Kiểm hóa là gì? Khi nào bị kiểm tra và cách xử lý như thế nào?

1. Kiểm hóa là gì?

Kiểm hóa là quá trình cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa so với khai báo trong tờ khai hải quan, nhằm xác minh tính trung thực và đúng quy định pháp luật.

Kiểm hóa được quy định rõ trong Luật Hải quan 2014 và các văn bản hướng dẫn như Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC). Đây là một biện pháp nghiệp vụ quan trọng của cơ quan quản lý để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật, chống gian lận thương mại, trốn thuế hoặc vận chuyển hàng cấm.

2. Các hình thức kiểm hóa phổ biến

Tùy thuộc vào tính chất của lô hàng và mức độ rủi ro, cơ quan Hải quan sẽ áp dụng các hình thức kiểm tra thực tế khác nhau:

• Kiểm tra thủ công (Mở kiện): Công chức Hải quan sẽ trực tiếp mở container hoặc kiện hàng để kiểm đếm số lượng, xem xét nhãn mác (shipping mark), chủng loại, quy cách đóng gói và hình dáng bên ngoài của hàng hóa. Hình thức này có thể kiểm 100% lô hàng hoặc kiểm tra xác suất một tỷ lệ nhất định (ví dụ: 5%, 10%).

• Kiểm tra bằng máy soi: Hàng hóa được đưa qua hệ thống máy soi chiếu container chuyên dụng (thường áp dụng tại các cảng biển, cửa khẩu lớn). Phương pháp này giúp tiết kiệm thời gian, thường áp dụng cho luồng Vàng có nghi vấn hoặc soi chiếu trước khi hàng cập cảng.

• Kiểm hóa không phá hủy: Sử dụng các thiết bị công nghệ chuyên dụng để kiểm tra cấu trúc, thành phần bên trong mà không làm ảnh hưởng đến bao bì gốc hoặc chất lượng sản phẩm.

• Kiểm hóa hộ: Áp dụng khi hàng hóa đang lưu giữ tại kho, cảng thuộc quản lý của một Chi cục Hải quan khác với Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp mở tờ khai. Cơ quan Hải quan tiếp nhận hồ sơ sẽ ủy quyền cho đơn vị Hải quan địa phương nơi có hàng tiến hành kiểm tra thực tế.

3. Khi nào hàng hóa bị kiểm hóa?

Một lô hàng xuất khẩu hoặc nhập khẩu sẽ bị chuyển sang bước kiểm tra thực tế nếu rơi vào một trong các trường hợp cụ thể sau đây:

Hệ thống phân luồng Đỏ tự động

Hệ thống quản lý rủi ro của Hải quan (VNACCS) tự động phân tích dữ liệu và chỉ định kiểm hóa đối với:

• Doanh nghiệp có lịch sử tuân thủ pháp luật thấp, từng bị xử phạt hành chính hoặc có nợ thuế kéo dài.

• Các mặt hàng có rủi ro cao về thuế suất, dễ gian lận thương mại hoặc hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành nghiêm ngặt.

• Hàng hóa có xuất xứ (C/O) từ các quốc gia, vùng lãnh thổ nằm trong danh sách cảnh báo cao về gian lận xuất xứ hoặc chuyển tải bất hợp pháp.

Cơ quan Hải quan phát hiện nghi vấn khi kiểm tra hồ sơ

Trong quá trình kiểm tra hồ sơ giấy (luồng Vàng), công chức Hải quan phát hiện các điểm bất thường và chuyển luồng Đỏ:

• Mâu thuẫn thông tin: Số liệu về trọng lượng, số lượng, quy cách đóng gói giữa các chứng từ gốc (Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading) không trùng khớp nhau.

• Nghi ngờ về mã HS và thuế suất: Tên hàng khai báo chung chung, có dấu hiệu áp sai mã HS code nhằm giảm số thuế phải nộp.

• Nghi ngờ về trị giá hải quan: Mức giá khai báo thấp hơn hẳn so với cơ sở dữ liệu giá của Tổng cục Hải quan đối với cùng một mặt hàng.

Kiểm tra ngẫu nhiên và theo chuyên đề

• Lựa chọn ngẫu nhiên: Hệ thống tự động chọn một tỷ lệ nhỏ các lô hàng thuộc doanh nghiệp ưu tiên hoặc doanh nghiệp tuân thủ tốt để kiểm tra xác suất nhằm đánh giá tuân thủ chung.

