Thủ tục nhập khẩu máy in, thiết bị ngành in mới nhất 2025

Nhu cầu nhập khẩu máy in ngày càng tăng cao khi các doanh nghiệp in ấn, văn phòng và cơ sở sản xuất mở rộng hoạt động. Tuy nhiên, đây là mặt hàng nhập khẩu có điều kiện, đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ quy trình và giấy tờ cần thiết. Hãy cùng NKCN tìm hiểu quy trình và thủ tục nhập khẩu máy in mới nhất năm 2025, bao gồm các quy định pháp lý, hồ sơ cần chuẩn bị, cách tính thuế, cũng như những lưu ý quan trọng để quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh chóng và hợp pháp.

1. Thủ tục nhập khẩu máy in cần giấy phép gì?

Khi nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần lưu ý rằng một số loại thiết bị in bắt buộc phải khai báo với Bộ Thông tin và Truyền thông trước khi làm thủ tục nhập khẩu.

Cụ thể, nhóm thiết bị in bao gồm các loại máy móc, công cụ dùng trong các công đoạn chế bản, in ấn, gia công sau in hoặc photocopy, bao gồm:

• Máy chế bản như máy ghi phim, ghi kẽm, tạo khuôn in (thuộc mã HS 8442).
• Máy in sử dụng các công nghệ in như kỹ thuật số, offset, flexo, ống đồng, letterpress hoặc in lưới (thuộc mã HS 8443).
• Máy gia công sau in như máy cắt giấy, máy gấp, máy đóng sách, máy vào bìa, máy làm túi hoặc thùng bìa (thuộc mã HS 8440, 8441).
• Máy photocopy đa màu hoặc máy in có chức năng photocopy đơn/đa chức năng (thuộc mã HS 8443).

Đối với những loại máy in không thuộc danh mục nêu trên, doanh nghiệp không cần xin giấy phép đặc biệt khi nhập khẩu, chỉ cần thực hiện các thủ tục hải quan thông thường theo quy định hiện hành.

2. Chính sách nhập khẩu máy in, thiết bị máy in

Thủ tục và quy định về nhập khẩu máy in được quy định trong nhiều văn bản pháp luật hiện hành, bao gồm:

• Nghị định 60/2014/NĐ-CP ngày 19/06/2014;
• Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/03/2015 và Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 (sửa đổi, bổ sung);
• Quyết định 2479/QĐ-BTTTT ngày 29/12/2017;
• Thông tư 16/2015/TT-BTTTT ngày 17/06/2015;
• Nghị định 43/2017/NĐ-CP ngày 14/04/2017;
• Nghị định 128/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020;
• Nghị định 32/2023/NĐ-CP ngày 09/06/2023.

Theo các văn bản trên, máy in không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu, tuy nhiên đây là mặt hàng nhập khẩu có điều kiện. Khi nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Máy in đã qua sử dụng chỉ được phép nhập khẩu nếu tuổi máy dưới 10 năm;
• Máy in mới muốn nhập khẩu phải xin giấy phép từ Bộ Thông tin và Truyền thông (BTTTT);
• Tất cả máy in nhập khẩu đều phải dán nhãn hàng hóa theo quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP;
• Cần xác định đúng mã HS để áp dụng thuế suất và tránh bị xử phạt hành chính.

Tùy theo chủng loại, tính năng và công nghệ của máy in, cơ quan hải quan có thể áp dụng các quy định hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ quy định hoặc liên hệ với đơn vị nhập khẩu uy tín để được tư vấn chi tiết trước khi thực hiện thủ tục.

