Nhập hàng Trung Quốc cần giấy tờ gì? Hồ sơ cần chuẩn bị

Nhập hàng Trung Quốc cần giấy tờ gì khi đi chính ngạch hoặc nhập tiểu ngạch, qua dịch vụ trung gian? Với hàng nhập chính ngạch, bạn cần chuẩn bị tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại trong trường hợp phải nộp và các chứng từ phù hợp với mặt hàng, tuyến vận chuyển. Khi nhập tiểu ngạch hoặc thuê bên mua hộ, gom hàng, bạn nên hỏi rõ ai đứng tên nhập khẩu và khi nhận hàng sẽ được bàn giao chứng từ nào, nhất là nếu cần hóa đơn để hạch toán tiền hàng. NKCN Logistics sẽ hướng dẫn bạn cách chuẩn bị và kiểm tra giấy tờ theo từng hình thức trước khi đặt cọc.

1. Nhập khẩu chính ngạch hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam

Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch thường gồm chứng từ giao dịch, chứng từ vận tải và giấy tờ do người khai hải quan chuẩn bị tại Việt Nam. Danh sách thực tế phụ thuộc vào mặt hàng, tuyến vận chuyển và hình thức giao dịch. Trước khi chuyển tiền, bạn nên xác định ai đứng tên nhập khẩu, mã HS dự kiến và giấy tờ nào phải có trước khi hàng đi.

1.1 Giấy tờ từ phía nhà xuất khẩu Trung Quốc

Nhà cung cấp thường chuẩn bị hóa đơn thương mại và phiếu đóng gói. Hợp đồng do hai bên thống nhất, còn chứng từ vận tải do hãng vận tải hoặc đơn vị giao nhận phát hành. Bạn nên chốt trước ai chịu trách nhiệm cung cấp từng chứng từ và thời điểm gửi bản nháp để kiểm tra.

Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract)

Hai bên thống nhất tên hàng, quy cách, số lượng, đơn giá, phương thức thanh toán và điều kiện giao hàng theo Incoterms nếu áp dụng. Nên ghi rõ trách nhiệm của nhà cung cấp đối với các chứng từ đã cam kết, nhất là khi bạn cần C/O để đề nghị hưởng ưu đãi thuế.

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)

Đây là một trong các chứng từ dùng để khai và xác định trị giá hải quan. Người khai nộp hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương khi người mua phải thanh toán cho người bán, theo quy định áp dụng cho giao dịch. Hãy đối chiếu tên hàng, số lượng, đơn giá và đồng tiền thanh toán trước khi khai báo.

Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu thể hiện số kiện, quy cách đóng gói, trọng lượng và số lượng hàng. Bạn dùng chứng từ này để đối chiếu khi kiểm hàng hoặc xác định kiện nào bị thiếu. Hợp đồng và Packing List nên được lưu để phục vụ giao dịch và đối chiếu hồ sơ.

Vận đơn hoặc chứng từ vận tải

Với hàng đi biển, chứng từ thường gặp là vận đơn đường biển (B/L). Với hàng không, đó là vận đơn hàng không (AWB). Nếu đi qua cửa khẩu biên giới đường bộ, hãy hỏi đơn vị vận chuyển về chứng từ giao nhận của tuyến và xác định giấy tờ cần nộp theo quy định áp dụng cho lô hàng.

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O mẫu E)

C/O mẫu E có thể dùng để đề nghị hưởng thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo Hiệp định Thương mại hàng hóa ASEAN – Trung Quốc. Lô hàng còn phải đáp ứng các điều kiện áp dụng, trong đó có quy tắc xuất xứ và quy định về vận chuyển trực tiếp. Hãy hỏi khả năng cung cấp C/O ngay khi đàm phán để dự trù thuế sát hơn.

Giấy phép xuất khẩu hoặc chứng thư chuyên ngành

Tùy mặt hàng, nhà xuất khẩu có thể phải xin giấy phép tại Trung Quốc hoặc phối hợp cung cấp chứng thư phục vụ thủ tục nhập khẩu tại Việt Nam. Nếu cần chứng thư kiểm dịch hoặc tài liệu kỹ thuật, hãy thống nhất nội dung và thời điểm nhận trước khi hàng rời kho.

