Thủ tục nhập khẩu hàng có thương hiệu và sở hữu trí tuệ 2025

Nhập khẩu hàng hóa có thương hiệu là hoạt động mang lại lợi nhuận cao nhưng cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, đặc biệt liên quan đến quyền sở hữu trí tuệ (SHTT). Việc không nắm rõ các quy định về chứng minh quyền nhập khẩu có thể dẫn đến việc hàng hóa bị tạm giữ tại cửa khẩu, thậm chí bị xử lý vi phạm. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về thủ tục hải quan và các yêu cầu về SHTT cập nhật nhất trong năm 2025 để doanh nghiệp có thể thực hiện việc nhập khẩu hàng có thương hiệu một cách hợp pháp và thông suốt.

1. Tổng quan về quyền sở hữu trí tuệ

Để nhập khẩu hàng có thương hiệu, điều đầu tiên doanh nghiệp cần hiểu rõ là cơ sở pháp lý về quyền sở hữu trí tuệ tại Việt Nam.

1.1 Quyền sở hữu trí tuệ là gì?

Quyền sở hữu trí tuệ (SHTT) là quyền của tổ chức, cá nhân đối với các tài sản trí tuệ mà họ tạo ra hoặc sở hữu. Theo Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam, quyền này bao gồm ba nhóm chính: quyền tác giả (liên quan đến tác phẩm văn học, nghệ thuật…), quyền sở hữu công nghiệp (như sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, tên thương mại…), và quyền đối với giống cây trồng.​

Định nghĩa chi tiết theo Luật Việt Nam:

Theo khoản 1 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi 2009, 2019): “Quyền sở hữu trí tuệ là quyền của tổ chức, cá nhân đối với tài sản trí tuệ, bao gồm quyền tác giả và quyền liên quan đến quyền tác giả, quyền sở hữu công nghiệp và quyền đối với giống cây trồng”.​

Quyền SHTT giúp chủ sở hữu kiểm soát việc sử dụng sản phẩm sáng tạo, ngăn ngừa việc sao chép, sử dụng hoặc thương mại hóa không phép.​

Đối tượng và phạm vi của quyền SHTT:

• Quyền tác giả: bảo hộ các tác phẩm sáng tạo như văn học, nghệ thuật, khoa học, phần mềm máy tính…
• Quyền sở hữu công nghiệp: bảo hộ sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu, chỉ dẫn địa lý, bí mật kinh doanh…
• Quyền đối với giống cây trồng: bảo hộ các giống cây trồng mới do tổ chức, cá nhân lai tạo hoặc phát hiện, phát triển.​

Ý nghĩa và giới hạn:

• Quyền SHTT chỉ tồn tại trong thời hạn và phạm vi bảo hộ theo quy định pháp luật, không được xâm phạm lợi ích công cộng hoặc quyền, lợi ích của tổ chức, cá nhân khác.​
• Việc thực hiện quyền SHTT phải phù hợp với các quy định khác của luật pháp tại Việt Nam.

1.2 Nguyên tắc bảo hộ tại Việt Nam

Pháp luật Việt Nam áp dụng nguyên tắc bảo hộ SHTT mang tính lãnh thổ. Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với nhà nhập khẩu:

• Chỉ những nhãn hiệu đã được đăng ký và cấp giấy chứng nhận bảo hộ tại Cục Sở hữu Trí tuệ Việt Nam mới được pháp luật Việt Nam bảo vệ và có cơ sở để cảnh sát biển, hải quan thực hiện các biện pháp kiểm soát tại cửa khẩu.
• Nếu nhãn hiệu bạn đang nhập khẩu chưa được đăng ký tại Việt Nam, về mặt pháp lý, việc kiểm soát SHTT tại cửa khẩu sẽ không được áp dụng. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là bạn được phép nhập khẩu hàng giả, hàng nhái.

Nắm rõ khái niệm cũng như phạm vi quyền SHTT là điều kiện nền tảng để đảm bảo hoạt động nhập khẩu, phân phối hàng hóa có thương hiệu tuân thủ đúng pháp luật Việt Nam.

2. Khái niệm và điều kiện nhập khẩu hàng thương hiệu

2.1 Nhập khẩu hàng có thương hiệu là gì?

Nhập khẩu hàng có thương hiệu (brand goods) là hoạt động đưa vào Việt Nam các sản phẩm mang thương hiệu đã được đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ, tức là những sản phẩm có nhãn hiệu độc quyền được Cục Sở hữu Trí tuệ cấp giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu. Thương hiệu ở đây là dấu hiệu đặc biệt dùng để nhận biết và phân biệt sản phẩm hoặc dịch vụ của một tổ chức, cá nhân với những người khác trên thị trường. Hàng có thương hiệu không chỉ có nhãn hiệu được bảo hộ mà còn mang giá trị hình tượng, uy tín lâu dài trong tâm trí người tiêu dùng, ví dụ như các thương hiệu nổi tiếng như Dior, Gucci, hoặc Adidas.

