Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc: Hướng dẫn từ A–Z

Để hàng hóa từ Trung Quốc được thông quan chính ngạch, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc hợp lệ. Chỉ cần một sai sót nhỏ như sai mã HS, thiếu CO hoặc không đính kèm kiểm định đúng quy định, lô hàng có thể bị giữ lại, truy thu thuế hoặc buộc tái xuất. Nếu doanh nghiệp chưa nắm chắc quy trình hoặc muốn tối ưu thời gian, chi phí, Nhập Khẩu Chính Ngạch là đơn vị đồng hành đáng tin cậy, hỗ trợ toàn diện, xử lý phát sinh và đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ. 

1. Tổng quan về hồ sơ nhập khẩu chính ngạch hàng Trung Quốc

Để hàng hóa từ Trung Quốc được thông quan hợp pháp và thuận lợi, doanh nghiệp cần nắm rõ yêu cầu về hồ sơ hải quan nhập khẩu Trung Quốc. Trước tiên, hãy cùng tìm hiểu khái niệm nhập khẩu chính ngạch là gì và vì sao nó đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động logistics quốc tế.

1.1. Nhập khẩu chính ngạch là gì?

Nhập khẩu chính ngạch là hình thức đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam thông qua các tuyến đường hợp pháp (đường bộ, đường biển, đường hàng không), có đăng ký hải quan đầy đủ, có hóa đơn chứng từ rõ ràng và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định pháp luật.

Với tuyến Trung Quốc – Việt Nam, hình thức này ngày càng phổ biến do nhu cầu thương mại cao và ưu thế vận chuyển ngắn ngày. Tuy nhiên, để lô hàng được thông quan thuận lợi, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị một bộ hồ sơ nhập khẩu chính ngạch đầy đủ và hợp lệ.

1.2. Vì sao cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ khi nhập khẩu chính ngạch?

Hồ sơ hải quan không chỉ là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động nhập khẩu mà còn đóng vai trò làm căn cứ pháp lý để:

• Được thông quan hàng hóa nhanh chóng, không bị ách tắc tại cửa khẩu.
• Hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định (ví dụ: C/O form E giúp giảm hoặc miễn thuế nhập khẩu).
• Hạch toán chi phí doanh nghiệp hợp lệ, phục vụ quyết toán thuế.
• Bảo vệ doanh nghiệp trong trường hợp xảy ra khiếu nại, kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra thuế.

Thiếu một hoặc nhiều chứng từ trong bộ hồ sơ không chỉ khiến lô hàng bị trì hoãn, mà còn có thể dẫn tới việc bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính hoặc thậm chí bị tịch thu hàng hóa. Do đó, hiểu rõ từng loại giấy tờ cần có là bước đầu tiên để nhập khẩu chính ngạch hiệu quả và bền vững.

2. Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc gồm những giấy tờ gì?

Tùy từng loại hàng hóa và yêu cầu kiểm định, hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc có thể khác nhau đôi chút. Tuy nhiên, về cơ bản, một bộ hồ sơ đầy đủ sẽ gồm các giấy tờ nhập khẩu chính ngạch sau:

2.1. Hợp đồng ngoại thương (hay Sale Contract)

Đây là văn bản thể hiện thỏa thuận mua bán quốc tế giữa bên bán (Trung Quốc) và bên mua (Việt Nam). 

Hợp đồng cần thể hiện rõ các điều khoản chính như:

• Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá theo từng mặt hàng
• Hình thức thanh toán cho nhà bán, điều kiện giao hàng
• Điều khoản Incoterms (bao gồmFOB, CIF, DAP…)

Việc có hợp đồng ngoại thương giúp chứng minh giao dịch hợp lệ, phục vụ kiểm tra hải quan và kê khai thuế.

2.2. Hóa đơn thương mại (hay Commercial Invoice)

Hóa đơn do bên bán phát hành, trong hóa đơn ghi rõ các thông tin:

• Số lượng của kiện hàng, trọng lượng của từng kiện
• Kích thước bao bì hàng hóa, cách sắp xếp hàng hóa
• Thông tin của từng mặt hàng trong mỗi kiện hàng

Đây là chứng từ căn cứ để tính thuế nhập khẩu và thuế VAT. Doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn phù hợp với nội dung khai báo hải quan và trùng khớp với các chứng từ khác như hợp đồng, vận đơn.

2.3. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List)

Packing List là bảng kê chi tiết cách đóng gói lô hàng:

• Số kiện, trọng lượng, kích thước.
• Số lượng từng loại sản phẩm trong mỗi kiện.

