C/O bị từ chối do đâu? Xem 17 lý do theo Quyết định 467/QĐ-CHQ, cách xử lý và kinh nghiệm hạn chế sai sót C/O khi nhập khẩu.

Bùi Văn Tuyên

19/08/2026

Chia sẻ bài viết

C/O bị từ chối có thể khiến doanh nghiệp không được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt như dự kiến, đồng thời phát sinh thời gian xử lý hồ sơ và ảnh hưởng đến kế hoạch thông quan hàng hóa. Vì vậy, khi C/O không được cơ quan hải quan chấp nhận, doanh nghiệp cần xác định chính xác lý do trước khi yêu cầu sửa đổi, cấp lại hoặc bổ sung chứng từ. Bài viết dưới đây tổng hợp nguyên nhân C/O bị từ chối, các lý do theo Quyết định 467/QĐ-CHQ và hướng xử lý, giúp doanh nghiệp chủ động hạn chế rủi ro trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu.

1. Nguyên nhân C/O bị từ chối

C/O (Certificate of Origin) là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa. Trong hoạt động nhập khẩu, chứng từ chứng nhận xuất xứ có thể là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xem xét áp dụng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo FTA tương ứng.

Tuy nhiên, việc có C/O không đồng nghĩa doanh nghiệp chắc chắn được hưởng ưu đãi. Cơ quan hải quan còn kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ, thông tin khai báo, tiêu chí xuất xứ và sự phù hợp giữa C/O với hồ sơ cũng như hàng hóa thực tế.

Một số nhóm nguyên nhân thường khiến C/O bị từ chối gồm:

C/O không hợp lệ về hình thức: sai mẫu, thiếu thông tin bắt buộc, chữ ký hoặc con dấu không phù hợp.
Sai thông tin hàng hóa: tên hàng, số lượng, trọng lượng hoặc mã HS trên C/O có sự khác biệt với hồ sơ hải quan hoặc hàng thực tế.
Không đáp ứng quy tắc xuất xứ: hàng hóa không thỏa mãn hoặc khai không đúng tiêu chí như WO, RVC, CTH, CTSH…
Sai quy định về cấp C/O: chẳng hạn C/O cấp sau, C/O thay thế nhưng không đáp ứng điều kiện của FTA tương ứng.
Sai quy định về hóa đơn bên thứ ba: thiếu thông tin hoặc cách thể hiện không đáp ứng quy định.
Không đáp ứng điều kiện vận chuyển: hồ sơ không đủ căn cứ chứng minh hàng hóa đáp ứng quy định về vận chuyển theo hiệp định áp dụng.
Không có kết quả xác minh đúng thời hạn: cơ quan hải quan không nhận được kết quả xác minh trong thời hạn theo quy định.
Quá thời hạn nộp: Nộp C/O chậm hơn thời gian quy định của pháp luật hoặc hiệp định thương mại.

Điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là mỗi hiệp định thương mại tự do có thể quy định khác nhau về quy tắc xuất xứ và cách thể hiện chứng từ. Vì vậy, cùng một cách khai trên C/O có thể phù hợp với FTA này nhưng chưa chắc phù hợp với FTA khác.

2. Danh sách các lý do từ chối C/O theo Quyết định 467

Ngày 29/4/2025, Cục Hải quan ban hành Quyết định 467/QĐ-CHQ về Quy trình kiểm tra, xác định xuất xứ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Phụ lục III kèm theo Quyết định liệt kê các lý do từ chối C/O bằng tiếng Việt và cách thể hiện bằng tiếng Anh.

Dưới đây là 17 trường hợp được tổng hợp theo Phụ lục III:

STT	Lý do từ chối (tiếng Việt)	Lý do từ chối (tiếng Anh)
1	C/O cấp thay thế nhưng không đáp ứng quy định về cấp thay thế (thiếu dẫn chiếu số C/O ban đầu)	– No replaced reference C/O number – Not show the replaced reference C/O number – The new C/O did not reflect the Ref No and date of the previous one
2	Tiêu chí xuất xứ không phù hợp (ví dụ: RVC, WO, CTSH, CTH…)	Inappropriate/Wrong/Incorrect origin criteria (for example: RVC, WO, CTSH, CTH…)
3	Dấu, Chữ ký trên C/O không có trong bộ dấu, chữ ký mẫu	– Unrecognised/Illegible signature and stamp – Incorrect specimen signature and stamp
4	Khai báo trên C/O sai khác với khai báo trên tờ khai và thực tế hàng nhập khẩu (ví dụ: tên hàng, mã số HS, số lượng, trọng lượng ….)	Information discrepancies between C/O with Customs Declaration and imported goods (example: Name of goods/description/quantity/weight…)
5	Mã số HS trên C/O không đúng với thực tế hàng hóa NK khai trên tờ khai hải quan	HS codes are different between C/O and imported goods
6	C/O được cấp sau nhưng không đánh dấu vào ô “Issued Retroactively”	No tick on box “Issued Retroactively”
7	C/O được cấp sau nhưng đánh dấu vào ô “Issued Retroactively” không đúng quy định	Wrong mark on box “Issued Retroactively”
8	Quá thời hạn xác minh mà cơ quan hải quan không nhận được kết quả	No verification result within retroactive check time
9	Hàng hóa trên C/O được cấp sai tiêu chí (ví dụ: RVC, WO, CTSH, CTH…)	– Origin criteria(s) is/are not correct – Goods are not subject to origin criterion in the C/O (example: RVC, WO, CTSH, CTH…)
10	Phụ lục đính kèm C/O không được cấp theo quy định	Illegal annex to C/O
11	C/O cấp trong trường hợp có hóa đơn bên thứ 3 nhưng tại ô số 7 không thể hiện tên nước phát hành hóa đơn	– Country of invoicing not shown in box 7 while third party invoicing. – C/O was not issued correctly according to rule of third country invoicing
12	C/O mẫu E cấp thay thế (Hiệp định không quy định)	Replaced C/O form E is not allowed
13	Tại ô số 1 C/O mẫu E đứng tên người thừa ủy quyền	Entrusted company in the box 1
14	Ô số 11 không có chữ ký của người XK (Mẫu E, D)	No exporter’s signature in the box 11 (C/O form E, D)
15	Trường hợp lô hàng nhập khẩu quá cảnh qua một nước thành viên/không thành viên nhưng hồ sơ hải quan không có vận tải đơn chở suốt, chứng từ vận tải được cấp tại nước xuất khẩu	– Direct consignment without through B/L issuing in the exporting country – Goods not qualified according to rule of direct transportation
16	Trường hợp hóa đơn bên thứ 3 nhưng C/O không cấp đúng quy định	– Illegal third party invoicing C/O – Third country invoicing is not issued in accordance with the provision of Agreement
17	C/O không đúng thể thức quy định	Incorrect C/O form

Danh sách này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp cần xác định vì sao C/O bị từ chối và trao đổi với nhà xuất khẩu hoặc cơ quan cấp C/O ở nước xuất khẩu.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên chỉ đối chiếu với bảng trên rồi kết luận C/O chắc chắn hợp lệ hay không hợp lệ. Việc đánh giá cuối cùng còn phải căn cứ FTA áp dụng, quy tắc xuất xứ cụ thể, loại chứng từ, hồ sơ của lô hàng và quy định pháp luật liên quan tại thời điểm làm thủ tục.

XEM THÊM:

3. Cách xử lý C/O bị từ chối

Khi C/O bị từ chối, doanh nghiệp cần xác định chính xác nguyên nhân trước khi thực hiện sửa đổi hoặc xin cấp lại chứng từ. Tùy vào lỗi trên C/O và quy định của FTA áp dụng, doanh nghiệp có thể xử lý theo các hướng sau:

3.1 Kiểm tra kỹ lý do C/O bị từ chối

Trước tiên, doanh nghiệp cần đọc kỹ lý do từ chối được cơ quan hải quan ghi nhận trên hệ thống hoặc thông báo chính thức. Đây là căn cứ để xác định C/O đang gặp lỗi về hình thức, thông tin khai báo, tiêu chí xuất xứ hay điều kiện áp dụng ưu đãi.

Sau đó, đối chiếu C/O với tờ khai hải quan và bộ chứng từ của lô hàng, đặc biệt là:

Tên hàng, mã HS, số lượng và trọng lượng;
Số, ngày hóa đơn thương mại;
Tiêu chí xuất xứ;
Thông tin nhà xuất khẩu, nhà nhập khẩu;
Chữ ký, con dấu và ngày cấp C/O;
Thông tin về hóa đơn bên thứ ba, vận chuyển hoặc quá cảnh nếu có.

Xác định đúng lỗi ngay từ đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp và tránh mất thời gian sửa đổi chứng từ nhiều lần.

3.2 Đề nghị cấp lại hoặc sửa đổi C/O

Nếu C/O có thông tin cần điều chỉnh, doanh nghiệp nên liên hệ với nhà xuất khẩu để làm việc với cơ quan/tổ chức có thẩm quyền cấp C/O tại nước xuất khẩu.

Tùy quy định của từng hiệp định và từng trường hợp, chứng từ có thể được sửa đổi, cấp lại, cấp thay thế hoặc cấp sau theo hình thức được FTA tương ứng cho phép.

Doanh nghiệp cần lưu ý không phải mọi trường hợp C/O bị từ chối đều có thể xử lý bằng cách xin một C/O mới. Trước khi thực hiện, cần kiểm tra quy định của FTA về C/O cấp thay thế, cấp sau và cách thể hiện thông tin trên chứng từ.

3.3 Giải trình và bổ sung chứng từ

Nếu vấn đề liên quan đến sai sót kỹ thuật hoặc cơ quan hải quan cần thêm căn cứ để kiểm tra xuất xứ, doanh nghiệp có thể chuẩn bị hồ sơ giải trình và cung cấp chứng từ bổ sung theo yêu cầu.