• Kiểm tra theo chuyên đề: Thực hiện theo chỉ đạo, đợt cao điểm của Tổng cục Hải quan hoặc Cục Hải quan địa phương đối với một nhóm mặt hàng cụ thể (ví dụ: linh kiện điện tử, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng, phế liệu).

=>> Giấy luồng xanh là gì? Các luồng hải quan trong khai báo hải quan

4. Bị kiểm hóa xử lý ra sao?

Khi nhận kết quả phân luồng Đỏ hoặc có quyết định kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần nhanh chóng thực hiện các bước sau để tránh ùn ứ hàng hóa:

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ gốc

Tập hợp đầy đủ bộ hồ sơ hải quan bản gốc bao gồm hợp đồng (Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy phép chuyên ngành (nếu có).

Bước 2: Đăng ký cắt chì (seal) và hạ container

Làm việc với hãng tàu và cảng để làm thủ tục chuyển container về bãi kiểm hóa (đối với hàng FCL) hoặc chuyển hàng vào kho CFS (đối với hàng LCL).

Bước 3: Phối hợp cùng công chức Hải quan

Người khai hải quan (hoặc đơn vị dịch vụ logistics) phải có mặt tại bãi kiểm hóa, xuất trình hàng hóa, hỗ trợ công nhân cảng mở kiện hàng khi có yêu cầu từ công chức kiểm hóa.

Bước 4: Nhận kết quả và hoàn thành thủ tục

• Nếu hàng đúng khai báo: Hải quan sẽ xác nhận thông quan trên hệ thống. Doanh nghiệp tiến hành kẹp lại chì mới (chì hãng tàu hoặc chì hải quan) và lấy hàng.
• Nếu phát hiện sai lệch: Hải quan sẽ lập biên bản vi phạm. Doanh nghiệp phải giải trình, bổ sung chứng từ, sửa tờ khai hoặc nộp phạt hành chính tùy theo mức độ sai phạm.

5. Quy trình kiểm hóa thực tế diễn ra như thế nào?

Việc kiểm tra thực tế hàng hóa không diễn ra tùy tiện mà tuân theo một trình tự nghiệp vụ chặt chẽ của cơ quan quản lý. Để chủ động về thời gian và chi phí, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình kiểm hóa phổ biến tại các cảng biển, cảng hàng không và cảng cạn (ICD) hiện nay.

Sau khi khai tờ khai và phân luồng Đỏ

Ngay khi hệ thống VNACCS trả kết quả phân luồng Đỏ, phần mềm sẽ hiển thị rõ hình thức kiểm tra (soi chiếu máy soi hay kiểm tra thủ công) kèm tên công chức hải quan được phân công tiếp nhận.

Lúc này, người khai hải quan cần in tờ khai, chuẩn bị sẵn bộ chứng từ giấy bản gốc và đến trực tiếp văn phòng của Chi cục Hải quan nơi lưu giữ hàng hóa để nộp hồ sơ, đăng ký lịch kiểm hóa.

Chuẩn bị container và nhân sự bốc xếp

Doanh nghiệp tiến hành làm việc với đơn vị quản lý cảng, kho bãi để thực hiện các thủ tục hậu cần:

• Đối với hàng nguyên container (FCL): Làm thủ tục và đóng phí nâng hạ để xe đầu kéo di chuyển container từ bãi chứa (CY) về khu vực bãi kiểm hóa tập trung hoặc trạm soi chiếu.

• Đối với hàng lẻ (LCL): Đăng ký với quản lý kho CFS để đưa kiện hàng ra khu vực kiểm tra dành riêng cho hàng rời.

• Bố trí nhân công: Doanh nghiệp phải chủ động thuê công nhân của cảng hoặc tự bố trí người để sẵn sàng cắt seal (chì), bốc dỡ hàng hóa từ container xuống bãi khi có yêu cầu.

Tiến hành kiểm hóa dưới sự giám sát của Hải quan

Khi công chức hải quan phụ trách có mặt tại bãi, quy trình kiểm tra thực tế sẽ được thực hiện công khai dưới sự chứng kiến của đại diện doanh nghiệp:

• Cán bộ hải quan giám sát việc cắt chì hãng tàu, đối chiếu số seal thực tế với chứng từ.

• Tiến hành mở cửa container, yêu cầu bốc dỡ một phần hoặc toàn bộ hàng hóa tùy thuộc vào quyết định kiểm tra xác suất hay kiểm tra 100%.