1.2 Giấy tờ từ phía nhà nhập khẩu tại Việt Nam

Bên đứng tên nhập khẩu sử dụng chứng từ từ nhà cung cấp để khai hải quan, thực hiện nghĩa vụ thuế và xử lý thủ tục chuyên ngành nếu có. Khi thuê đại lý làm thủ tục, bạn nên thống nhất người phụ trách kiểm tra bản khai và thời điểm bàn giao hồ sơ.

Thông tin đăng ký kinh doanh và mã số thuế

Chuẩn bị thông tin của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đứng tên nhập khẩu để đăng ký, khai báo và thực hiện nghĩa vụ thuế. Giấy đăng ký kinh doanh là giấy tờ về chủ thể, còn thành phần hồ sơ nộp cho từng lô được xác định theo thủ tục hải quan tương ứng.

Tờ khai hải quan điện tử

Theo Thông tư 121/2025/TT-BTC, người khai điền các thông tin như tên hàng, mã HS, số lượng, trị giá và xuất xứ trên hệ thống hải quan. Trước khi truyền tờ khai, hãy đối chiếu dữ liệu với hóa đơn và các chứng từ liên quan, nhất là đơn vị tính và mô tả hàng.

Giấy phép nhập khẩu và hồ sơ chuyên ngành

Tùy từng sản phẩm, bạn có thể cần giấy phép, hồ sơ công bố, đăng ký kiểm tra hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành. Mỹ phẩm, thực phẩm, thiết bị y tế và hóa chất có yêu cầu riêng theo từng sản phẩm. Hãy kiểm tra dựa trên thành phần, công dụng và hồ sơ kỹ thuật trước khi đặt hàng.

Chứng từ nộp thuế và phí

Lưu chứng từ thanh toán thuế nhập khẩu, thuế GTGT khâu nhập khẩu và các khoản phí, lệ phí phát sinh theo trường hợp áp dụng. Khi nhận hàng, hãy đối chiếu các khoản này với số tờ khai và bảng quyết toán của lô hàng.

Ví dụ, nếu Packing List ghi 20 thùng, mỗi thùng 50 sản phẩm, còn hóa đơn ghi 1.000 sản phẩm, hãy kiểm tra quy đổi đơn vị trước khi khai. Nếu tổng số lượng hoặc mã sản phẩm lệch nhau, yêu cầu nhà cung cấp xác nhận và chỉnh chứng từ trước khi hàng đi.

THAM KHẢO: Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam từ A-Z

2. Nhập tiểu ngạch hoặc qua dịch vụ trung gian

Khi nhập hàng Trung Quốc, bạn cần xác định lô hàng được làm thủ tục theo hình thức nào và đơn vị trung gian phụ trách những việc gì. Một đơn vị có thể chỉ mua hộ, nhận ký gửi hoặc vận chuyển. Nếu cung cấp dịch vụ ủy thác nhập khẩu chính ngạch, đơn vị nhận ủy thác đứng tên nhập khẩu và thực hiện các công việc theo hợp đồng.

2.1 Trường hợp nhập hàng tiểu ngạch

Khi nhập hàng tiểu ngạch, người mua thường không nhận được đầy đủ hồ sơ nhập khẩu và hóa đơn cho phần tiền hàng. Đơn vị vận chuyển có thể chỉ bàn giao phiếu nhận hàng, biên nhận hoặc hóa đơn cước vận chuyển. Những giấy tờ này ghi nhận việc giao nhận hoặc thanh toán phí dịch vụ, nên người mua vẫn có thể thiếu chứng từ để chứng minh nguồn gốc và hạch toán tiền hàng.

Nếu bạn cần hóa đơn và hồ sơ để bán hàng trên sàn thương mại điện tử hoặc đưa hàng vào hệ thống phân phối, hãy ưu tiên nhập khẩu chính ngạch và xác nhận danh mục chứng từ được bàn giao trước khi đặt cọc.

XEM NGAY: So sánh xuất nhập khẩu hàng tiểu ngạch và chính ngạch: Lựa chọn nào tốt?

2.2 Trường hợp nhập hàng qua dịch vụ trung gian

Giấy tờ bạn nhận được phụ thuộc vào phạm vi công việc của đơn vị trung gian và cách giao dịch được thực hiện.

