Thủ tục nhập khẩu quạt công nghiệp chi tiết, mới nhất 2025

Quạt công nghiệp là thiết bị thiết yếu trong các nhà xưởng, khu công nghiệp. Thủ tục nhập khẩu mặt hàng này đòi hỏi doanh nghiệp phải nắm rõ các quy định về chính sách, thuế, mã HS và quy trình kiểm tra chất lượng. Bài viết dưới đây, NKCN sẽ cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật mới nhất về thủ tục nhập khẩu quạt công nghiệp.

1. Chính sách nhập khẩu quạt công nghiệp

Quạt công nghiệp khi nhập khẩu vào Việt Nam không thuộc danh mục hàng hóa cấm hoặc nhập khẩu có điều kiện, nhưng vẫn phải tuân thủ một số quy định về kiểm tra chất lượng, dán nhãn năng lượng và thủ tục hải quan. Quạt công nghiệp đã qua sử dụng bị cấm nhập khẩu, chỉ được nhập khẩu quạt mới 100%.​

Quy định về nhập khẩu quạt công nghiệp cụ thể:

• Quạt công nghiệp (bao gồm quạt thông gió, quạt sàn, quạt treo tường, quạt ly tâm,…) được nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam về hàng hóa thông thường. Tuy nhiên, mặt hàng này thuộc danh mục phải kiểm tra chất lượng theo QCVN 4:2009/BKHCN (Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về hiệu suất năng lượng của quạt điện). Do đó, doanh nghiệp nhập khẩu phải thực hiện thủ tục đăng ký kiểm tra chất lượng và dán nhãn năng lượng trước khi đưa hàng ra thị trường.​
• Quạt công nghiệp đã qua sử dụng: Bị cấm nhập khẩu, chỉ được nhập khẩu quạt mới 100%.​
• Quạt công nghiệp mới: Được phép nhập khẩu, nhưng phải thực hiện kiểm tra chất lượng và dán nhãn năng lượng theo quy định.​
• Không cần kiểm tra chất lượng đối với một số loại quạt: Một số nguồn cho biết quạt công nghiệp không cần kiểm tra chất lượng nếu không thuộc danh mục bắt buộc, nhưng phần lớn các loại quạt công nghiệp hiện nay đều phải kiểm tra chất lượng và dán nhãn năng lượng.

2. Dán nhãn quạt công nghiệp nhập khẩu

Khi nhập khẩu quạt công nghiệp, doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về nhãn mác hàng hóa theo Nghị định 111/2021/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 43/2017/NĐ-CP).

Nhãn hàng hóa cần được dán đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

• Tên hàng hóa: Quạt công nghiệp
• Tên và địa chỉ của tổ chức/cá nhân chịu trách nhiệm về hàng hóa
• Xuất xứ hàng hóa (Made in …)
• Thông số kỹ thuật: Công suất, điện áp, model, kích thước, số seri (nếu có).
• Năm sản xuất.

Lưu ý: Thông tin trên nhãn phụ (nếu nhãn gốc không đầy đủ) phải dịch đầy đủ nội dung từ nhãn gốc và không được sai khác.

Hồ sơ đăng ký dán nhãn năng lượng gồm: giấy công bố dán nhãn năng lượng, kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng cho từng model, mẫu nhãn năng lượng dự kiến, nhãn phụ, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh… Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính chính xác thông tin dán trên nhãn.​

Bộ Công Thương và các cơ quan quản lý sẽ tổ chức kiểm tra, giám sát việc dán nhãn năng lượng đối với các sản phẩm thuộc diện phải dán nhãn.

3. Mã HS code và thuế nhập khẩu quạt công nghiệp vào Việt Nam

Việc xác định đúng mã HS code là bước quan trọng để xác định chính sách nhập khẩu và mức thuế cần nộp.

• Chương 84: Lò phản ứng hạt nhân, nồi hơi, máy và thiết bị cơ khí; các bộ phận của chúng.
• Nhóm 8414: Bơm không khí hoặc bơm chân không, máy nén không khí hay nén khí khác, quạt gió, máy thông gió, chụp hút tuần hoàn gió hoặc có kèm theo quạt.

