Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những gì? Hướng dẫn từ A–Z

Bạn muốn nhập hàng từ Trung Quốc nhưng không có giấy phép, không rành thủ tục hải quan hay không muốn làm việc trực tiếp với nhà cung cấp nước ngoài? Hình thức nhập khẩu ủy thác chính là giải pháp giúp bạn nhập hàng hợp pháp, tiết kiệm thời gian và an toàn tuyệt đối. Trong bài viết này, NKCN sẽ giúp bạn hiểu rõ: nhập khẩu ủy thác là gì, bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác cần có, cách lập hồ sơ nhập khẩu ủy thác từ Trung Quốc về Việt Nam chi tiết. Tham khảo ngay nhé!

1. Nhập khẩu ủy thác là gì?

Nhập khẩu ủy thác là hình thức mà một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp (gọi là bên ủy thác) thuê một công ty dịch vụ chuyên nghiệp (gọi là bên nhận ủy thác) đứng ra thay mặt thực hiện toàn bộ quá trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Thay vì trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, xử lý thủ tục hải quan, thuế và vận chuyển quốc tế, bên ủy thác sẽ giao phó toàn bộ trách nhiệm này cho bên nhận ủy thác.

Hình thức này phù hợp với những người không có đủ năng lực pháp lý, kinh nghiệm hoặc nguồn lực để tự nhập khẩu, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.

2. Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những gì?

Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những giấy tờ cần thiết để thực hiện việc nhập khẩu hàng hóa thông qua bên nhận ủy thác, thường là công ty dịch vụ hoặc nhà nhập khẩu thay mặt chủ hàng thực hiện thủ tục hải quan và mua bán hàng hóa. Bộ chứng từ này có những điểm khác biệt quan trọng so với bộ chứng từ nhập khẩu thông thường.

Các chứng từ chính trong bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác bao gồm:

• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu: Văn bản pháp lý giữa bên ủy thác và bên nhận ủy thác, quy định quyền, nghĩa vụ và điều kiện nhập khẩu hàng hóa.

• Tờ khai hải quan nhập khẩu ủy thác: Trên tờ khai, người nhận ủy thác được ghi là người nhập khẩu, còn chủ hàng được ghi tại phần “người ủy thác nhập khẩu”.

• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill): Ghi rõ tên công ty nhận ủy thác là người gửi hoặc nhận hàng, chủ hàng là notify party hoặc consignee.

• Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice) thay cho hóa đơn thương mại: Ghi rõ công ty nhận ủy thác là importer, còn chủ hàng là notify party hoặc consignee.

• Phiếu đóng gói (Packing List): Liệt kê chi tiết mặt hàng, quy cách đóng gói, trọng lượng, phục vụ công tác vận chuyển và thông quan.

• Giấy phép nhập khẩu và giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Nếu mặt hàng thuộc diện phải có giấy phép, thì giấy phép phải thuộc về người nhận ủy thác và phải nộp kèm theo hợp đồng ủy thác.

• Giấy ủy quyền (Power of Attorney): Tài liệu pháp lý xác nhận quyền đại diện cho việc thực hiện thủ tục nhập khẩu ủy thác.

Ngoài ra, có thể kèm theo các chứng từ về chứng nhận xuất xứ (CO), chứng từ vận chuyển đa phương thức, hóa đơn thương mại của bên xuất khẩu tùy theo từng trường hợp cụ thể.

3. Cách lập bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác Trung Quốc về Việt Nam

Dưới đây là hướng dẫn cách lập bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc về Việt Nam, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp/cá nhân thuê dịch vụ nhập khẩu ủy thác:

Bước 1: Ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu:

• Hợp đồng giữa bên ủy thác (bên đặt hàng) và bên nhận ủy thác (công ty nhập khẩu hoặc dịch vụ) phải nêu rõ: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian vận chuyển, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và chi phí liên quan như phí ủy thác, thuế nhập khẩu, VAT, phí khai báo hải quan, giấy phép nhập khẩu nếu có.
• Hợp đồng này là cơ sở pháp lý để lập các chứng từ tiếp theo.

Bước 2: Lập chứng từ thương mại và vận chuyển:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): ghi rõ bên nhận ủy thác là người nhập khẩu, tên hàng, số lượng, giá trị.
• Phiếu đóng gói (Packing List): chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng.
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill): ghi rõ tên bên nhận ủy thác là consignee hoặc người nhận hàng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Bước 3: Thanh toán tiền hàng:

• Bên ủy thác thanh toán cho bên nhận ủy thác theo hợp đồng. Bên nhận ủy thác sẽ thanh toán cho nhà cung cấp Trung Quốc.
• Bảo lưu hóa đơn chuyển tiền để đối chứng.

Bước 4: Kê khai hải quan nhập khẩu ủy thác:

• Bên nhận ủy thác làm tờ khai hải quan, ghi rõ mình là người nhập khẩu.
• Nộp kèm bộ hồ sơ gồm hợp đồng ủy thác, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu nếu có.
• Thanh toán các loại thuế và phí nhập khẩu theo quy định.

Bước 5: Bàn giao hàng và chứng từ liên quan:

• Sau khi hàng qua hải quan, bên nhận ủy thác giao hàng cho bên ủy thác cùng các chứng từ lập hóa đơn VAT, chứng từ thanh toán.

XEM THÊM:

• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì? Mẫu hợp đồng, lưu ý cần biết
• Phí và lệ phí thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu mới nhất 2025

4. Nhập Khẩu Chính Ngạch – Nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc trọn gói

Nhẩu Khẩu Chính Ngạch – Dịch vụ nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc trọn gói là giải pháp toàn diện dành cho cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam một cách an toàn, hợp pháp và tiết kiệm thời gian. Chúng tôi chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình nhập khẩu, từ giai đoạn đàm phán với nhà cung cấp, xử lý thanh toán quốc tế, vận chuyển hàng hóa, khai báo hải quan cho đến khi bàn giao hàng tại kho của khách hàng.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chính ngạch, NKCN cam kết minh bạch chi phí, cung cấp đầy đủ hóa đơn VAT hợp pháp, hỗ trợ tối ưu thuế phí và kiểm soát chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin về hàng hóa, mọi thủ tục và quy trình còn lại sẽ được chúng tôi xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả.

NKCN – Đối tác tin cậy giúp bạn đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc, đảm bảo hàng hóa đến tay bạn an toàn, đúng hạn với chi phí hợp lý.