3. Bộ hồ sơ nhập khẩu máy in mới nhất 2025

Khi thực hiện nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Thông tư 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 và Thông tư 39/2018/TT-BTC ngày 20/04/2018 của Bộ Tài chính. Cụ thể, hồ sơ bao gồm các chứng từ sau:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Vận đơn (Bill of Lading)
• Danh sách đóng gói (Packing List)
• Hợp đồng thương mại (Sale Contract)
• Giấy phép nhập khẩu máy in
• Chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) – nếu có
• Catalog sản phẩm – nếu có

Trong bộ hồ sơ trên, các chứng từ quan trọng và bắt buộc khi làm thủ tục nhập khẩu máy in gồm: Tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, vận đơn và giấy phép nhập khẩu. Các giấy tờ còn lại không bắt buộc nhưng có thể được cơ quan hải quan yêu cầu bổ sung để phục vụ việc xác định mã HS, mức thuế nhập khẩu cũng như kiểm tra tính hợp lệ của giấy phép nhập khẩu. Vì vậy, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng.

THAM KHẢO: Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những gì? Hướng dẫn từ A–Z

4. Mã HS code thiết bị ngành in phải xin giấy phép khi nhập khẩu

Việc xác định mã HS (Harmonized System) là bước quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu máy in. Mã HS Code giúp xác định mức thuế nhập khẩu, thuế GTGT và chính sách quản lý nhập khẩu áp dụng cho từng loại máy.

Để xác định đúng mã HS cho máy in, Quý vị cần hiểu rõ đặc điểm hàng hóa, bao gồm chất liệu, thành phần cấu tạo và chức năng hoạt động của sản phẩm. Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến sai lệch về thuế, chậm trễ thông quan, thậm chí bị xử phạt hành chính.

4.1 Xác định mã HS máy in, thiết bị máy in

Mã HS là hệ thống mã số tiêu chuẩn quốc tế dùng để phân loại hàng hóa. Trên toàn thế giới, 6 số đầu tiên của mã HS cho cùng một mặt hàng là giống nhau, chỉ khác ở các số sau tùy theo quy định từng quốc gia.

4.2 Những rủi ro khi nhập sai mã HS máy in

Việc xác định đúng mã HS là yếu tố then chốt trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu máy in. Nếu áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều rủi ro nghiêm trọng ảnh hưởng đến thời gian, chi phí và uy tín. Dưới đây là một số rủi ro phổ biến:

• Trì hoãn thông quan hàng hóa: Khi khai sai mã HS, cơ quan hải quan sẽ phải kiểm tra và xác minh lại thông tin hàng hóa. Quá trình này có thể kéo dài, khiến việc thông quan bị chậm trễ và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
• Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP: Việc khai sai mã HS được xem là hành vi vi phạm quy định hải quan. Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền, thậm chí bị truy thu thuế nếu mức thuế suất thực tế cao hơn so với khai báo.
• Ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh: Khi tờ khai bị tạm dừng để làm rõ thông tin, hàng hóa không thể lưu thông kịp thời, gây chậm trễ giao hàng, ảnh hưởng chuỗi cung ứng và tăng chi phí lưu kho, lưu bãi.
• Phát sinh thêm chi phí và mức phạt nặng: Trong trường hợp phát sinh thuế do áp sai mã HS, doanh nghiệp có thể bị phạt tối thiểu 2.000.000 đồng, và mức phạt tối đa lên đến 3 lần số tiền thuế thiếu.

Việc xác định chính xác mã HS là cực kỳ quan trọng để tránh rủi ro về thời gian, chi phí và pháp lý.

XEM THÊM:

• Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu về Việt Nam mới nhất 2025
• 7 bước quy trình thủ tục nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam

5. Thời gian vận chuyển khi nhập khẩu máy in, thiết bị in

Thời gian vận chuyển máy in và thiết bị in phụ thuộc vào phương thức vận chuyển và địa điểm xuất hàng. Nếu đi đường hàng không, thời gian hàng về Việt Nam thường chỉ từ 3–5 ngày, phù hợp với những lô hàng nhỏ, cần gấp hoặc giá trị cao. Trong khi đó, vận chuyển đường biển thường mất từ 12–25 ngày, tùy theo tuyến vận tải và lịch tàu. Ngoài ra, còn cần tính thêm thời gian làm thủ tục hải quan, kiểm tra hồ sơ và giao hàng về kho.

