Bill of lading là gì? Cách đọc bill of lading đơn giản, dễ hiểu

Bill of lading là gì mà dân buôn nào cũng cần biết khi nhập hàng quốc tế? Đây không chỉ là một chứng từ vận chuyển mà còn là “chìa khóa” để nhận hàng, khai báo hải quan và đảm bảo quyền lợi giữa các bên. Trong bài viết này, Nhập Khẩu Chính Ngạch sẽ hướng dẫn bạn cách đọc bill of lading đơn giản, dễ hiểu, đặc biệt hữu ích khi làm việc với các công ty logistics hoặc tự nhập hàng từ Trung Quốc.

1. Bill of lading là gì?

Bill of Lading – Vận đơn – B/L là loại chứng từ vận chuyển hàng hóa đường biển, được người vận tải hoặc đại diện của họ phát hành cho bên gửi hàng, xác nhận rằng lô hàng đã được xếp lên tàu hoặc đã được tiếp nhận để chở. Được xem là một trong những giấy tờ quan trọng nhất trong chuỗi vận chuyển quốc tế. Để hàng hóa được lưu thông, vận đơn (bill of lading) đóng vai trò như biên nhận kiêm hợp đồng vận tải giữa người vận chuyển và chủ hàng.

Nội dung ghi trên vận đơn mang tính chất chỉ dẫn quan trọng, giúp đội ngũ vận hành và nhân viên tàu thực hiện đúng các quy trình từ bốc xếp, lưu kho, thanh toán cho đến giao nhận. Các chi tiết như số lượng, phương thức thanh toán, cách xử lý hàng tại cảng đều được thể hiện rõ ràng trên vận đơn.

Mẫu bill of lading hợp lệ chứng minh rằng hãng tàu đã tiếp nhận cước phí vận chuyển và có trách nhiệm giao hàng đầy đủ, nguyên vẹn đến người nhận theo đúng cam kết.

2. Chức năng của vận đơn bill of lading

Trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa đường biển, Bill of Lading (B/L) không chỉ đơn thuần là giấy tờ đi kèm mà còn giữ nhiều chức năng quan trọng:

• Thứ nhất, bill of lading là bằng chứng xác thực cho việc hai bên đã ký kết hợp đồng vận tải, đồng thời nêu rõ các điều khoản, quyền và nghĩa vụ của các bên liên quan. Qua đó, bill of lading chính thức xác lập quan hệ pháp lý giữa người vận tải với chủ hàng và cả người nhận hàng ở cảng đến.
• Thứ hai, bill of lading đóng vai trò như một biên lai tiếp nhận hàng hóa. Nó chứng minh rằng người vận tải đã nhận hàng từ chủ hàng và cam kết chỉ giao hàng cho người đầu tiên xuất trình vận đơn gốc hợp lệ tại điểm dỡ hàng. Nhờ đặc điểm này, bill of lading luôn là chứng từ quan trọng, không thể thiếu trong bộ hồ sơ thanh toán và giao dịch ngoại thương.
• Thứ ba, mẫu bill of lading còn là bằng chứng thể hiện quyền sở hữu lô hàng. Vì thế, nó có thể được dùng như một loại giấy tờ có giá để cầm cố, mua bán hoặc chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa ngay cả khi hàng còn đang trên biển.

3. Phân loại bill of lading phổ biến nhất

Hiện nay, mẫu bill of lading được phân chia thành 3 nhóm chính. Tùy theo tiêu chí, các loại bill of lading cụ thể như sau:

3.1. Theo chủ thể phát hành

Dựa trên đơn vị phát hành, vận đơn được chia thành hai loại chính là vận đơn chủ và vận đơn thứ cấp. Mỗi loại sẽ thể hiện mối quan hệ khác nhau giữa các bên trong chuỗi vận chuyển.

• Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL): Là vận đơn do hãng tàu phát hành trực tiếp cho bên thuê vận chuyển, thường là các công ty giao nhận (Forwarder). Đây là chứng từ mang tính pháp lý cao, đại diện cho hợp đồng vận chuyển chính thức giữa hãng tàu và Forwarder.
• Vận đơn thứ cấp (House Bill of Lading – HBL): Được Forwarder phát hành cho chủ hàng (Shipper), thể hiện hợp đồng vận chuyển giữa Forwarder và người gửi hàng. House Bill thường được dùng trong các lô hàng gom hoặc khi sử dụng dịch vụ của Forwarder làm trung gian.

