So sánh ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp

Ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp là hai hình thức phổ biến khi doanh nghiệp muốn đưa hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Nếu nhập khẩu trực tiếp giúp doanh nghiệp chủ động làm việc với nhà cung cấp, kiểm soát chứng từ và thủ tục hải quan thì ủy thác nhập khẩu giúp giảm khối lượng nghiệp vụ phải tự xử lý thông qua một đơn vị trung gian chuyên nghiệp. Vậy hai hình thức này khác nhau như thế nào, chi phí và trách nhiệm của mỗi bên ra sao, doanh nghiệp nên lựa chọn phương án nào? Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể ưu nhược điểm, sự khác biệt giữa ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp, đồng thời giúp bạn lựa chọn hình thức phù hợp với kinh nghiệm, nguồn lực và nhu cầu nhập khẩu hàng hóa thực tế.

1. Nhập khẩu trực tiếp là gì? Ưu, nhược điểm

Nhập khẩu trực tiếp là hình thức doanh nghiệp tự đứng ra giao dịch với nhà cung cấp nước ngoài, ký kết hợp đồng, tổ chức vận chuyển, đứng tên nhập khẩu và thực hiện các thủ tục nhập khẩu, khai báo hải quan cần thiết để đưa hàng hóa về Việt Nam mà không thông qua đơn vị nhận ủy thác. Theo Điều 5 Luật Quản lý ngoại thương 2017, thương nhân Việt Nam không phải tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài được quyền kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu không phụ thuộc vào ngành, nghề đăng ký kinh doanh, trừ hàng hóa thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng xuất nhập khẩu; trường hợp hàng hóa nhập khẩu theo giấy phép hoặc điều kiện thì thương nhân phải đáp ứng các yêu cầu tương ứng.

Ưu điểm của nhập khẩu trực tiếp

Khi tự thực hiện nhập khẩu, doanh nghiệp có quyền chủ động cao hơn đối với toàn bộ quá trình giao dịch và đưa hàng về Việt Nam. Nếu có đội ngũ xuất nhập khẩu giàu kinh nghiệm, hình thức tự nhập khẩu hàng hóa này còn giúp tối ưu hoạt động khi nhập hàng thường xuyên.

• Chủ động làm việc với nhà cung cấp: Doanh nghiệp trực tiếp đàm phán giá, số lượng, chất lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán.
• Kiểm soát tốt tiến độ: Chủ động lựa chọn phương thức vận chuyển, theo dõi lô hàng và xử lý các vấn đề phát sinh.
• Không mất phí dịch vụ ủy thác: Doanh nghiệp không phải trả khoản phí thuê đơn vị trung gian đứng ra thực hiện nhập khẩu.
• Thuận lợi khi nhập khẩu thường xuyên: Phù hợp với doanh nghiệp có đội ngũ xuất nhập khẩu riêng và lượng hàng tương đối ổn định.
• Tích lũy kinh nghiệm nội bộ: Nhân sự từng bước nâng cao năng lực về ngoại thương, logistics, chứng từ nhập khẩu và thủ tục hải quan.

Với doanh nghiệp đang nhập hàng từ thị trường Trung Quốc và muốn tự thực hiện nhiều khâu, có thể tham khảo thêm hướng dẫn nhập hàng Trung Quốc không qua trung gian để hiểu rõ hơn về tìm nguồn, thanh toán và vận chuyển.

Nhược điểm của nhập khẩu trực tiếp

Đổi lại mức độ chủ động cao, doanh nghiệp phải tự tổ chức và chịu trách nhiệm đối với các nghiệp vụ nhập khẩu thuộc phạm vi của mình. Điều này có thể tạo áp lực đáng kể đối với doanh nghiệp mới hoặc chưa có nhân sự chuyên môn về xuất nhập khẩu và logistics.