Chứng từ này hỗ trợ kiểm tra thực tế khi hàng đến cửa khẩu, giúp doanh nghiệp và cơ quan chức năng xác nhận hàng hóa đúng như khai báo.

2.4. Vận đơn (Bill of Lading)

Vận đơn là giấy tờ xác nhận việc bên vận chuyển đã nhận hàng và cam kết giao đến đúng địa điểm. Có nhiều loại vận đơn tùy phương thức vận chuyển:

• Đường bộ: Phiếu giao nhận hoặc chứng từ vận tải liên vận (CMR).
• Đường biển: Vận đơn đường biển (Sea B/L).
• Đường hàng không: Air Waybill (AWB).

Vận đơn là chứng từ bắt buộc để nhận hàng và cũng được sử dụng làm căn cứ chứng minh quyền sở hữu đối với lô hàng.

2.5. Giấy chứng nhận xuất xứ (hay CO Form E)

CO (Certificate of Origin) là chứng từ chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Đối với hàng nhập khẩu từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần chuẩn bị CO Form E để được hưởng ưu đãi thuế theo Hiệp định Thương mại tự do ASEAN – Trung Quốc.

Thiếu CO Form E, doanh nghiệp sẽ phải áp dụng mức thuế nhập khẩu thông thường, dẫn tới chi phí tăng đáng kể.

2.6. Giấy kiểm dịch, kiểm định chất lượng (nếu có)

Tùy nhóm hàng, cơ quan hải quan có thể yêu cầu các chứng từ:

• Giấy kiểm dịch đối với thực vật/động vật.
• Giấy chứng nhận kiểm tra về chất lượng (CQ).
• Giấy công bố tiêu chuẩn sản phẩm, hợp quy…

Các loại hàng thường cần kiểm dịch: thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị y tế, hàng tiêu dùng, v.v. Doanh nghiệp nên tra cứu trước để chuẩn bị đầy đủ.

2.7. Chứng thư hun trùng, giấy chứng nhận vệ sinh…

Với một số mặt hàng đặc biệt như gỗ, pallet gỗ, hàng chứa vật liệu hữu cơ, cơ quan chức năng yêu cầu có:

• Chứng thư hun trùng (hay Fumigation Certificate).
• Giấy chứng nhận vệ sinh hoặc an toàn vệ sinh thực phẩm.

Việc bổ sung đúng các giấy tờ nhập khẩu chính ngạch này giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị giữ hàng tại cảng/cửa khẩu hoặc không đủ điều kiện nhập khẩu.

XEM THÊM:

• Bỏ túi những mặt hàng nhập khẩu từ Trung Quốc “hốt bạc” cho dân buôn
• Thuế nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam 2025: Cách tính, biểu thuế

3. Thủ tục khai hải quan nhập khẩu Trung Quốc mới nhất 2025

Khi hàng hóa nhập khẩu từ Trung Quốc đến cửa khẩu Việt Nam, việc khai báo hải quan là bước bắt buộc nhằm đảm bảo tính hợp pháp và đủ điều kiện thông quan. Đặc biệt với hàng nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc, hồ sơ hải quan nhập khẩu Trung Quốc và thủ tục khai báo cần được thực hiện đầy đủ và chính xác để đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng tiến độ để tránh rủi ro bị phạt, bị giữ hàng hoặc chậm tiến độ giao. Dưới đây là quy trình khai báo hải quan mới nhất theo chuẩn năm 2025.

3.1. Chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai báo hải quan

Trước khi thực hiện tờ khai điện tử, doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ bộ chứng từ gốc, gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (hay Sale Contract)
• Hóa đơn thương mại (Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc giấy nhận hàng đường bộ)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O form E nếu xin ưu đãi thuế)
• Giấy kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng thuộc nhóm kiểm định, kiểm dịch)
• Các giấy tờ khác như chứng thư hun trùng, giấy chứng nhận vệ sinh… nếu áp dụng.

Tất cả chứng từ cần khớp về thông tin: tên hàng, mã HS, số lượng, trọng lượng, giá trị… để tránh bị phân luồng đỏ hoặc yêu cầu bổ sung làm chậm quá trình thông quan.

3.2. Khai báo trên hệ thống trực tuyến VNACCS/VCIS

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành khai báo hải quan trên hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Cụ thể các bước gồm:

• Đăng nhập tài khoản hải quan doanh nghiệp
• Nhập thông tin tờ khai: mã HS, CIF, số lượng, trị giá, thuế suất, hình thức thanh toán
• Đính kèm file chứng từ liên quan (Invoice, Packing List, hợp đồng…)
• Gửi tờ khai, sau đấy chờ kết quả phân luồng

Hệ thống sẽ tự động xử lý, xác định mức thuế phải nộp và đưa ra kết quả phân luồng: Xanh – Vàng – Đỏ.