3.2. Theo chủ thể nhận hàng

Tùy theo cách ghi tên người nhận hàng trên vận đơn, quyền nhận hàng có thể được cố định hoặc chuyển nhượng linh hoạt. Cùng tìm hiểu các loại bill of lading theo chủ thể nhận hàng sau đây:

• Vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Là vận đơn ghi rõ tên và địa chỉ cụ thể của người nhận hàng (Consignee). Hàng hóa chỉ được giao khi người nhận trùng khớp với thông tin ghi trên vận đơn, không thể chuyển nhượng bằng ký hậu.
• Vận đơn theo lệnh (To Order Bill of Lading): Loại vận đơn mà hàng hóa sẽ được giao theo chỉ định của người có quyền ký hậu. Trên vận đơn thường ghi “To Order” hoặc “To Order of [Tên người/tổ chức]”. Việc chuyển quyền nhận hàng diễn ra thông qua ký hậu (ký vào mặt sau vận đơn).

3.3. Theo hình thức

Không chỉ nội dung, hình thức của vận đơn cũng ảnh hưởng đến quy trình nhận hàng. Tìm hiểu sự khác biệt giữa vận đơn gốc và vận đơn điện tử dưới đây để tránh sai sót khi làm thủ tục.

• Vận đơn gốc (Original Bill of Lading): Là bản vận đơn có dấu Original, thường được đóng mộc và ký tay. Vận đơn gốc có giá trị pháp lý cao, đại diện cho quyền sở hữu hàng hóa – ai nắm giữ bản gốc mới có quyền nhận hàng.
• Vận đơn điện tử/ Surrendered B/L: Là vận đơn có đóng dấu Surrendered, thể hiện việc người gửi hàng đã giao lại bản gốc cho hãng tàu và cho phép hãng phát hành “điện giao hàng”. Khi đó, người nhận hàng chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân mà không cần bản gốc vận đơn để nhận hàng.

XEM THÊM:

• Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những gì? Hướng dẫn từ A–Z
• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì? Mẫu hợp đồng, lưu ý cần biết

4. Nội dung chi tiết trên bill of lading cần biết

Một vận đơn đường biển (bill of lading) hợp lệ cần thể hiện đầy đủ những nội dung sau:

• Số vận đơn (Bill of Lading No.): Được cấp bởi đơn vị phát hành vận đơn, bao gồm mã số vận đơn, tên và logo hãng tàu. Số này còn được dùng để tra cứu thông tin, khai báo hải quan và theo dõi hành trình lô hàng.
• Người gửi hàng (Shipper): Thông tin chi tiết về người xuất khẩu hoặc đơn vị gửi hàng.
• Người nhận hàng (Consignee): Tên và địa chỉ của người hoặc tổ chức có quyền nhận hàng.
• Tên tàu và số hiệu chuyến đi (Vessel Name & Voyage No.): Ghi rõ tên tàu thực hiện vận chuyển và mã hiệu chuyến hàng.
• Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL): Địa điểm nơi hàng được bốc lên tàu.
• Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD): Địa điểm dự kiến dỡ hàng xuống sau hành trình vận chuyển.
• Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Thông tin chi tiết về loại hàng hóa, chủng loại, ký hiệu và tình trạng.