Mã HS code quạt công nghiệp phổ biến:

• 8414.8021: Quạt công nghiệp dùng trong công nghiệp (mã HS phổ biến nhất).​
• 8414.5191: Quạt đứng, quạt phun sương công suất ≤125W.​
• 8414.5199: Quạt tường, quạt trần, quạt sàn, quạt cửa sổ công suất ≤125W.​
• 8414.5949: Mã HS quạt trần công nghiệp lớn hơn, thường dùng cho quạt công suất cao hơn.​

Thuế nhập khẩu áp dụng:

• Thuế nhập khẩu ưu đãi: 5% (áp dụng khi có C/O hợp lệ từ các nước trong hiệp định thương mại như Trung Quốc, ASEAN).​
• Thuế nhập khẩu thông thường: 7.5% không có C/O hợp lệ.​
• Thuế giá trị gia tăng (VAT): 8-10% tùy loại hàng và quy định hiện hành.​
• Đối với các mã HS như quạt điện dùng dân dụng hoặc quạt điều hòa, mã HS và thuế suất có thể khác, ví dụ: 8414.5199 có thể lên đến thuế nhập khẩu 25%-37.5% và VAT 10%.

Lưu ý: Mức thuế suất thuế nhập khẩu ưu đãi có thể dao động tùy thuộc vào mã HS chi tiết và thời điểm nhập khẩu. Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm tra các Hiệp định thương mại tự do (FTA) để áp dụng mức thuế Ưu đãi Đặc biệt (ACFTA, ATIGA, VN-EU, v.v.) nếu có C/O phù hợp.

Thuế nhập khẩu được tính trên trị giá CIF của lô hàng theo công thức: Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF x Thuế suất.

4. Hồ sơ làm thủ tục nhập khẩu quạt công nghiệp

Để tiến hành thông quan lô hàng quạt công nghiệp, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và chính xác theo quy định tại Thông tư 39/2018/TT-BTC (sửa đổi Thông tư 38/2015/TT-BTC).

Hồ sơ cần thiết bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Bản điện tử được khai báo và truyền qua hệ thống VNACCS. Đây là chứng từ pháp lý cơ bản để Cơ quan Hải quan quản lý và tính thuế.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Bản chụp/scan. Chứng từ do người bán (xuất khẩu) phát hành, thể hiện giá trị giao dịch, cơ sở để tính thuế nhập khẩu và thuế GTGT.
• Vận đơn (Bill of Lading): Bản chụp/scan. Chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa và hợp đồng vận chuyển giữa người gửi/người nhận và hãng vận tải.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Bản chụp/scan. Chi tiết về cách đóng gói, số lượng, trọng lượng tịnh/cả bì của từng kiện hàng, giúp Hải quan kiểm đếm thực tế.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Bản gốc hoặc bản điện tử hợp lệ. Chứng minh nguồn gốc xuất xứ của hàng hóa, dùng để áp dụng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (0% hoặc thấp hơn) nếu Việt Nam có ký kết Hiệp định thương mại tự do với nước xuất khẩu.
• Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng: Bản đăng ký đã được xác nhận của Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Đây là chứng từ bắt buộc để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ kiểm tra chất lượng Nhà nước đối với quạt công nghiệp (là sản phẩm Nhóm 2).
• Tài liệu kỹ thuật và catalog của sản phẩm: Bản chụp/scan. Giúp Cơ quan Hải quan và cơ quan kiểm tra chất lượng xác định rõ chủng loại, công suất, mã hiệu (model), thông số kỹ thuật, từ đó làm căn cứ áp mã HS chính xác và phục vụ kiểm tra chuyên ngành.
• Hợp đồng thương mại (Sale Contract): Bản chụp/scan. Chứng từ thể hiện sự thỏa thuận mua bán giữa hai bên, cung cấp khi Cơ quan Hải quan yêu cầu kiểm tra đối chiếu.
• Công văn xin đưa hàng về kho bảo quản: Bản chính. Chỉ áp dụng trong trường hợp lô hàng cần lấy mẫu để kiểm tra chất lượng/kiểm định trước khi có kết quả thông quan chính thức, giúp doanh nghiệp tránh phát sinh chi phí lưu container/lưu bãi tại cảng.