• Yêu cầu kiến thức nghiệp vụ: Nhân sự cần hiểu về hợp đồng ngoại thương, Incoterms, HS Code, thuế nhập khẩu, chứng từ và thủ tục hải quan.
• Tốn nguồn lực vận hành: Doanh nghiệp phải bố trí nhân sự theo dõi nhà cung cấp, vận chuyển, chứng từ, thông quan và giao nhận hàng.
• Nguy cơ phát sinh chi phí: Sai HS Code, thiếu chứng từ hoặc xử lý thủ tục chậm có thể dẫn đến lưu kho, lưu bãi và các chi phí phát sinh khác.
• Khó khăn với hàng có điều kiện: Một số mặt hàng phải đáp ứng giấy phép hoặc yêu cầu quản lý chuyên ngành trước khi nhập khẩu.
• Tự xử lý các vấn đề phát sinh: Khi xảy ra sai lệch chứng từ, chậm giao hàng hoặc vướng mắc thông quan, doanh nghiệp phải trực tiếp phối hợp với các bên liên quan để giải quyết.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chỉ tính giá mua hàng mà cần dự toán cả vận chuyển, thuế và các khoản logistics. Bạn có thể tham khảo chi phí nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc để hiểu rõ các nhóm chi phí có thể phát sinh.

2. Ủy thác nhập khẩu là gì? Ưu, nhược điểm

Ủy thác nhập khẩu là hình thức bên có nhu cầu nhập hàng giao cho một đơn vị khác thực hiện hoạt động nhập khẩu theo các điều kiện đã thỏa thuận và trả phí ủy thác nhập khẩu. Về cơ sở pháp lý, Điều 155 Luật Thương mại 2005 quy định bên nhận ủy thác thực hiện mua bán hàng hóa bằng danh nghĩa của mình theo thỏa thuận với bên ủy thác và được nhận thù lao. Đồng thời, Điều 50 Luật Quản lý ngoại thương 2017 cho phép thương nhân ủy thác nhập khẩu hàng hóa không thuộc danh mục cấm hoặc tạm ngừng nhập khẩu; với hàng nhập khẩu theo giấy phép hoặc điều kiện, bên ủy thác hoặc bên nhận ủy thác phải có giấy phép, đáp ứng điều kiện tương ứng trước khi ký hợp đồng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Ưu điểm của ủy thác nhập khẩu

Thay vì tự xử lý toàn bộ nghiệp vụ ngoại thương, doanh nghiệp có thể tận dụng kinh nghiệm và nguồn lực của đơn vị nhận ủy thác nhập khẩu. Hình thức này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp mới nhập khẩu hoặc chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách.

• Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Đơn vị nhận ủy thác có thể đảm nhiệm các công việc nhập khẩu theo phạm vi đã thỏa thuận, giúp doanh nghiệp giảm khối lượng nghiệp vụ phải tự xử lý.
• Hạn chế sai sót về thủ tục: Đơn vị có kinh nghiệm có thể hỗ trợ kiểm tra chính sách mặt hàng, chứng từ, HS Code, thuế và thủ tục thông quan hàng hóa.
• Không cần xây dựng ngay đội ngũ xuất nhập khẩu riêng: Phù hợp với doanh nghiệp nhập hàng không thường xuyên hoặc mới bắt đầu kinh doanh hàng nhập khẩu.
• Thuận tiện với mặt hàng có thủ tục phức tạp: Doanh nghiệp có thể được hỗ trợ chuẩn bị giấy phép, hồ sơ hoặc thủ tục kiểm tra chuyên ngành tùy từng loại hàng.
• Dễ tiếp cận quy trình nhập khẩu: Doanh nghiệp lần đầu nhập hàng có thể giảm áp lực khi phải tự làm việc với nhiều bên như nhà cung cấp, đơn vị vận chuyển và cơ quan hải quan.

Nếu chưa từng nhập hàng từ Trung Quốc, bạn có thể tham khảo hướng dẫn nhập hàng Trung Quốc cho người mới để hiểu thêm các bước từ lựa chọn sản phẩm, tìm nguồn đến vận chuyển và nhập hàng.

Nhược điểm của ủy thác nhập khẩu

Bên cạnh sự thuận tiện, dịch vụ ủy thác nhập khẩu làm phát sinh thêm một đơn vị trung gian trong quá trình đưa hàng về Việt Nam. Vì vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí cũng như lựa chọn bên nhận ủy thác có năng lực và trách nhiệm rõ ràng.

