gặp về ủy thác nhập khẩu hàng lẻ

Ủy thác nhập khẩu hàng lẻ có cần ký hợp đồng không?

Nên ký hợp đồng để xác định rõ phạm vi dịch vụ, chi phí, nghĩa vụ thuế, chứng từ bàn giao và trách nhiệm của mỗi bên. Hợp đồng ủy thác cũng có thể là thành phần hồ sơ cần xuất trình trong một số trường hợp liên quan đến giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành.

Hàng lẻ có thể nhập khẩu chính ngạch không?

Có thể, nếu hàng hóa đáp ứng điều kiện nhập khẩu và lô hàng được xử lý theo phương thức phù hợp. “Hàng lẻ” mô tả quy mô lô hàng hoặc cách ghép vận chuyển, không tự quyết định hàng có được nhập khẩu hay không.

Phí ủy thác nhập khẩu hàng lẻ được tính như thế nào?

Tùy đơn vị, phí có thể tính theo tỷ lệ giá trị hàng, mức phí tối thiểu hoặc báo giá theo từng lô. Hãy yêu cầu tách phí ủy thác khỏi cước vận chuyển, thuế, phí kho và các khoản phát sinh.

Ủy thác nhập khẩu có được nhận hóa đơn VAT không?

Việc lập hóa đơn phụ thuộc vào hình thức giao dịch, hồ sơ và quy định thuế áp dụng. Trước khi ký hợp đồng, hãy xác nhận loại hóa đơn sẽ nhận, đơn vị phát hành, nội dung hóa đơn và các chứng từ liên quan.

Có phải lô hàng nhỏ luôn tiết kiệm hơn khi ghép hàng?

Không nhất thiết. Ghép hàng có thể phù hợp với lô nhỏ, nhưng tổng chi phí còn tùy khối lượng quy đổi, tuyến vận chuyển, đặc tính hàng hóa, phụ phí và yêu cầu giao nhận. Nên so sánh tổng chi phí đến kho thay vì chỉ nhìn vào cước vận chuyển quốc tế.

Ủy thác nhập khẩu hàng lẻ giúp cá nhân và doanh nghiệp thuê ngoài các nghiệp vụ như giao dịch với nhà cung cấp, thanh toán, vận chuyển và làm thủ tục nhập khẩu. Trước khi triển khai, hãy kiểm tra điều kiện mặt hàng, làm rõ từng khoản phí, xác nhận bộ chứng từ và quy định trách nhiệm trong hợp đồng. Nếu cần nhập hàng Trung Quốc theo phương án chính ngạch, hãy gửi thông tin lô hàng cho NKCN Logistics để được tư vấn và báo giá phù hợp.