Khi nhập khẩu hàng có thương hiệu, doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về quyền sở hữu trí tuệ, bao gồm việc chứng minh nguồn gốc hợp pháp, có giấy chứng nhận nhãn hiệu, và các thủ tục hải quan tương ứng để tránh vi phạm hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ như nhập hàng giả, hàng nhái. Hàng hóa phải có nhãn mác rõ ràng, chính xác và đầy đủ theo quy định, trong đó có thể cần nhãn phụ tiếng Việt để người tiêu dùng và cơ quan quản lý dễ dàng nhận biết.

2.2 Điều kiện nhập khẩu hàng thương hiệu, có sở hữu trí tuệ

Điều kiện tiên quyết và quan trọng nhất để thông quan hàng hóa có thương hiệu là chứng minh quyền nhập khẩu hợp pháp.

Lưu ý: Nếu không chứng minh được quyền nhập khẩu hợp pháp, hải quan có quyền tạm giữ hàng hóa để xác minh theo cơ chế kiểm tra giám sát SHTT.

3. Hồ sơ, các giấy tờ nhập khẩu hàng có thương hiệu

Hồ sơ và các giấy tờ cần thiết để nhập khẩu hàng có thương hiệu vào Việt Nam bao gồm những tài liệu cơ bản của thủ tục nhập khẩu hàng hóa và các giấy tờ liên quan đến bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ nhằm chứng minh nguồn gốc hợp pháp và tính chính hãng của sản phẩm.

Hồ sơ nhập khẩu hàng có thương hiệu:

1. Hợp đồng thương mại quốc tế (Sales Contract): Là căn cứ pháp lý để chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu.​
2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Thể hiện giá trị, số lượng, và thông tin chi tiết của hàng hóa nhập khẩu.​
3. Vận đơn (Bill of Lading hoặc vận tải đơn): Chứng từ vận chuyển hợp lệ cho lô hàng nhập khẩu.​
4. Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Thể hiện cách đóng gói, số lượng kiện hàng cụ thể.​
5. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Cần thiết nếu muốn được hưởng ưu đãi thuế theo các hiệp định thương mại tự do (FTA).​

Giấy tờ liên quan đến hàng có thương hiệu (quyền sở hữu trí tuệ):

1. Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu: Do Cục Sở hữu trí tuệ Việt Nam cấp hoặc bản sao có chứng thực từ nước ngoài để chứng minh sản phẩm mang thương hiệu chính hãng được bảo hộ.​
2. Giấy ủy quyền phân phối hoặc giấy phép nhập khẩu: Nếu nhà nhập khẩu không phải chủ sở hữu nhãn hiệu thì cần có giấy ủy quyền từ chủ sở hữu thương hiệu hoặc đại lý được ủy quyền để chứng minh quyền nhập khẩu hợp pháp.​
3. Các giấy tờ khác tùy thuộc vào loại hình sản phẩm như giấy phép nhập khẩu chuyên ngành (nếu có, ví dụ với mỹ phẩm, dược phẩm, thực phẩm).​

Lưu ý:

• Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra, giám sát để ngăn chặn hàng giả, hàng vi phạm sở hữu trí tuệ khi làm thủ tục thông quan.​
• Hồ sơ càng minh bạch, đầy đủ càng thuận tiện cho việc thông quan sớm và hạn chế rủi ro pháp lý.

THAM KHẢO:

• Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam từ A-Z
• Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc: Hướng dẫn từ A–Z
• Hàng chính ngạch là gì? Quy trình nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc A-Z

4. Quy trình hải quan làm thủ tục nhập khẩu hàng có thương hiệu

Quy trình hải quan nhập khẩu hàng có thương hiệu bao gồm các bước chính: xác định loại hàng, ký hợp đồng ngoại thương, kiểm tra bộ chứng từ, đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu cần), khai và truyền tờ khai hải quan, lấy lệnh giao hàng, chuẩn bị hồ sơ, nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan, sau đó đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho. 

Các bước cụ thể:

Bước 1: Xác định loại hàng hóa nhập khẩu

Nhà nhập khẩu cần xác định Mã HS Code, Thuế suất, và kiểm tra xem hàng hóa có thuộc loại:

• Cấm nhập khẩu?
• Cần giấy phép nhập khẩu hay không?
• Cần công bố hợp quy hay đăng ký kiểm tra chuyên ngành hay không?

Bước 2: Ký hợp đồng ngoại thương

Hoàn thiện các điều khoản trong hợp đồng với bên bán hàng (Incoterms, phương thức thanh toán, giao nhận).