• Phát sinh phí ủy thác: Ngoài tiền hàng, thuế và chi phí logistics, doanh nghiệp phải trả thêm thù lao hoặc phí dịch vụ ủy thác xuất nhập khẩu.
• Mức độ chủ động thấp hơn: Một số công việc phụ thuộc vào tiến độ xử lý và quy trình của đơn vị nhận ủy thác.
• Phụ thuộc vào năng lực của đơn vị dịch vụ: Lựa chọn đơn vị thiếu kinh nghiệm có thể dẫn đến chậm tiến độ, sai chứng từ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
• Cần cung cấp đầy đủ thông tin, chứng từ: Doanh nghiệp vẫn phải phối hợp và cung cấp các tài liệu cần thiết để bên nhận ủy thác thực hiện hợp đồng.
• Cần quy định rõ trách nhiệm trong hợp đồng: Phạm vi công việc, chi phí, thời gian thực hiện, chứng từ bàn giao và trách nhiệm khi xảy ra sự cố nên được thống nhất rõ ngay từ đầu.’

3. Phân biệt ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp

Ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp đều nhằm mục đích đưa hàng hóa từ nước ngoài vào Việt Nam, nhưng khác nhau về chủ thể thực hiện, mức độ tham gia của doanh nghiệp, chi phí và trách nhiệm trong quá trình nhập khẩu. Dưới đây là bảng so sánh ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp giúp doanh nghiệp dễ dàng phân biệt hai hình thức:

4. Nên nhập khẩu trực tiếp hay ủy thác nhập khẩu?

Việc lựa chọn nhập khẩu trực tiếp hay ủy thác nhập khẩu phụ thuộc vào kinh nghiệm, nguồn nhân lực, tần suất nhập hàng và mức độ phức tạp của từng lô hàng. Doanh nghiệp nên cân nhắc tổng thể giữa khả năng tự kiểm soát quy trình nhập khẩu, chi phí duy trì nhân sự và chi phí thuê ngoài thay vì chỉ dựa vào phí dịch vụ.

Khi nào nên nhập khẩu trực tiếp?

Nhập khẩu trực tiếp phù hợp khi doanh nghiệp đã có đủ năng lực để tự quản lý các khâu từ giao dịch với nhà cung cấp đến chứng từ, vận chuyển và thủ tục hải quan. Hình thức này thường phát huy lợi thế với doanh nghiệp nhập hàng thường xuyên và muốn chủ động kiểm soát chuỗi cung ứng.

• Có đội ngũ xuất nhập khẩu chuyên trách: Nhân sự hiểu về hợp đồng ngoại thương, Incoterms, HS Code, thuế, chứng từ và thủ tục hải quan.
• Nhập khẩu thường xuyên, số lượng lớn: Tần suất nhập hàng ổn định giúp doanh nghiệp tận dụng hiệu quả nguồn lực nội bộ và giảm sự phụ thuộc vào đơn vị trung gian.
• Đã có kinh nghiệm nhập khẩu: Doanh nghiệp hiểu rõ quy trình và có khả năng xử lý những vấn đề phát sinh trong quá trình vận chuyển, thông quan.
• Có nhà cung cấp ổn định: Hai bên đã có quy trình giao dịch, thanh toán và giao nhận tương đối rõ ràng.
• Muốn chủ động kiểm soát tiến độ: Doanh nghiệp trực tiếp quản lý nhà cung cấp, chứng từ, vận chuyển và kế hoạch đưa hàng về kho.
• Mặt hàng có thủ tục quen thuộc: Doanh nghiệp đã nắm rõ chính sách nhập khẩu, thuế và các yêu cầu quản lý chuyên ngành đối với sản phẩm.

Khi nào nên ủy thác nhập khẩu?

Ủy thác xuất nhập khẩu phù hợp hơn khi doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm hoặc không muốn đầu tư nguồn lực để tự xử lý toàn bộ nghiệp vụ xuất nhập khẩu. Thông qua một công ty nhập hàng Trung Quốc có kinh nghiệm, doanh nghiệp có thể giảm khối lượng công việc và hạn chế những sai sót nghiệp vụ trong quá trình nhập hàng.