Lưu ý: Việc nộp các chứng từ trên có thể thực hiện dưới dạng bản điện tử (scan và đính kèm trên hệ thống) hoặc bản giấy tùy theo yêu cầu cụ thể của từng Chi cục Hải quan tại thời điểm làm thủ tục.

5. Quy trình làm thủ tục nhập khẩu quạt công nghiệp

Quy trình nhập khẩu quạt công nghiệp cần tuân thủ cả thủ tục hải quan và thủ tục kiểm tra chuyên ngành (kiểm tra chất lượng và dán nhãn năng lượng), thường diễn ra qua 4 bước chính:

Bước 1: Đăng ký kiểm tra chất lượng và dán nhãn năng lượng

Đây là bước bắt buộc đối với quạt công nghiệp, sản phẩm thuộc danh mục hàng hóa nhóm 2:

Đăng ký Kiểm tra chất lượng (KCS):

• Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ (đã đề cập ở Mục 4) và nộp Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng hoặc cơ quan kiểm tra chất lượng được Bộ Khoa học và Công nghệ chỉ định tại địa phương nơi mở tờ khai.
• Cơ quan kiểm tra sẽ xác nhận đơn đăng ký, đây là căn cứ pháp lý để Hải quan cho phép doanh nghiệp tiến hành các bước tiếp theo.

Đăng ký dán nhãn năng lượng:

• Sau khi có kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng đạt chuẩn quy định (do cơ quan thử nghiệm được công nhận cấp), doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục đăng ký dán nhãn năng lượng tại Bộ Công Thương (hoặc cơ quan được ủy quyền) đối với các loại quạt nằm trong danh mục phải áp dụng nhãn năng lượng.
• Giấy chứng nhận dán nhãn năng lượng là một phần của hồ sơ hoàn tất thủ tục.

Bước 2: Khai và mở tờ khai hải quan

• Khai điện tử: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm khai báo hải quan (VNACCS/VCIS) để truyền dữ liệu tờ khai hải quan điện tử, đồng thời khai báo số đăng ký KCS đã được cấp ở Bước 1 vào mục ghi chú/phần giấy phép trên tờ khai.
• Phân luồng: Hệ thống trả về kết quả phân luồng (Xanh, Vàng hoặc Đỏ).
• Mở tờ khai: Đối với luồng Vàng/Đỏ: Doanh nghiệp in tờ khai và mang bộ hồ sơ giấy đến Chi cục Hải quan nơi hàng hóa về đến để tiến hành kiểm tra hồ sơ (luồng Vàng) hoặc kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa (luồng Đỏ).

Bước 3: Thông quan hàng hóa

• Nộp thuế: Doanh nghiệp tiến hành nộp đầy đủ các loại thuế (Thuế Nhập khẩu, Thuế GTGT) theo thông báo từ Hải quan.
• Thực hiện KCS (Lấy mẫu): Trong quá trình mở tờ khai, nếu hàng hóa thuộc diện phải lấy mẫu kiểm tra chất lượng/kiểm định trước khi thông quan, doanh nghiệp thực hiện lấy mẫu dưới sự giám sát của Hải quan (hoặc cơ quan kiểm tra chuyên ngành). Trường hợp cần đưa hàng về kho bảo quản để lấy mẫu, doanh nghiệp phải nộp Công văn xin đưa hàng về kho bảo quản (đã đề cập ở Mục 4) và được Hải quan chấp thuận.
• Thông quan: Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra và có kết quả KCS Đạt yêu cầu, Cơ quan Hải quan sẽ chấp nhận thông quan tờ khai, cho phép doanh nghiệp mang hàng ra khỏi khu vực giám sát hải quan.