• Mua hộ, ký gửi hoặc vận chuyển: Hỏi rõ ai đứng tên nhập khẩu và ai giữ hồ sơ của lô hàng. Nếu đơn vị chỉ thu phí dịch vụ, hóa đơn của họ ghi nhận khoản phí đó. Với tiền hàng, bạn cần kiểm tra bộ chứng từ của giao dịch mua hàng.
• Ủy thác nhập khẩu chính ngạch: Thống nhất trong hợp đồng danh mục hồ sơ bàn giao, chẳng hạn như bản sao tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế nếu phát sinh, chứng từ khi giao trả hàng và hóa đơn phí ủy thác. Nếu cần hóa đơn cho phần giá trị hàng hóa, hãy xác nhận loại hóa đơn, bên lập và thời điểm nhận.
• Mua lại hàng từ đơn vị đã nhập khẩu tại Việt Nam: Yêu cầu hóa đơn cho giao dịch mua hàng trong nước. Nếu cần thêm tài liệu về nguồn gốc để đưa hàng lên sàn hoặc vào hệ thống phân phối, hãy hỏi bên bán có thể cung cấp giấy tờ nào cho đúng lô hàng.

Trước khi chốt đơn, bạn nên đề nghị đơn vị trung gian xác nhận bằng văn bản ai đứng tên nhập khẩu, hóa đơn ghi nhận khoản tiền nào và chứng từ nào sẽ được bàn giao. Đây là căn cứ để đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán.

3. NKCN Logistics – Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch uy tín

Tại NKCN Logistics, chúng tôi hỗ trợ chủ shop, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, từ kiểm tra thông tin sản phẩm đến vận chuyển và giao hàng tại Việt Nam. Trước khi bạn đặt hàng, đội ngũ của chúng tôi sẽ tư vấn giấy tờ cần chuẩn bị, thống nhất bên đứng tên nhập khẩu và xác nhận bộ chứng từ sẽ bàn giao khi nhận hàng.

• Hợp đồng rõ ràng: Phạm vi dịch vụ, trách nhiệm của mỗi bên và danh mục chứng từ bàn giao được ghi cụ thể trong hợp đồng.
• Báo giá minh bạch: Chúng tôi liệt kê các khoản đã bao gồm và thông báo trước những chi phí có thể phát sinh theo từng lô hàng.
• Đầy đủ chứng từ và hóa đơn VAT theo giao dịch: NKCN xác nhận trước hồ sơ bàn giao và khoản tiền ghi trên hóa đơn để bạn thuận tiện đối chiếu khi hạch toán.
• Hàng về kho Việt Nam trong 3 – 5 ngày với tuyến và lô hàng phù hợp: Thời gian dự kiến được xác nhận khi báo giá dựa trên lịch vận chuyển và tình trạng hồ sơ.
• Kho bãi hiện đại, chính chủ tại Việt Nam và Trung Quốc: Chúng tôi chủ động tiếp nhận, kiểm đếm và theo dõi hàng hóa tại hai đầu kho tại Trung Quốc và Việt Nam.
• Đội ngũ thành thạo tiếng Trung, am hiểu thị trường: Nhân viên NKCN Logistics hỗ trợ trao đổi với nhà cung cấp về quy cách hàng, thông tin đóng gói và chứng từ cần chuẩn bị đảm bảo lô hàng thông quan nhanh chóng, tối ưu chi phí cho khách hàng, doanh nghiệp.

Gửi link sản phẩm, số lượng, địa chỉ giao hàng và nhu cầu hóa đơn cho NKCN Logistics để được tư vấn hồ sơ và nhận báo giá theo lô nhanh chóng!

Để biết nhập hàng Trung Quốc cần giấy tờ gì, bạn nên xác định hình thức nhập khẩu, ai đứng tên trên tờ khai và những chứng từ sẽ nhận khi hàng về. Nếu cần hồ sơ nguồn gốc và hóa đơn để hạch toán, hãy thống nhất các giấy tờ này trước khi đặt cọc. Gửi link sản phẩm và số lượng dự kiến cho NKCN Logistics để được tư vấn hồ sơ và báo giá nhập khẩu chính ngạch theo từng lô.