• Công chức hải quan thực hiện đo đạc kích thước, kiểm đếm số lượng, xem xét quy cách đóng gói, kiểm tra nhãn mác gốc và chụp ảnh tư liệu để đối chiếu trực tiếp với các thông tin doanh nghiệp đã truyền trên tờ khai.

Kết luận kiểm hóa và phương án xử lý

Dựa trên kết quả ghi nhận thực tế tại bãi, cơ quan Hải quan sẽ đưa ra kết luận và áp dụng các phương án xử lý cụ thể:

• Trường hợp kết quả trùng khớp: Cán bộ hải quan xác nhận hàng đúng khai báo trên hệ thống. Doanh nghiệp thực hiện kẹp lại chì hải quan (hoặc chì mới của hãng tàu), hoàn thành nghĩa vụ thuế để được cấp phép thông quan và kéo hàng về kho.

• Trường hợp phát sinh sai lệch nhỏ: Nếu phát hiện sai sót không cố ý và không làm thay đổi bản chất hàng hóa (như lệch nhẹ trọng lượng do bao bì, sai sót lỗi chính tả trên nhãn mác, thừa thiếu số lượng nhỏ do đóng gói), Hải quan sẽ lập biên bản vi phạm hành chính, ra quyết định xử phạt tiền, đồng thời hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện sửa đổi, bổ sung tờ khai theo quy định.

• Trường hợp sai phạm nghiêm trọng: Nếu phát hiện doanh nghiệp cố tình gian lận (như khai sai mã HS để trốn thuế, nhập lậu hàng cấm, giả mạo xuất xứ, hàng hóa khác biệt hoàn toàn so với chứng từ), cơ quan Hải quan sẽ lập biên bản chứng nhận vi phạm, ra quyết định dừng thông quan, truy thu thuế và tạm giữ toàn bộ lô hàng để chuyển cho bộ phận điều tra chống buôn lậu xử lý theo pháp luật.

6. Thời gian kiểm hóa và lưu ý quan trọng

Thời gian thực hiện và chi phí phát sinh

Quá trình kiểm hóa thường kéo dài từ vài giờ cho đến 1 – 2 ngày làm việc. Thời gian cụ thể phụ thuộc vào khối lượng hàng hóa, tốc độ hạ container của cảng bãi và số lượng phương tiện chờ tại bãi kiểm.

Bên cạnh đó, chủ hàng phải thanh toán các khoản chi phí phát sinh bắt buộc bao gồm: Phí nâng hạ container, phí thuê công nhân bốc xếp, cắt seal, kẹp chì mới, phí lưu kho, lưu bãi hoặc lưu container (DEM/DET) nếu phát sinh sai phạm cần giải trình kéo dài.

5 nguyên tắc cốt lõi doanh nghiệp cần lưu ý khi bị kiểm hóa

Khi rơi vào diện kiểm tra thực tế, doanh nghiệp cần bình tĩnh phối hợp xử lý theo các nguyên tắc sau:

• Không đối đầu với Hải quan: Tránh tranh cãi trực tiếp hoặc tỏ thái độ bất hợp tác. Điều này có thể khiến quá trình kiểm tra kéo dài hơn hoặc khiến lô hàng bị rơi vào diện kiểm tra gắt gao hơn.

• Luôn có người giám sát: Cử cán bộ phụ trách xuất nhập khẩu hoặc đại lý hải quan có kinh nghiệm để giám sát trực tiếp quá trình kiểm hóa tại bãi và ghi nhận đầy đủ biên bản.

• Chuẩn bị giấy tờ đầy đủ: Có sẵn hóa đơn, phiếu đóng gói, hợp đồng, chứng nhận xuất xứ, tài liệu kỹ thuật để trình bày và giải trình ngay khi công chức kiểm hóa yêu cầu.

• Ký biên bản kiểm hóa chính xác: Chỉ ký biên bản nếu nội dung phản ánh đúng tình trạng hàng hóa thực tế và nhận xét kiểm tra. Nếu phát hiện sai lệch, cần ghi rõ ý kiến phản đối hoặc bổ sung của doanh nghiệp vào biên bản trước khi ký.

• Xử lý hậu kiểm nếu có sai sót: Nếu bị xác định khai sai, hãy chủ động phối hợp để nộp phạt, nộp bổ sung thuế và làm thủ tục chỉnh sửa tờ khai đúng theo quy định tại Điều 20, Thông tư 38/2015/TT-BTC.

7. Làm sao để hạn chế nguy cơ bị kiểm hóa hàng hóa?