Ủy thác xuất nhập khẩu là gì? Quy trình ủy thác chuẩn pháp lý

Trong bối cảnh thương mại quốc tế ngày càng mở rộng, không phải cá nhân hay doanh nghiệp nào cũng đủ điều kiện và kinh nghiệm để tự mình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu. Chính vì vậy, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu ra đời như một giải pháp tối ưu, giúp chủ hàng đưa hàng hóa ra thị trường quốc tế hoặc nhập khẩu về Việt Nam một cách hợp pháp, nhanh chóng và an toàn. Vậy ủy thác xuất nhập khẩu là gì, hoạt động ra sao và phù hợp với những đối tượng nào? NKCN sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về hình thức dịch vụ này.

1. Khái niệm ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất nhập khẩu là hình thức dịch vụ trong đó doanh nghiệp có hàng hóa (bên ủy thác) thuê một đơn vị trung gian có đủ chức năng pháp lý về xuất nhập khẩu (bên nhận ủy thác) thay mặt mình thực hiện một phần hoặc toàn bộ các công việc liên quan đến xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa với đối tác nước ngoài. Hình thức này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, chưa có pháp nhân xuất nhập khẩu hoặc muốn tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành.

Hiện nay, ủy thác xuất nhập khẩu được chia thành hai loại hình chính:

• Nhập khẩu ủy thác, trong đó bên ủy thác nhờ đơn vị nhận ủy thác đứng ra đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài, thực hiện các thủ tục hải quan, vận chuyển hàng hóa về Việt Nam và bàn giao lại đầy đủ cho bên ủy thác.
• Xuất khẩu ủy thác, tức bên ủy thác ký hợp đồng để bên nhận ủy thác thay mặt mình làm các thủ tục cần thiết nhằm xuất khẩu hàng hóa ra thị trường nước ngoài theo thỏa thuận với khách hàng.

Mối quan hệ giữa hai bên được ràng buộc thông qua hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu. Theo hợp đồng này, bên nhận ủy thác sẽ đứng tên giao dịch với đối tác nước ngoài, nhưng toàn bộ hoạt động đều nhằm phục vụ lợi ích và thực hiện đúng yêu cầu của bên ủy thác. Hình thức ủy thác xuất nhập khẩu giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý, đơn giản hóa thủ tục và tối ưu hiệu quả kinh doanh trong hoạt động xuất nhập khẩu.

2. Đối tượng nào nên ủy thác xuất nhập khẩu?

Trong thực tế, không phải doanh nghiệp hay cá nhân nào cũng đủ điều kiện và kinh nghiệm để trực tiếp đứng tên thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa. Nguyên nhân phổ biến thường đến từ việc thiếu nhân sự chuyên môn, chưa am hiểu quy trình hải quan, pháp lý quốc tế hoặc lo ngại rủi ro phát sinh trong quá trình giao thương. Vì vậy, dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là giải pháp phù hợp cho nhiều nhóm đối tượng sau:

• Doanh nghiệp đã có tư cách xuất nhập khẩu nhưng vẫn lựa chọn ủy thác khi muốn nhập các mặt hàng ngoài danh mục quen thuộc, chưa nắm rõ quy định pháp lý, chưa tin tưởng nhà cung cấp nước ngoài hoặc thiếu kinh nghiệm xử lý tranh chấp, rủi ro phát sinh.
• Doanh nghiệp chưa có tư cách xuất nhập khẩu, chưa đáp ứng đủ điều kiện pháp lý như giấy phép kinh doanh xuất nhập khẩu hoặc chưa được cấp mã số thuế xuất nhập khẩu. Trong trường hợp này, việc tự thực hiện là không khả thi, nên ủy thác là giải pháp bắt buộc.
• Cá nhân không có tư cách pháp nhân và hộ kinh doanh cá thể. Khi thương mại quốc tế ngày càng phát triển, nhiều cá nhân có nhu cầu mua bán hàng hóa với đối tác nước ngoài nhưng không thể ký kết hợp đồng hay làm thủ tục hải quan. Lúc này, sử dụng dịch vụ ủy thác giúp cá nhân nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa hợp pháp, an toàn.