• Số lượng kiện và cách đóng gói (Number of Packages & Packing Method): Ghi rõ tổng số kiện, thùng hoặc container cùng hình thức đóng gói để thuận tiện cho việc kiểm đếm và xử lý.
• Thể tích hàng hóa (Measurements/Volume): Bao gồm thể tích và kích thước tổng thể của hàng hóa nhằm phục vụ cho việc bố trí không gian trên tàu và khâu bốc dỡ.
• Tổng trọng lượng (Gross Weight): Khối lượng toàn bộ hàng hóa bao gồm cả bao bì.
• Cước phí và các khoản phụ phí (Freight and Charges): Liệt kê chi tiết phí vận chuyển và các phụ phí liên quan, thể hiện rõ số tiền (bằng số và chữ), cùng hình thức thanh toán.
• Số bản vận đơn gốc (Number of Original B/Ls): Chỉ rõ có bao nhiêu bản vận đơn gốc được phát hành.
• Nơi và ngày phát hành vận đơn (Place & Date of Issue): Thường là ngày bốc hàng hoặc sau đó 1 ngày, địa điểm là quốc gia hoặc cảng xuất khẩu hàng hóa.
• Chữ ký của người vận chuyển (Carrier’s Signature): Do hãng tàu hoặc đại lý được ủy quyền ký xác nhận việc phát hành vận đơn.

5. Quy trình phát hành và sử dụng bill of lading

Việc phát hành và sử dụng vận đơn đường biển thường trải qua các bước chính như sau:

5.1. Người gửi hàng giao hàng cho người vận tải (người chuyên chở) hoặc hành chính nhân sự

Người gửi hàng (Shipper) bàn giao lô hàng cho hãng tàu hoặc đơn vị vận tải (Carrier) tại cảng đi theo đúng điều kiện đã thỏa thuận trong hợp đồng.

5.2. Người vận tải phát hành vận đơn cho người gửi hàng

Sau khi xác nhận đã nhận hàng, người vận tải phát hành vận đơn đường biển (Bill of Lading) và giao lại cho người gửi hàng. Đây là chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và điều kiện vận chuyển.

5.3. Người gửi hàng chuyển bộ chứng từ (bao gồm vận đơn) cho người nhận hàng

Người gửi hàng (hoặc ngân hàng, trong trường hợp thanh toán L/C) sẽ chuyển bộ chứng từ, trong đó có vận đơn cho người nhận hàng (Consignee) để làm thủ tục nhận hàng tại cảng đến.

5.4. Người nhận hàng xuất trình vận đơn cho đại lý của người vận tải ở cảng

Người nhận hàng mang vận đơn đến đại lý của hãng tàu tại cảng đích và xuất trình để xác nhận quyền nhận hàng.

5.5. Đại lý của người vận tải ở cảng đến giao hàng cho người nhận hàng

Sau khi kiểm tra và xác minh vận đơn hợp lệ, đại lý của người vận tải thực hiện thủ tục giao hàng cho người nhận theo đúng thông tin ghi trên vận đơn.

6. Lưu ý trước khi chính thức ký bill of lading cho nhà vận chuyển

Một sai sót nhỏ trong quá trình ký vận đơn cũng có thể dẫn đến hậu quả lớn như chậm hàng, phạt thuế hay tranh chấp pháp lý. Vì vậy, hãy ghi nhớ những lưu ý quan trọng sau đây trước khi chính thức ký bill of lading với nhà vận chuyển.

• Rà soát mẫu vận đơn trước khi ký kết: Cần xác định mẫu vận đơn có phải là bản đã đăng ký chính thức, đang còn hiệu lực lưu hành và đã cập nhật theo quy định mới nhất chưa. Việc dùng sai mẫu có thể dẫn đến việc từ chối công nhận vận đơn tại cảng đến hoặc gây tranh chấp sau này.
• Xác thực thông tin địa điểm liên quan trên vận đơn: Dù nhà vận chuyển không chịu trách nhiệm xác minh người nhận hàng có thực sự đúng với điểm đến hay không, người lập vận đơn vẫn nên đảm bảo rằng người nhận hàng hoặc người được thông báo có địa chỉ tại cùng quốc gia với nơi hàng hóa được giao đến. Nếu không tuân thủ, việc khai báo tại cảng đến (POD) có thể bị trì hoãn, gây gián đoạn toàn bộ hành trình vận chuyển.

• Kiểm tra kỹ thông tin hàng hóa trước khi lập vận đơn: Chi tiết về lô hàng trên vận đơn cần phải trùng khớp với thông tin mà khách hàng cung cấp ở các giai đoạn: đặt chỗ, giao hàng tại cảng và các giấy tờ phê duyệt liên quan.