Các tài liệu có thể bao gồm Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading, chứng từ vận tải, bảng kê nguyên phụ liệu, chứng từ sản xuất hoặc tài liệu chứng minh xuất xứ khác tùy từng trường hợp.

Quan trọng là doanh nghiệp phải chứng minh được sự liên kết giữa C/O, hàng hóa thực tế và các chứng từ trong bộ hồ sơ. Với lỗi kỹ thuật, cần đánh giá bản chất sai sót và quy định của FTA trước khi kết luận C/O có phải sửa đổi hay không.

3.4 Thực hiện nghĩa vụ thuế khi C/O chưa được chấp nhận

Trong trường hợp chưa có C/O hợp lệ hoặc chứng từ xuất xứ chưa được cơ quan hải quan chấp nhận để hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt, doanh nghiệp cần thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định áp dụng tại thời điểm làm thủ tục.

Sau đó, nếu doanh nghiệp bổ sung được chứng từ chứng nhận xuất xứ hợp lệ trong thời hạn và đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục xử lý tiền thuế theo quy định hiện hành.

Vì vậy, khi C/O gặp vấn đề, doanh nghiệp nên đồng thời xem xét thời hạn bổ sung chứng từ, số tiền thuế chênh lệch và thời gian xử lý C/O để lựa chọn phương án phù hợp, tránh ảnh hưởng đến tiến độ thông quan.

Tóm lại, khi nhận thông báo C/O bị từ chối, nên xử lý theo trình tự: Kiểm tra lý do → Đối chiếu quy định FTA → Giải trình nếu có cơ sở → Sửa đổi/cấp lại C/O nếu cần → Xử lý nghĩa vụ thuế theo quy định.

4. Cách hạn chế tình trạng C/O bị từ chối

Để hạn chế C/O bị từ chối, doanh nghiệp nên kiểm soát chứng từ ngay từ khâu chuẩn bị thay vì chờ đến khi làm thủ tục hải quan mới phát hiện sai sót. Một số biện pháp quan trọng gồm:

Kiểm tra kỹ thông tin trước khi khai: Đối chiếu tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, tiêu chí xuất xứ, số hóa đơn, ngày cấp và các thông tin quan trọng trên C/O trước khi khai báo hải quan.
Đồng bộ dữ liệu giữa các chứng từ: Đảm bảo thông tin trên C/O phù hợp với Commercial Invoice, Packing List, Bill of Lading và tờ khai hải quan, hạn chế các sai lệch có thể dẫn đến yêu cầu giải trình hoặc xác minh.
Cập nhật quy định mới thường xuyên: Theo dõi các quy định về xuất xứ hàng hóa, FTA và hướng dẫn của cơ quan hải quan để kịp thời điều chỉnh quy trình kiểm tra C/O, đặc biệt với các trường hợp như hóa đơn bên thứ ba, C/O cấp sau hoặc C/O thay thế.
Lưu trữ hồ sơ đầy đủ: Sắp xếp và lưu giữ C/O cùng các chứng từ liên quan một cách khoa học để có thể nhanh chóng cung cấp tài liệu khi cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra, giải trình hoặc xác minh xuất xứ.
Làm việc với đơn vị logistics uy tín: Với doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm về C/O, lựa chọn đơn vị logistics hoặc tư vấn xuất nhập khẩu có chuyên môn sẽ giúp kiểm tra chứng từ, phát hiện sớm sai sót và hỗ trợ xử lý khi phát sinh vấn đề.

C/O bị từ chối có thể khiến doanh nghiệp mất quyền hưởng ưu đãi thuế, phát sinh thêm chi phí và kéo dài thời gian xử lý hàng hóa. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ C/O, đồng bộ thông tin giữa các chứng từ và thường xuyên cập nhật quy định về xuất xứ để chủ động hạn chế sai sót.

Nếu doanh nghiệp cần nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, NKCN Logistics cung cấp giải pháp vận chuyển và hỗ trợ thủ tục xuất nhập khẩu với chứng từ đầy đủ, quy trình minh bạch, giúp khách hàng thuận tiện hơn trong quá trình nhập hàng và thông quan. Liên hệ NKCN Logistics để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp với nhu cầu và từng loại hàng hóa.

Bùi Văn Tuyên

Chuyên gia logistics

Tôi là người kiểm duyệt nội dung tại website Nhập Khẩu Chính Ngạch, với hơn 7 năm kinh nghiệm nghiên cứu thị trường Trung Quốc và logistics, đặc biệt là nhập hàng Trung Quốc chính ngạch. Mỗi bài viết được chia sẻ đều hướng đến sự rõ ràng, dễ áp dụng, giúp các doanh nghiệp và cá nhân nhập khẩu hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tuân thủ đúng quy định pháp luật.