Bước 3: Kiểm tra bộ chứng từ hàng hóa và theo dõi đóng hàng

Kiểm tra tính chính xác và đầy đủ của bộ chứng từ từ người bán. Đặc biệt là thông tin về nhãn mác, số lượng có khớp với hợp đồng hay không.

Bước 4: Đăng ký kiểm tra chuyên ngành

Nếu hàng hóa thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành (ví dụ: máy móc, thực phẩm, mỹ phẩm), nhà nhập khẩu cần đăng ký kiểm tra tại cơ quan có thẩm quyền trước hoặc trong quá trình làm thủ tục hải quan.

Bước 5: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sử dụng phần mềm khai báo hải quan điện tử (VNACCS/VCIS) để điền thông tin vào tờ khai hải quan và truyền đi. Hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ).

Bước 6: Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O)

Sau khi hàng đến cảng, nhà nhập khẩu nhận lệnh giao hàng từ Hãng tàu/Đại lý vận chuyển.

Bước 7: Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan

Tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết như đã nêu tại Mục 3. Đặc biệt, bộ hồ sơ phải có Thư ủy quyền/Hợp đồng phân phối để chứng minh quyền nhập khẩu hợp pháp.

Bước 8: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục hải quan

• Nộp các loại thuế nhập khẩu, Thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế khác (nếu có).
• Cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hồ sơ (Luồng Vàng) hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa (Luồng Đỏ) và thông quan hàng hóa nếu hồ sơ hợp lệ và không có vi phạm SHTT.

Bước 9: Làm thủ tục đổi lệnh và chuyển hàng hóa về kho

Sau khi tờ khai được thông quan, tiến hành đổi lệnh với hãng tàu và làm thủ tục nhận hàng tại cảng, sau đó chuyển hàng về kho bảo quản và phân phối.

5. Lưu ý khi nhập khẩu hàng thương hiệu

Việc tuân thủ quy định về SHTT không chỉ là trách nhiệm mà còn là cách bảo vệ uy tín kinh doanh của doanh nghiệp. Khi làm thủ tục nhập khẩu hàng có thương hiệu, bạn cần lưu ý những điều sau đây:

Chủ động tra cứu nhãn hiệu trước khi nhập

Tuyệt đối không nhập khẩu hàng giả, hàng nhái. Trước khi ký hợp đồng ngoại thương, hãy chủ động tra cứu trên Cổng thông tin của Cục Sở hữu Trí tuệ để kiểm tra xem nhãn hiệu đó đã được bảo hộ tại Việt Nam hay chưa. Việc này giúp doanh nghiệp có cơ sở đàm phán về việc cấp quyền nhập khẩu (LOA) hoặc chuẩn bị phương án đối phó nếu nhãn hiệu chưa được bảo hộ.

Luôn chuẩn bị trước giấy tờ chứng minh quyền SHTT

Đừng chờ đến khi hàng cập cảng mới lo chuẩn bị Thư ủy quyền. Luôn đính kèm các tài liệu chứng minh quyền nhập khẩu hợp pháp vào bộ hồ sơ hải quan ngay từ đầu. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình thông quan, tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi (DEM/DET) do hàng bị tạm giữ chờ xác minh SHTT.

Đảm bảo nhãn mác (Labeling) đúng quy định

Hàng hóa có thương hiệu nhập khẩu phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về nhãn mác của Việt Nam (Nghị định 43/2017/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi). Nhãn mác phải thể hiện đầy đủ các thông tin: tên hàng hóa, tên/địa chỉ nhà nhập khẩu, xuất xứ, định lượng, ngày sản xuất/hạn sử dụng (nếu có). Sai sót về nhãn mác có thể bị phạt hành chính và yêu cầu tái xuất hoặc tiêu hủy.

Nhập khẩu hàng có thương hiệu đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về cả hồ sơ hải quan thông thường lẫn các tài liệu chứng minh quyền sở hữu trí tuệ. Bằng cách tuân thủ các bước và lưu ý trên, doanh nghiệp của bạn có thể đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và hoàn toàn hợp pháp.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch về Việt Nam, NKCN tự hào là đối tác tin cậy của các doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa nhập khẩu. Liên hệ với chúng tôi theo thông tin sau để được tư vấn, hỗ trợ nhập hàng Trung Việt chính ngạch nhanh chóng:

Nhập Khẩu Chính Ngạch

• Địa chỉ: Tầng 6, IP3 Imperial Plaza 360 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân , Hà Nội
• Số điện thoại: 0961771688
• Email: nhapkhauchinhngach.vn@gmail.com
• Website: https://nhapkhauchinhngach.vn