Để biết thời gian vận chuyển chính xác theo từng cảng hoặc sân bay, bạn nên cung cấp thông tin cụ thể về điểm đi/ điểm đến để NKCN hỗ trợ tra cứu và lên lịch vận chuyển phù hợp.

6. Chi phí vận chuyển khi nhập khẩu máy in

Giá cước vận chuyển máy in, thiết bị in quốc tế không cố định mà thay đổi theo thời điểm, tuyến vận chuyển, khối lượng, kích thước hàng hóa và phương thức vận chuyển (đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ).

Ngoài ra, chi phí còn bao gồm phí bốc xếp, bảo hiểm hàng hóa, chi phí hải quan và lưu kho bãi. Để được báo giá chi tiết và tối ưu nhất cho lô hàng cụ thể, Quý khách nên cung cấp thông tin như loại máy in, trọng lượng, kích thước và địa chỉ nhận hàng.

Liên hệ ngay với NKCN để được tư vấn cụ thể, báo giá chi tiết và hỗ trợ toàn diện cho quá trình nhập khẩu máy in, thiết bị in của bạn!

7. Cách tính thuế thu nhập khẩu máy in

Việc xác định thuế nhập khẩu máy in là bước quan trọng trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu. Mức thuế phải nộp phụ thuộc vào mã HS (Harmonized System) của từng loại máy in, vì mỗi mã HS sẽ có thuế suất khác nhau. Hãy để NKCN hướng dẫn chi tiết về cách tính thuế và những điểm cần lưu ý khi xác định thuế khi làm thủ tục nhập khẩu máy in.

7.1 Công thức tính thuế nhập khẩu máy in

Giống như nhiều mặt hàng khác, khi nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần nộp hai loại thuế chính: thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Công thức tính thuế nhập khẩu:

Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF × Thuế suất thuế nhập khẩu (%)

Công thức tính thuế GTGT nhập khẩu:

Thuế GTGT = (Trị giá CIF + Thuế nhập khẩu) × Thuế suất GTGT (%)

Trong đó:

• Trị giá CIF (Cost, Insurance, Freight) là giá trị hàng hóa tại cửa khẩu nhập đầu tiên của Việt Nam, bao gồm giá hàng hóa + chi phí bảo hiểm + cước vận chuyển quốc tế.
• Thuế nhập khẩu là một phần chi phí cấu thành giá vốn của hàng hóa khi tính toán lợi nhuận bán hàng.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần xác định đúng mã HS để được áp mức thuế phù hợp nhất, tránh sai sót khi khai báo hải quan.

7.2 Nhưng lưu ý khi xác định thuế nhập máy in

Khi tính thuế nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần ghi nhớ một số điểm quan trọng sau:

• Nếu hàng hóa nhập từ các quốc gia có hiệp định thương mại với Việt Nam (như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, EU, ASEAN, Úc, Ấn Độ, Chile, v.v.), thì có thể được hưởng mức thuế ưu đãi đặc biệt, thường là 0%.
• Để được hưởng thuế suất ưu đãi, phải có giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) hợp lệ.
• Trị giá tính thuế là trị giá CIF. Nếu hợp đồng mua bán theo điều kiện khác (FOB, EXW,…), cần quy đổi về CIF khi tính thuế.
• Thuế GTGT được tính dựa trên tổng trị giá hàng hóa cộng với thuế nhập khẩu.

Nếu bạn chưa rõ cách tính thuế hoặc muốn được hỗ trợ xác định mã HS và thuế nhập khẩu máy in chính xác, hãy liên hệ với NKCN để được tư vấn chi tiết và miễn phí.