• Lần đầu nhập khẩu hàng hóa: Doanh nghiệp chưa quen với quy trình, hồ sơ, khai báo hải quan và các yêu cầu liên quan.
• Chưa có bộ phận xuất nhập khẩu: Không cần tuyển dụng và duy trì đội ngũ chuyên trách chỉ để xử lý một số lô hàng không thường xuyên.
• Tần suất nhập hàng chưa cao: Thuê đơn vị ủy thác có thể phù hợp hơn so với đầu tư nguồn lực cố định cho bộ phận XNK.
• Mặt hàng có thủ tục tương đối phức tạp: Cần hỗ trợ kiểm tra chính sách mặt hàng, giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc chuẩn bị chứng từ.
• Muốn tiết kiệm thời gian vận hành: Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào kinh doanh, bán hàng và phát triển thị trường.
• Chưa tự tin xử lý các rủi ro nghiệp vụ: Đơn vị ủy thác có kinh nghiệm có thể hỗ trợ phát hiện và xử lý các vấn đề về chứng từ, thủ tục hoặc vận chuyển trong phạm vi dịch vụ.
• Muốn sử dụng dịch vụ nhập khẩu trọn gói: Phù hợp khi doanh nghiệp muốn có một đầu mối hỗ trợ xuyên suốt từ nhập khẩu, thông quan đến vận chuyển hàng Trung Quốc về Việt Nam.

Khi lựa chọn đối tác, ngoài bảng giá, doanh nghiệp nên đánh giá kinh nghiệm, khả năng xử lý chứng từ và phạm vi hỗ trợ. Bạn có thể tham khảo thêm 7 tiêu chí lựa chọn công ty nhập hàng Trung Quốc uy tín trước khi quyết định.

5. Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc tại NKCN Logistics

Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm tự nhập hàng hoặc muốn giảm bớt các công việc liên quan đến nguồn hàng, thanh toán, vận chuyển và thủ tục hải quan, có thể sử dụng dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc tại NKCN Logistics. NKCN cung cấp giải pháp theo hướng trọn gói, hỗ trợ khách hàng từ khâu tìm nguồn đến nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc và vận chuyển hàng về Việt Nam.

• Hỗ trợ tìm nguồn và đàm phán: NKCN hỗ trợ tìm nhà cung cấp trên Taobao, 1688, Alibaba và trao đổi, đàm phán với phía Trung Quốc.
• Đặt hàng và thanh toán hộ: Hỗ trợ thực hiện giao dịch với nhà cung cấp, phù hợp với khách hàng gặp khó khăn khi thanh toán trực tiếp qua các nền tảng Trung Quốc.
• Gom và kiểm hàng tại Trung Quốc: Hàng hóa có thể được tập kết tại kho, kiểm tra số lượng, mẫu mã và tình trạng trước khi vận chuyển về Việt Nam.
• Vận chuyển hàng chính ngạch: NKCN hỗ trợ vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch và thực hiện các nghiệp vụ thông quan trong phạm vi dịch vụ ủy thác.
• Hỗ trợ chứng từ nhập khẩu: Theo thông tin NKCN công bố, dịch vụ hỗ trợ các chứng từ như tờ khai hải quan, hóa đơn VAT, C/O, C/Q theo yêu cầu và điều kiện của từng lô hàng.
• Tư vấn thủ tục và khai báo hải quan: Đội ngũ NKCN hỗ trợ khách hàng về khai báo hải quan, chính sách mặt hàng, HS Code, thuế nhập khẩu và các yêu cầu liên quan trong quá trình nhập khẩu.
• Chi phí được phân tách rõ ràng: NKCN công bố cách tính tổng chi phí dựa trên cước vận chuyển, phí ủy thác xuất nhập khẩu, thuế và các khoản khác nếu có. Khách hàng có thể tham khảo bảng giá nhập khẩu chính ngạch để chủ động dự toán trước khi nhập hàng.

Bạn đang cần nhập hàng Trung Quốc nhưng chưa biết nên tự nhập hay sử dụng dịch vụ ủy thác? Liên hệ NKCN Logistics qua Hotline/Zalo 096.177.1688, cung cấp thông tin mặt hàng và nhu cầu nhập khẩu để được tư vấn phương án, thủ tục và báo giá phù hợp.

Ủy thác nhập khẩu và nhập khẩu trực tiếp đều có những ưu, nhược điểm riêng, phù hợp với từng nhu cầu và năng lực của doanh nghiệp. Nếu đã có đội ngũ xuất nhập khẩu và kinh nghiệm xử lý thủ tục, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhập khẩu trực tiếp để tăng tính chủ động; ngược lại, dịch vụ ủy thác nhập khẩu sẽ phù hợp khi muốn tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót nghiệp vụ. Với nhu cầu nhập khẩu hàng Trung Quốc chính ngạch, doanh nghiệp có thể liên hệ NKCN để được tư vấn phương án phù hợp với từng lô hàng.