Nếu không am hiểu thủ tục, bạn có thể thuê đơn vị dịch vụ logistics như Nhập Khẩu Chính Ngạch để hỗ trợ thủ tục này, giúp quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng và chính xác.

Bước 4: Hoàn tất thủ tục

• Lấy mẫu và thử nghiệm: Sau khi hàng về kho bảo quản, doanh nghiệp tiến hành lấy mẫu (nếu chưa lấy mẫu tại cảng) và gửi đi thử nghiệm tại các phòng thí nghiệm được chỉ định để có kết quả KCS chính thức và kết quả thử nghiệm hiệu suất năng lượng.
• Nộp chứng thư: Doanh nghiệp nộp đầy đủ hồ sơ đã hoàn tất (bao gồm Chứng thư kiểm tra chất lượng và Giấy chứng nhận dán nhãn năng lượng) cho cơ quan hải quan để hoàn tất hồ sơ lưu trữ cuối cùng, kết thúc toàn bộ quy trình.
• Đưa hàng vào lưu thông: Quạt công nghiệp chính thức đủ điều kiện để đưa vào sử dụng hoặc lưu thông trên thị trường Việt Nam.

XEM THÊM:

• Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam từ A-Z
• Kinh nghiệm nhập khẩu hàng Trung Quốc lời cao – rủi ro thấp ít ai biết
• Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc: Hướng dẫn từ A–Z

6. Lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu quạt công nghiệp

Để đảm bảo quá trình nhập khẩu quạt công nghiệp diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến các điểm sau:

Cấm nhập khẩu hàng đã qua sử dụng

• Quy định cấm nghiêm ngặt: Quạt công nghiệp thuộc danh mục thiết bị, máy móc, dây chuyền công nghệ đã qua sử dụng bị cấm nhập khẩu vào Việt Nam (theo Quyết định số 18/2019/QĐ-TTg).
• Hậu quả: Nếu cố tình nhập khẩu hàng đã qua sử dụng, lô hàng sẽ bị tịch thu và doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính nặng.

Yêu cầu về kiểm tra chất lượng (KCS)

• Tính bắt buộc: Quạt công nghiệp là mặt hàng phải Đăng ký Kiểm tra chất lượng Nhà nước (KCS) theo quy định của Bộ Khoa học và Công nghệ (sản phẩm nhóm 2).
• Thông quan có điều kiện: Tờ khai hải quan chỉ được thông quan chính thức khi doanh nghiệp đã có Giấy đăng ký KCS và sau đó là Chứng thư kết quả kiểm tra chất lượng đạt yêu cầu.

Tuân thủ nhãn năng lượng (nếu có)

• Kiểm tra danh mục: Doanh nghiệp phải kiểm tra xem loại quạt công nghiệp nhập khẩu có thuộc danh mục sản phẩm phải thực hiện dán nhãn năng lượng và áp dụng mức hiệu suất năng lượng tối thiểu theo quy định của Bộ Công Thương hay không.
• Thủ tục sau KCS: Thủ tục dán nhãn năng lượng thường được thực hiện sau khi có kết quả thử nghiệm và là một phần của quá trình hoàn tất hồ sơ lưu trữ với Hải quan.

Khai báo và áp mã HS chính xác

• Ảnh hưởng đến thuế và chính sách: Việc xác định sai mã HS có thể dẫn đến tính sai thuế (dẫn đến bị phạt) hoặc áp dụng sai chính sách kiểm tra chuyên ngành. Cần tham khảo kỹ Chương 8414 và đối chiếu với Catalog, thông số kỹ thuật của quạt.
• Giá trị hải quan: Đảm bảo giá trị hàng hóa khai báo (Giá CIF) khớp với Hóa đơn thương mại và phù hợp với giá trị giao dịch thực tế để tránh bị tham vấn giá.

Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và kịp thời

• Ưu tiên KCS: Nên tiến hành đăng ký KCS ngay khi hàng có dấu hiệu cập cảng. Nếu có nhu cầu đưa hàng về kho bảo quản để lấy mẫu KCS, cần chuẩn bị sẵn Công văn xin đưa hàng về kho để trình Hải quan và tránh chi phí lưu container/lưu bãi cao.