3.3. Phân luồng – Kiểm tra – Thông quan

Sau khi tờ khai được gửi, hàng hóa sẽ được phân luồng như sau:

• Luồng xanh: Miễn kiểm tra, thông quan ngay khi nộp đủ thuế
• Luồng vàng: Kiểm tra hồ sơ giấy, đối chiếu chứng từ
• Luồng đỏ: Kiểm tra thực tế hàng hóa và hồ sơ, thường áp dụng với hàng mới, chưa rõ lịch sử khai báo

Doanh nghiệp cần theo dõi sát sao để phối hợp kịp thời cùng cơ quan hải quan, đảm bảo hàng được thông quan đúng tiến độ.

4. Phân biệt hồ sơ nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch

Nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các đơn vị nhỏ, thường nhầm lẫn giữa hai hình thức nhập khẩu chính ngạch và tiểu ngạch. Tuy nhiên, sự khác biệt về giấy tờ, quy trình và tính pháp lý giữa hai hình thức là rất lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến việc thông quan, tính thuế và độ an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

4.1. Sự khác biệt về giấy tờ, kiểm định, tính pháp lý

Như vậy, với các lô hàng lớn, hàng kinh doanh lâu dài hoặc cần xuất hóa đơn VAT cho đối tác, doanh nghiệp bắt buộc phải chọn hình thức nhập khẩu chính ngạch.

4.2. Rủi ro khi không có hồ sơ hải quan hợp lệ

Nhập khẩu tiểu ngạch hoặc sử dụng hồ sơ không đầy đủ có thể gây ra nhiều hệ lụy cho doanh nghiệp:

• Không thể chứng minh nguồn gốc hợp pháp → bị xử lý hành chính, truy thu thuế
• Không được cấp phép lưu hành trong nước (đặc biệt với mỹ phẩm, thực phẩm, máy móc)
• Không thể bảo hành, bảo hiểm lô hàng khi xảy ra sự cố
• Bị từ chối thanh toán hoặc giao dịch với khách hàng/đối tác chuyên nghiệp

5. Những lưu ý khi làm hồ sơ nhập khẩu hàng Trung Quốc

Ngay cả khi đã chọn hình thức chính ngạch, doanh nghiệp vẫn cần cẩn trọng trong việc chuẩn bị và kiểm tra hồ sơ. Những chi tiết nhỏ nếu sai sót cũng có thể khiến hàng bị giữ tại cửa khẩu, chậm thông quan hoặc phát sinh chi phí không đáng có.

5.1. Thông tin trên chứng từ cần chính xác & đồng nhất

Tất cả chứng từ nhập khẩu hàng Trung Quốc– từ hóa đơn, hợp đồng, CO đến vận đơn – phải thống nhất các thông tin sau:

• Tên hàng hóa, mã HS code
• Đơn vị tính, trọng lượng, số lượng hàng hóa
• Giá trị của đơn hàng, điều kiện giao hàng…
• Thông tin người bán, người mua, địa điểm giao nhận

Chỉ cần một chi tiết sai lệch (ví dụ ghi nhầm số lượng, thiếu số container…) cũng có thể khiến lô hàng bị phân luồng đỏ và bị giữ để xác minh thêm.

5.2. Các lỗi mà doanh nghiệp thường gặp khi khai báo hải quan

• Khai sai mã HS → bị áp sai thuế suất, truy thu thuế hoặc bị phạt
• Kê khai thiếu giá trị vận chuyển, bảo hiểm → bị ấn định lại giá CIF
• Không có CO hợp lệ nhưng vẫn khai thuế ưu đãi → bị từ chối ưu đãi
• Không khai thuế tiêu thụ đặc biệt với hàng đặc biệt → bị phạt, đình chỉ thông quan

Đây là những lỗi doanh nghiệp thường gặp nếu không có bộ phận nghiệp vụ hải quan chuyên trách.