8. Quy trình làm thủ tục nhập khẩu máy in chi tiết nhất

Máy in là mặt hàng nhập khẩu có điều kiện theo quy định tại Nghị định 32/2023/NĐ-CP ngày 09/6/2023, do đó doanh nghiệp phải có giấy phép nhập khẩu trước khi làm thủ tục hải quan. Quy trình nhập khẩu máy in vì vậy sẽ phức tạp hơn so với các mặt hàng thông thường, yêu cầu chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ và khai báo chính xác.

Sau khi đã được cấp giấy phép nhập khẩu máy in, doanh nghiệp có thể tiến hành làm thủ tục hải quan theo quy định chung của Luật Hải quan Việt Nam. Cụ thể, quy trình thực hiện gồm các bước như sau:

Bước 1: Khai tờ khai hải quan

Khi đã có đầy đủ bộ hồ sơ nhập khẩu gồm: giấy phép nhập khẩu, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), chứng nhận xuất xứ (C/O), thông báo hàng đến, cùng mã HS code của máy in, doanh nghiệp sẽ nhập thông tin lên hệ thống hải quan điện tử thông qua phần mềm khai báo hải quan.

Việc khai báo cần được thực hiện cẩn thận, chính xác, vì mọi dữ liệu sẽ được ghi nhận trực tiếp trên hệ thống của cơ quan hải quan. Nếu khai sai mã HS, sai thuế suất, hoặc sai thông tin xuất xứ hàng hóa, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, xử phạt hành chính hoặc phải làm lại tờ khai, gây chậm trễ cho toàn bộ quá trình thông quan.

Nếu chưa quen với việc khai báo điện tử, doanh nghiệp nên nhờ đến đơn vị dịch vụ khai thuê hải quan chuyên nghiệp để tránh sai sót không đáng có, đảm bảo quá trình nhập khẩu diễn ra nhanh gọn, hợp lệ và đúng quy định.

Bước 2: Mở tờ khai hải quan

Sau khi hoàn tất việc khai báo tờ khai hải quan điện tử, hệ thống sẽ trả về kết quả phân luồng gồm ba loại: luồng xanh, luồng vàng và luồng đỏ. Dựa vào kết quả này, doanh nghiệp sẽ in tờ khai và mang bộ hồ sơ nhập khẩu đến Chi cục Hải quan nơi đăng ký để mở tờ khai chính thức.

• Luồng xanh: Hàng hóa được thông quan ngay, không cần kiểm tra hồ sơ hoặc hàng thực tế.
• Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy tờ, nếu hợp lệ sẽ cho thông quan.
• Luồng đỏ: Hàng hóa phải được kiểm tra thực tế cùng hồ sơ trước khi thông quan.

Doanh nghiệp cần mở tờ khai sớm nhất có thể, chậm nhất trong vòng 15 ngày kể từ ngày khai báo điện tử. Nếu quá thời hạn này mà chưa mở tờ khai, tờ khai sẽ bị hủy và doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Sau khi đã có tờ khai chính thức, nên liên hệ ngay với Chi cục Hải quan phụ trách để tiếp tục quy trình nhập khẩu. Việc để quá lâu mới nộp hồ sơ có thể khiến tờ khai bị hết hiệu lực, ảnh hưởng đến tiến độ thông quan hàng hóa.

Bước 3: Thông quan tờ khai hải quan

Khi hồ sơ đã được kiểm tra đầy đủ và hợp lệ, cán bộ hải quan sẽ xác nhận thông quan cho lô hàng. Lúc này, doanh nghiệp có thể nộp thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (GTGT) theo quy định để hoàn tất thủ tục.

Trong một số trường hợp đặc biệt, hàng hóa có thể được giải phóng trước (mang về kho bảo quản) trong khi bổ sung thêm hồ sơ để hoàn tất thủ tục sau. Tuy nhiên, tờ khai chỉ được thông quan chính thức khi toàn bộ giấy tờ đã đầy đủ và hợp lệ.