Tận dụng giấy chứng nhận xuất xứ (C/O)

• Giảm thuế: Nếu hàng hóa có nguồn gốc từ các quốc gia/khối quốc gia mà Việt Nam có FTA (ví dụ: ASEAN – C/O form D), hãy yêu cầu người bán cung cấp C/O hợp lệ để được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt (thường là 0%).

7. Dịch vụ nhập khẩu quạt công nghiệp Trung Quốc chính ngạch

Trung Quốc là thị trường cung cấp quạt công nghiệp lớn nhất cho Việt Nam. Việc nhập khẩu quạt công nghiệp từ thị trường này đòi hỏi phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về chính ngạch để đảm bảo tính hợp pháp và thông quan suôn sẻ.

Tại sao cần nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc?

• Tính pháp lý: Nhập khẩu chính ngạch (qua cửa khẩu quốc tế, có hợp đồng, hóa đơn, tờ khai đầy đủ) đảm bảo hàng hóa được Nhà nước công nhận, có thể xuất hóa đơn VAT, và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của doanh nghiệp.
• Kiểm soát chất lượng: Chỉ có nhập khẩu chính ngạch mới thực hiện được các thủ tục Kiểm tra chất lượng nhà nước (KCS) và Dán nhãn năng lượng bắt buộc, đảm bảo quạt công nghiệp đạt tiêu chuẩn an toàn và hiệu suất.
• Ưu đãi thuế: Nhập khẩu chính ngạch cho phép doanh nghiệp tận dụng giấy chứng nhận xuất xứ (C/O Form E/Form B) để được hưởng mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt theo các Hiệp định thương mại tự do (ví dụ: ACFTA).

Dịch vụ nhập khẩu chính ngạch trọn gói của NKCN

NKCN cung cấp dịch vụ nhập khẩu trọn gói quạt công nghiệp từ Trung Quốc, giúp doanh nghiệp giải quyết mọi vướng mắc về thủ tục hành chính và hải quan:

• Tư vấn chính sách chuyên sâu: NKCN sẽ xác định chính xác mã HS code cho từng loại quạt, kiểm tra chính sách KCS, và xác định yêu cầu dán nhãn năng lượng để lập kế hoạch nhập khẩu tối ưu.
• Đăng ký và hoàn tất KCS: Đại diện doanh nghiệp đăng ký và theo dõi toàn bộ quy trình Kiểm tra chất lượng nhà nước tại các cơ quan chức năng, bao gồm việc xin công văn đưa hàng về kho bảo quản để lấy mẫu nhanh chóng.
• Thủ tục hải quan nhanh chóng: Xử lý toàn bộ các công việc liên quan đến khai báo hải quan điện tử, mở tờ khai, nộp thuế và thông quan hàng hóa tại cảng/cửa khẩu.
• Tối ưu hóa chi phí thuế: Hỗ trợ kiểm tra và xin cấp C/O hợp lệ để doanh nghiệp được hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi nhất (ví dụ: 0% Thuế Nhập khẩu).
• Vận chuyển quốc tế và nội địa: Đảm nhận toàn bộ quy trình vận chuyển từ nhà máy tại Trung Quốc về đến kho của doanh nghiệp tại Việt Nam.

Lưu ý đặc biệt: NKCN cam kết chỉ thực hiện dịch vụ nhập khẩu đối với quạt công nghiệp mới 100%. Chúng tôi từ chối thực hiện các thủ tục nhập khẩu đối với quạt công nghiệp đã qua sử dụng, tân trang hoặc tái chế để tuân thủ nghiêm ngặt pháp luật Việt Nam.

Liên hệ tư vấn ngay!

Nhập Khẩu Chính Ngạch

• Địa chỉ: Tầng 6, IP3 Imperial Plaza 360 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân , Hà Nội
• Số điện thoại: 0961771688
• Email: nhapkhauchinhngach.vn@gmail.com
• Website: https://nhapkhauchinhngach.vn