• Doanh nghiệp mới thành lập thường thiếu kinh nghiệm về thủ tục hải quan, thuế quan và quy trình xuất nhập khẩu. Để hạn chế rủi ro cho những lô hàng đầu tiên, hợp tác với đơn vị ủy thác uy tín là lựa chọn an toàn và hiệu quả.
• Doanh nghiệp nhập khẩu hoặc xuất khẩu mặt hàng mới, hàng đặc thù. Những mặt hàng này thường có yêu cầu riêng về kiểm tra, giấy phép và thông quan. Đơn vị ủy thác với kinh nghiệm thực tế sẽ hỗ trợ xử lý nhanh chóng và chính xác hơn.
• Doanh nghiệp chưa có niềm tin với nhà cung cấp quốc tế cũng nên sử dụng dịch vụ ủy thác tại Việt Nam. Các đơn vị trong nước am hiểu pháp luật, thị trường và sẵn sàng hỗ trợ kịp thời, giúp doanh nghiệp yên tâm hơn trong quá trình giao thương quốc tế.

3. Quy trình ủy thác xuất nhập khẩu đúng pháp lý

Trước khi tiến hành ký hợp đồng ủy thác xuất khẩu, doanh nghiệp cần dành thời gian đánh giá kỹ năng lực, kinh nghiệm và mức độ uy tín của đơn vị nhận ủy thác để bảo đảm quá trình xuất khẩu diễn ra an toàn và hiệu quả. Quy trình ủy thác xuất khẩu thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau:

Bước 1: Kiểm tra tính pháp lý của lô hàng xuất khẩu. Doanh nghiệp cần xác định hàng hóa có thuộc danh mục cấm xuất khẩu, hạn chế xuất khẩu hay có yêu cầu xin giấy phép từ cơ quan quản lý nhà nước hay không. Nếu thuộc diện quản lý đặc biệt, cần hoàn tất đầy đủ thủ tục và giấy phép trước khi xuất khẩu.

Bước 2: Chủ hàng cung cấp cho đơn vị nhận ủy thác toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa như thông tin sản phẩm, số lượng, giá trị… Đồng thời, hai bên thống nhất phương án vận chuyển, trong đó đơn vị nhận ủy thác thường sẽ đứng ra lựa chọn và làm việc với bên vận tải phù hợp.

Bước 3: Công ty nhận ủy thác tiến hành lập và hoàn thiện bộ chứng từ xuất khẩu, bao gồm hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ cần thiết khác. Sau đó, đơn vị này thay mặt chủ hàng thực hiện các thủ tục hải quan để thông quan và xuất khẩu hàng hóa sang thị trường nước ngoài.

Bước 4: Về nghĩa vụ thuế, chủ hàng có thể tự thực hiện việc nộp thuế hoặc ủy quyền cho công ty nhận ủy thác nộp thay. Hình thức nào sẽ được áp dụng tùy thuộc vào thỏa thuận cụ thể đã ghi rõ trong hợp đồng ủy thác giữa hai bên.

4. Lợi ích khi ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Ủy thác xuất khẩu mang lại nhiều giá trị thiết thực, giúp doanh nghiệp tối ưu hoạt động kinh doanh và hạn chế các rủi ro trong giao thương quốc tế.

Đầu tiên phải kể đến tối ưu chi phí là lợi ích nổi bật. Thay vì phải đầu tư xây dựng một bộ phận xuất nhập khẩu riêng với nhiều chi phí về nhân sự, đào tạo và vận hành, doanh nghiệp chỉ cần trả phí dịch vụ cho từng lô hàng xuất khẩu. Mức phí này thường thấp hơn rất nhiều so với việc tự triển khai. Ngoài ra, các công ty ủy thác đã có sẵn mối quan hệ với hãng tàu và cơ quan hải quan nên chi phí phát sinh cũng được kiểm soát và tiết giảm hiệu quả.

Bên cạnh đó, tiết kiệm thời gian cũng là ưu điểm lớn. Đơn vị nhận ủy thác có kinh nghiệm lâu năm trong việc xử lý chứng từ, thủ tục hải quan và các vấn đề liên quan đến xuất khẩu, nhờ đó quá trình thông quan và vận chuyển diễn ra nhanh chóng, hạn chế chậm trễ không cần thiết.

Một lợi ích quan trọng khác là giảm thiểu rủi ro. Khi sử dụng dịch vụ ủy thác, doanh nghiệp được hỗ trợ và chịu trách nhiệm về sai sót liên quan đến hồ sơ, giấy tờ và thủ tục. Điều này giúp hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý hoặc sự cố phát sinh trong quá trình xuất khẩu hàng hóa.

Ngoài ra, tính ổn định trong quy trình cũng được đảm bảo. Công ty ủy thác sẽ lưu trữ, quản lý đầy đủ hồ sơ và chứng từ quan trọng, giúp quá trình xuất khẩu diễn ra liền mạch, tránh gián đoạn.

Nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ là lợi thế rõ rệt. Các đơn vị ủy thác luôn tìm cách tối ưu quy trình, rút ngắn thời gian vận chuyển để hàng hóa được giao đến đối tác nhanh chóng, góp phần nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

XEM THÊM:

• Xuất hóa đơn ủy thác nhập khẩu như thế nào? Chi tiết từ A-Z
• Tờ khai nhập khẩu 3 bên là gì? Thủ tục xuất nhập khẩu 3 bên

5. Cách hạn chế rủi ro khi ủy thác xuất nhập khẩu không đúng cách

Trong hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu, rủi ro thường tập trung nhiều nhất ở bên nhận ủy thác, bởi đơn vị này là người đứng tên trên hồ sơ, chứng từ và chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp với cơ quan hải quan khi hàng hóa được xuất hoặc nhập khẩu. Nếu lô hàng chứa mặt hàng thuộc danh mục cấm, hạn chế hoặc khai báo sai, bên nhận ủy thác sẽ là đối tượng chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Vì vậy, để hạn chế rủi ro, cả hai bên cần lưu ý những điểm sau:

Bên nhận ủy thác

Bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu đặc biệt cẩn trọng trong việc tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu. Thông tin về tên hàng, số lượng, chủng loại, xuất xứ phải rõ ràng và chính xác.

Bên cạnh đó, nên ưu tiên nhận ủy thác theo điều kiện EXW (giao hàng tại xưởng) để có thể chủ động cử đại diện kiểm tra hàng hóa trực tiếp tại nguồn, đảm bảo hàng đúng như khai báo và không thuộc danh mục cấm. Điều này giúp quá trình làm việc với hải quan Việt Nam thuận lợi và an toàn hơn.

Ngoài ra, việc ký kết hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu chặt chẽ giữa công ty FWD và bên ủy thác là yếu tố bắt buộc. Trong hợp đồng cần quy định rõ trách nhiệm của từng bên, đặc biệt là trách nhiệm của bên ủy thác nếu xảy ra sai lệch trong khai báo hàng hóa.

Bên ủy thác

Đối với bên ủy thác, cần chủ động kiểm tra kỹ hàng hóa trước khi xuất hoặc nhập khẩu, xác định rõ mặt hàng có thuộc danh mục cấm, hạn chế hay phải xin giấy phép hay không. Đồng thời, doanh nghiệp hoặc cá nhân ủy thác nên nắm rõ các loại giấy tờ, chứng từ cần thiết để tránh bị yêu cầu thực hiện các thủ tục không cần thiết từ đơn vị nhận ủy thác.

Ngoài ra, cũng cần lưu ý rằng việc sử dụng dịch vụ ủy thác có thể khiến thông tin về nhà cung cấp nước ngoài và giá nhập hàng bị lộ, do đó nên lựa chọn đơn vị ủy thác uy tín và có cam kết bảo mật rõ ràng.

6. Trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng ủy thác xuất nhập khẩu

Để quá trình ủy thác xuất nhập khẩu diễn ra minh bạch, an toàn và hiệu quả, hợp đồng ủy thác cần quy định rõ ràng quyền lợi và trách nhiệm của từng bên tham gia. Việc phân định cụ thể giúp hạn chế rủi ro và tránh tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện.

6.1 Bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu

Bên nhận ủy thác chịu trách nhiệm thay mặt bên ủy thác đàm phán và ký kết hợp đồng mua bán với nhà cung cấp nước ngoài đúng theo nội dung đã được thống nhất. Đơn vị này sẽ trực tiếp thực hiện các thủ tục hải quan, nghĩa vụ thuế, kiểm tra chất lượng và các thủ tục pháp lý cần thiết để nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa theo đúng quy định của pháp luật.

Bên nhận ủy thác cũng có trách nhiệm thanh toán tiền hàng cho đối tác nước ngoài, quản lý và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan, đồng thời bàn giao hàng hóa cho bên ủy thác đúng thời gian, số lượng và chất lượng đã cam kết. Ngoài ra, bên nhận ủy thác cần xuất hóa đơn tài chính và hóa đơn giá trị gia tăng cho lô hàng theo quy định.

6.2 Bên ủy thác xuất nhập khẩu

Bên ủy thác có trách nhiệm cung cấp đầy đủ và chính xác cho bên nhận ủy thác các thông tin liên quan đến lô hàng, bao gồm chủng loại, quy cách, số lượng, tiêu chuẩn chất lượng, giá cả và điều kiện giao hàng.