Nếu để quá thời hạn mà tờ khai vẫn chưa được thông quan, doanh nghiệp có thể bị phạt chậm thông quan và phải mất thêm thời gian xử lý hồ sơ. Vì vậy, việc theo dõi tiến độ tờ khai và phối hợp chặt chẽ với hải quan là cực kỳ quan trọng để đảm bảo quá trình nhập khẩu nhanh chóng, đúng quy định và không phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Bước 4: Mang hàng về kho, bảo quản và sử dụng

Sau khi tờ khai hải quan đã được thông quan, doanh nghiệp sẽ tiến hành thanh lý tờ khai và thực hiện các thủ tục cần thiết để nhận hàng về kho. Đây là bước cuối cùng trong quy trình nhập khẩu máy in.

Để quá trình lấy hàng diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ:

• Lệnh giao hàng (Delivery Order / Lệnh thả hàng) do hãng tàu hoặc đại lý vận chuyển cấp.
• Phương tiện vận chuyển phù hợp để chở hàng từ cảng hoặc kho hải quan về kho lưu trữ.
• Giấy tờ thông quan hợp lệ để trình tại khu vực giám sát hải quan, đảm bảo hàng hóa được phép rời khỏi cảng.

Khi hàng đã được đưa về kho, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ số lượng, tình trạng hàng hóa và lưu giữ toàn bộ chứng từ nhập khẩu (tờ khai, hóa đơn, vận đơn, C/O, giấy phép nhập khẩu, biên bản giao nhận…) để phục vụ công tác kế toán và hậu kiểm sau này.

Trên đây là toàn bộ 4 bước cơ bản trong quy trình làm thủ tục nhập khẩu máy in. Mặc dù quy trình không quá phức tạp, nhưng đòi hỏi kiến thức chuyên môn về hải quan và am hiểu quy định pháp lý.

9. Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu máy in

Từ thực tế nhiều năm làm thủ tục nhập khẩu máy in cho khách hàng, NKCN xin chia sẻ một số kinh nghiệm quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót và rút ngắn thời gian thông quan:

• Đối tượng được phép nhập khẩu máy in: Bao gồm các cơ sở in, doanh nghiệp có chức năng kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị ngành in, và các cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân được phép sử dụng máy in phục vụ nhu cầu nội bộ.
• Giấy phép nhập khẩu: Được cấp riêng cho từng máy in cụ thể, dựa trên mã số định danh của thiết bị. Vì vậy, mỗi máy in cần có giấy phép riêng biệt.
• Linh kiện máy in: Khi chỉ nhập linh kiện, phụ tùng rời (không phải máy hoàn chỉnh) thì không cần xin giấy phép nhập khẩu.
• Nghĩa vụ thuế: Hàng hóa chỉ được thông quan sau khi doanh nghiệp hoàn tất việc nộp thuế nhập khẩu và thuế GTGT theo quy định.
• Nhãn hàng hóa: Tất cả máy in nhập khẩu phải dán nhãn đúng quy định tại Nghị định 43/2017/NĐ-CP, bao gồm thông tin như tên hàng, model, xuất xứ, đơn vị nhập khẩu,…
• Mã HS: Cần xác định chính xác mã HS của máy in để tính đúng thuế suất, tránh bị phạt hoặc truy thu thuế do sai mã.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về thủ tục nhập khẩu máy in theo quy định mới nhất năm 2025. Hy vọng bài viết đã giúp quý doanh nghiệp nắm rõ quy trình, giấy phép cần thiết và cách tính thuế khi nhập khẩu máy in về Việt Nam.

Nếu Quý vị còn băn khoăn hoặc cần hỗ trợ tư vấn chi tiết về làm thủ tục hải quan trọn gói, hãy liên hệ ngay với NKCN – đơn vị chuyên nhập khẩu chính ngạch, đảm bảo thủ tục nhanh gọn, minh bạch, uy tín hàng đầu trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu thiết bị in ấn.