• Đảm bảo thể hiện đúng việc giao nhận hàng trên tàu: Vận đơn cần thể hiện rõ ràng việc hàng hóa đã được nhận để giao hoặc đã được xếp lên tàu. Các thông tin này phải đầy đủ và chính xác, bởi chúng có giá trị pháp lý trong trường hợp phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

• Không đưa các điều khoản thương mại vào vận đơn: Vận đơn chỉ phản ánh hợp đồng vận tải, không liên quan đến các thỏa thuận thương mại như giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng (Incoterms), hay thư tín dụng (L/C). Các hãng tàu thường khuyến cáo không đưa những nội dung này vào vận đơn vì chúng không thuộc phạm vi điều chỉnh của hợp đồng vận chuyển.
• Phát hành đúng số lượng bản gốc và đánh dấu rõ ràng: Khi phát hành vận đơn, nếu có cả bản gốc và bản sao, cần đảm bảo số lượng bản gốc được ghi rõ, phát hành đúng số lượng và đánh dấu phù hợp trên từng bản. Điều này giúp hạn chế nguy cơ thất lạc, làm giả hoặc sử dụng sai mục đích.

7. Dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc về Việt Nam – Nhập Khẩu Chính Ngạch

Trong nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt từ Trung Quốc về Việt Nam, bill of lading (vận đơn) là chứng từ then chốt xác nhận hợp đồng vận tải và đảm bảo hàng được giao đúng người, đúng nơi, đúng thời điểm. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc kiểm tra và xử lý vận đơn.

Hiểu rõ điều đó, Nhập Khẩu Chính Ngạch – dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc về Việt Nam, không chỉ tối ưu chi phí vận chuyển mà còn hỗ trợ toàn diện về nghiệp vụ chứng từ, đặc biệt là bill of lading giúp hàng hóa thông quan suôn sẻ, đúng pháp luật.

Tại sao nên lựa chọn dịch vụ vận chuyển hàng hóa Trung Quốc về Việt Nam của Nhập Khẩu Chính Ngạch?

• Cước phí minh bạch: Báo giá rõ ràng, không phụ phí ẩn, doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách, tránh phát sinh không mong muốn.
• Chứng từ đầy đủ – Hỗ trợ kê khai thuế hợp pháp: Mỗi đơn hàng đều đi kèm bộ hồ sơ chuẩn: Invoice, CO, CQ, hóa đơn VAT (đối với đơn hàng TMĐT như Taobao, 1688…).
• Cam kết bảo hiểm 100%: Hàng hóa được bảo hiểm toàn bộ giá trị khai báo. Mọi sự cố như mất mát, hư hỏng đều được hoàn tiền 100%.
• Giao hàng nhanh chỉ sau 2 – 3 ngày: Sau khi thông quan, hàng về kho tại Việt Nam chỉ trong 48 – 72h, giúp khách hàng xoay vòng vốn hiệu quả.
  Khai báo hải quan chuẩn chỉnh: Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm đảm nhiệm mọi thủ tục: khai mã HS, nộp thuế, xin giấy phép chuyên ngành… đúng quy định pháp luật, hạn chế rủi ro kiểm tra luồng đỏ.
• Tuyến vận chuyển linh hoạt: Lựa chọn tuyến phù hợp như Bằng Tường – Hà Nội, Bằng Tường – TP.HCM giúp tối ưu thời gian và chi phí giao hàng.
• Hỗ trợ 24/7 – Đội ngũ thành thạo tiếng Trung: Tư vấn viên chuyên nghiệp, am hiểu xuất nhập khẩu và ngôn ngữ, luôn đồng hành cùng khách hàng từ khâu đầu đến khi nhận hàng thành công.

Hiểu rõ bill of lading là gì và cách đọc vận đơn đúng chuẩn sẽ giúp bạn tránh được sai sót không đáng có khi nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn còn bối rối trong việc xử lý chứng từ hoặc cần hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của vận đơn, đừng ngần ngại liên hệ Nhập Khẩu Chính Ngạch. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm, chúng tôi sẵn sàng đồng hành cùng bạn từ khâu kiểm tra vận đơn, khai báo hải quan cho đến giao nhận hàng hóa nhanh chóng, minh bạch và chuẩn chỉnh từng bước!