Đồng thời, bên ủy thác cần chuyển tiền thanh toán tiền hàng đúng hạn theo thỏa thuận và phối hợp với bên nhận ủy thác trong quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng mua bán với đối tác nước ngoài. Ngoài ra, bên ủy thác cùng tham gia kiểm tra, giám sát chất lượng và tiếp nhận hàng hóa khi hàng về, đồng thời thanh toán đầy đủ phí dịch vụ ủy thác theo hợp đồng đã ký.

Có thể thấy, bên ủy thác đóng vai trò định hướng và hỗ trợ về tài chính, thông tin, trong khi bên nhận ủy thác là đơn vị trực tiếp triển khai, tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm làm việc với đối tác nước ngoài. Sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên chính là yếu tố then chốt để hoạt động ủy thác xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

7. Lưu ý khi lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu là gì?

Đối với cá nhân, hộ kinh doanh hay doanh nghiệp có nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hóa, việc lựa chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ ủy thác uy tín, chuyên nghiệp với chi phí hợp lý luôn là mối quan tâm hàng đầu. Để đưa ra quyết định đúng đắn, bạn cần cân nhắc kỹ một số lưu ý quan trọng sau:

• Chất lượng dịch vụ là yếu tố cần ưu tiên. Doanh nghiệp nên tìm hiểu kinh nghiệm thực tế của đơn vị dịch vụ đối với loại hàng hóa và tuyến vận chuyển mà mình dự định xuất hoặc nhập. Một công ty ủy thác chuyên nghiệp sẽ có quy trình làm việc rõ ràng, xử lý hồ sơ nhanh chóng, đồng thời thể hiện thái độ tận tâm và trách nhiệm trong suốt quá trình hợp tác.
• Tính pháp lý và mức độ minh bạch của đơn vị cung cấp dịch vụ là điều bắt buộc phải kiểm tra. Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét đầy đủ hồ sơ năng lực, giấy phép kinh doanh, phạm vi dịch vụ được phép thực hiện cũng như thông tin pháp lý liên quan. Một đơn vị uy tín luôn sẵn sàng cung cấp thông tin rõ ràng, minh bạch và hợp pháp.
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng cũng là tiêu chí quan trọng, đặc biệt với những người mới tham gia lĩnh vực xuất nhập khẩu. Đơn vị ủy thác cần có đội ngũ tư vấn sẵn sàng hỗ trợ, giải đáp thắc mắc cụ thể và hướng dẫn chi tiết từng bước, giúp khách hàng yên tâm hơn trong quá trình thực hiện thủ tục.
• Chi phí dịch vụ và vận chuyển cần được cân nhắc tổng thể. Doanh nghiệp nên so sánh mức giá giữa các đơn vị để đảm bảo chi phí phù hợp và tối ưu lợi nhuận. Tuy nhiên, không nên vội vàng lựa chọn những đơn vị có giá quá rẻ so với mặt bằng chung, mà cần xem xét đồng thời chất lượng dịch vụ, uy tín và cam kết đi kèm để tránh những rủi ro không đáng có.

Hy vọng với bài viết trên đây từ NKCN, quý bạn đọc đã hiểu rõ về “ủy thác xuất nhập khẩu là gì”. Có thể thấy, ủy thác xuất nhập khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn hạn chế tối đa rủi ro về pháp lý và thủ tục hải quan. Đặc biệt với các doanh nghiệp mới, cá nhân hay hộ kinh doanh, đây là giải pháp hiệu quả để tiếp cận thị trường quốc tế một cách an toàn và chuyên nghiệp. Việc lựa chọn đúng đơn vị ủy thác uy tín sẽ là chìa khóa giúp hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra suôn sẻ và bền vững trong dài hạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị uy tín để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, hãy tham khảo ngay dịch vụ vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch của NKCN Logistics.

Với kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực logistics, NKCN Logistics cam kết:

• Hỗ trợ trọn gói từ khâu tìm nguồn hàng, đàm phán đến thông quan chính ngạch.

• Đảm bảo đầy đủ hóa đơn, chứng từ (VAT), giúp doanh nghiệp minh bạch hóa dòng tiền.

• Thời gian vận chuyển tối ưu, cước phí cạnh tranh nhất thị trường.

Việc lựa chọn đúng đơn vị ủy thác như NKCN Logistics sẽ là chìa khóa giúp hoạt động xuất nhập khẩu của bạn diễn ra suôn sẻ và bền vững trong dài hạn.

👉 Tìm hiểu thêm tại: Vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch – NKCN Logistics