5.3. Trường hợp cần bổ sung hồ sơ, xử lý thế nào?

Trong một số tình huống, cơ quan hải quan có thể yêu cầu bổ sung hồ sơ hoặc giải trình:

• Thiếu CO, Packing List hoặc Invoice → doanh nghiệp cần nộp bổ sung qua cổng hải quan
• Hàng hóa bị nghi ngờ sai khai → có thể yêu cầu giám định hoặc kiểm tra thực tế
• Cần chứng minh mối quan hệ giao dịch (liên kết giữa người bán – mua) → nộp hợp đồng gốc, email trao đổi, bản xác nhận giao dịch ngân hàng

Để xử lý nhanh các tình huống này, doanh nghiệp nên chuẩn bị hồ sơ bản mềm đầy đủ, có nhân sự theo dõi sát sao quá trình thông quan và liên hệ trực tiếp với cán bộ phụ trách khi có phát sinh.

XEM THÊM:

• Thủ tục nhập khẩu nông sản Trung Quốc 2025 chi tiết A-Z
• Nhập khẩu đồ chơi Trung Quốc: Thủ tục và lưu ý quan trọng
• Bỏ túi quy trình nhập khẩu quần áo từ Trung Quốc nhanh gọn – tiết kiệm

6. Dịch vụ nhập hàng chính ngạch Trung Quốc uy tín, minh bạch – Nhập Khẩu Chính Ngạch

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và khai báo chính xác không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn mà còn yêu cầu kinh nghiệm thực tế trong xử lý thủ tục, quy định và các tình huống phát sinh. Thay vì tự mình gánh rủi ro, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chọn hợp tác với đơn vị dịch vụ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc để đảm bảo quy trình trọn vẹn – đúng luật – tiết kiệm thời gian.

6.1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ tại Nhập Khẩu Chính Ngạch

Nhập Khẩu Chính Ngạch là đối tác chuyên nghiệp được nhiều doanh nghiệp tin tưởng nhờ hệ thống dịch vụ toàn diện và cam kết rõ ràng. 

Khi sử dụng dịch vụ Nhập Khẩu Chính Ngạch, bạn sẽ nhận được:

• Tư vấn mã HS chính xác, phù hợp biểu thuế mới nhất
• Chuẩn bị hồ sơ nhập khẩu đầy đủ (hợp đồng, CO, vận đơn, chứng từ kiểm định…)
• Kê khai hải quan điện tử nhanh chóng, đúng biểu mẫu VNACCS
• Đảm bảo hàng hóa thông quan đúng hạn, về kho chỉ sau 2–3 ngày
• Xuất hóa đơn VAT hợp lệ, kèm chứng từ CO–CQ nếu khách hàng yêu cầu
• Bảo hiểm 100% giá trị lô hàng, xử lý trọn gói mọi tình huống phát sinh
• Hỗ trợ 24/7 bởi đội ngũ nghiệp vụ và nhân sự tiếng Trung chuyên trách

Dịch vụ được thiết kế phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đến các nhà phân phối, xưởng sản xuất, chuỗi bán lẻ cần nhập hàng đều đặn từ Trung Quốc về Việt Nam theo phương thức chính ngạch.

6.2. Cam kết rõ ràng về chất lượng dịch vụ pháp lý minh bạch

Trong suốt quá trình, Nhập Khẩu Chính Ngạch cam kết:

• Mọi lô hàng đều có chứng từ hải quan đầy đủ, có thể kiểm tra, đối chiếu bất kỳ thời điểm nào
• Không phát sinh chi phí ẩn, báo giá trọn gói và minh bạch từ đầu
• Bồi thường nếu sai sót do đơn vị dịch vụ
• Hỗ trợ pháp lý và tư vấn xuất nhập khẩu khi khách hàng có nhu cầu mở rộng quy mô kinh doanh

Sự khác biệt của Nhập Khẩu Chính Ngạch không chỉ nằm ở tốc độ vận chuyển và năng lực nghiệp vụ, mà còn ở sự đồng hành lâu dài và trách nhiệm pháp lý với từng lô hàng của doanh nghiệp.

Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc không đơn giản chỉ là vài tờ giấy hành chính, mà là nền tảng để đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp, đúng thuế suất và tránh mọi rủi ro pháp lý về sau. Trong bối cảnh thương mại Việt – Trung ngày càng mở rộng, việc đầu tư nghiêm túc vào quy trình hồ sơ và lựa chọn đúng đối tác nhập khẩu là yếu tố sống còn với mọi doanh nghiệp kinh doanh hàng Trung Quốc.

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp tối ưu cho hoạt động nhập khẩu chính ngạch – hãy để Nhập Khẩu Chính Ngạch đồng hành cùng bạn. Với kinh nghiệm thực chiến, hệ thống tuyến vận chuyển linh hoạt, nhân sự chuyên môn cao và cam kết pháp lý rõ ràng, chúng tôi sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, kiểm soát chi phí và vận hành kinh doanh bền vững.

Liên hệ ngay để được hỗ trợ.