Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những gì? Hướng dẫn từ A–Z

Hình thức nhập khẩu ủy thác là giải pháp giúp người kinh doanh không có giấy phép nhập khẩu, không rành thủ tục nhập hàng hợp pháp, tiết kiệm thời gian và an toàn tuyệt đối. Trong bài viết này, NKCN sẽ giúp bạn hiểu rõ 1 bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác cần có những gì và cách lập hồ sơ nhập khẩu ủy thác từ Trung Quốc về Việt Nam như thế nào. Tham khảo ngay nhé!

1. Nhập khẩu ủy thác là gì?

Nhập khẩu ủy thác là hình thức mà một cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp (gọi là bên ủy thác) thuê một công ty dịch vụ chuyên nghiệp (gọi là bên nhận ủy thác) đứng ra thay mặt thực hiện toàn bộ quá trình nhập khẩu hàng hóa từ nước ngoài về Việt Nam. Thay vì trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, xử lý thủ tục hải quan, thuế và vận chuyển quốc tế, bên ủy thác sẽ giao phó toàn bộ trách nhiệm này cho bên nhận ủy thác.

Hình thức này phù hợp với những người không có đủ năng lực pháp lý, kinh nghiệm hoặc nguồn lực để tự nhập khẩu, đồng thời giúp tiết kiệm thời gian, công sức và hạn chế rủi ro trong quá trình thông quan.

2. Bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác gồm những gì?

Khi thực hiện xuất khẩu theo hình thức ủy thác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ để phục vụ cho việc thông quan, thanh toán quốc tế, quyết toán thuế và chứng minh nguồn gốc hàng hóa. Tùy theo mặt hàng và thị trường xuất khẩu, bộ chứng từ có thể khác nhau nhưng thường bao gồm các nhóm chứng từ sau:

Chứng từ ủy thác xuất khẩu hàng hóa bắt buộc

Đây là những chứng từ bắt buộc phải có trong giao dịch xuất khẩu ủy thác:

• Hợp đồng ủy thác xuất khẩu: Là văn bản thỏa thuận giữa bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác, quy định rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và mức phí ủy thác của các bên.

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Do bên nhận ủy thác ký kết với đối tác nước ngoài để thực hiện việc xuất khẩu hàng hóa theo nội dung đã được ủy quyền.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Là chứng từ thể hiện giá trị lô hàng, thông tin người mua, người bán, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List): Liệt kê chi tiết số lượng kiện hàng, trọng lượng, kích thước và quy cách đóng gói.
• Tờ khai hải quan xuất khẩu: Được khai báo trên hệ thống hải quan điện tử và là căn cứ để hàng hóa được phép xuất khẩu.
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Là chứng từ vận tải do hãng tàu hoặc hãng hàng không phát hành, xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển.

Các loại chứng từ xuất khẩu theo thông lệ

Ngoài các chứng từ bắt buộc, nhiều đối tác hoặc ngân hàng thanh toán quốc tế có thể yêu cầu thêm các chứng từ sau:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): Chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan tại nước nhập khẩu.
• Chứng thư bảo hiểm hàng hóa (Insurance Certificate): Áp dụng đối với các lô hàng được mua bảo hiểm theo điều kiện giao hàng quốc tế.
• Chứng thư kiểm định hàng hóa (Inspection Certificate): Xác nhận chất lượng, số lượng hoặc tình trạng hàng hóa trước khi xuất khẩu.
• Phiếu cân hàng (Weight Note): Xác nhận trọng lượng thực tế của lô hàng, thường áp dụng với hàng nông sản, khoáng sản hoặc hàng rời.
• Chứng nhận khử trùng (Fumigation Certificate): Được yêu cầu đối với hàng gỗ, pallet gỗ hoặc một số mặt hàng nông sản.

Chứng từ kiểm tra theo chuyên ngành

Một số mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành cần bổ sung thêm các giấy tờ sau:

• Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Phytosanitary Certificate): Áp dụng cho nông sản, rau củ quả, sản phẩm có nguồn gốc thực vật.
• Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật (Health Certificate): Áp dụng đối với thực phẩm, thủy sản hoặc sản phẩm có nguồn gốc động vật.
• Giấy chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality): Xác nhận hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu của thị trường nhập khẩu.
• Giấy phép xuất khẩu: Đối với các mặt hàng thuộc danh mục quản lý đặc biệt hoặc xuất khẩu có điều kiện.
• Kết quả kiểm tra chuyên ngành khác: Bao gồm chứng nhận hợp quy, an toàn thực phẩm, kiểm tra chất lượng nhà nước hoặc các yêu cầu đặc thù của từng quốc gia nhập khẩu.

Bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác bổ sung

Ngoài bộ chứng từ xuất khẩu thông thường, hình thức xuất khẩu ủy thác còn phát sinh thêm các chứng từ phục vụ việc quyết toán giữa các bên:

• Biên bản giao nhận hàng hóa: Xác nhận việc bàn giao hàng giữa bên giao ủy thác và bên nhận ủy thác.
• Hóa đơn phí dịch vụ ủy thác xuất khẩu: Do bên nhận ủy thác xuất cho bên giao ủy thác theo mức phí đã thỏa thuận trong hợp đồng.
• Biên bản đối chiếu công nợ: Thể hiện số tiền hàng đã thu từ đối tác nước ngoài, các khoản chi phí phát sinh và số tiền thanh toán lại cho bên giao ủy thác.
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Bao gồm điện chuyển tiền, giấy báo có, sao kê ngân hàng hoặc các chứng từ liên quan đến việc thanh toán quốc tế.
• Biên bản thanh lý hợp đồng ủy thác: Được lập sau khi hoàn tất giao dịch để xác nhận các bên đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ theo hợp đồng.

3. Lưu ý cần biết khi kê khai bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác

• Thông tin trên các chứng từ phải thống nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và điều kiện giao hàng.
• Kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp xuất khẩu trên tờ khai hải quan để tránh sai sót khi hoàn thuế hoặc quyết toán.
• Lưu trữ đầy đủ hợp đồng ủy thác, chứng từ thanh toán và hồ sơ hải quan để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế.
• Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành, cần chuẩn bị giấy phép hoặc chứng nhận trước khi làm thủ tục xuất khẩu.
• Chứng từ thanh toán quốc tế nên thực hiện qua ngân hàng để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai thuế GTGT 0% và hoàn thuế xuất khẩu.
• Theo dõi thời hạn cấp các chứng nhận như C/O, kiểm dịch, hun trùng để tránh ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác bộ chứng từ xuất khẩu ủy thác không chỉ giúp hàng hóa thông quan thuận lợi mà còn hạn chế rủi ro pháp lý, tài chính và đảm bảo quyền lợi cho cả bên giao ủy thác lẫn bên nhận ủy thác.

XEM NGAY:

• Hợp đồng ngoại thương là gì? Lưu ý khi soạn thảo hợp đồng
• Ủy thác nhập khẩu: Quy trình, thủ tục, báo giá mới nhất 2026
• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì? Mẫu hợp đồng, lưu ý cần biết

4. Cách lập bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác Trung Quốc về Việt Nam

Dưới đây là hướng dẫn cách lập bộ chứng từ nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc về Việt Nam, áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp/cá nhân thuê dịch vụ nhập khẩu ủy thác:

Bước 1: Ký kết hợp đồng ủy thác nhập khẩu:

• Hợp đồng giữa bên ủy thác (bên đặt hàng) và bên nhận ủy thác (công ty nhập khẩu hoặc dịch vụ) phải nêu rõ: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian vận chuyển, điều kiện giao hàng (Incoterms), phương thức thanh toán và chi phí liên quan như phí ủy thác, thuế nhập khẩu, VAT, phí khai báo hải quan, giấy phép nhập khẩu nếu có.
• Hợp đồng này là cơ sở pháp lý để lập các chứng từ tiếp theo.

Bước 2: Lập chứng từ thương mại và vận chuyển:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): ghi rõ bên nhận ủy thác là người nhập khẩu, tên hàng, số lượng, giá trị.
• Phiếu đóng gói (Packing List): chi tiết quy cách đóng gói, trọng lượng.
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill): ghi rõ tên bên nhận ủy thác là consignee hoặc người nhận hàng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có yêu cầu kiểm tra chuyên ngành.

Bước 3: Thanh toán tiền hàng:

• Bên ủy thác thanh toán cho bên nhận ủy thác theo hợp đồng. Bên nhận ủy thác sẽ thanh toán cho nhà cung cấp Trung Quốc.
• Bảo lưu hóa đơn chuyển tiền để đối chứng.

Bước 4: Kê khai hải quan nhập khẩu ủy thác:

• Bên nhận ủy thác làm tờ khai hải quan, ghi rõ mình là người nhập khẩu.
• Nộp kèm bộ hồ sơ gồm hợp đồng ủy thác, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy phép nhập khẩu nếu có.
• Thanh toán các loại thuế và phí nhập khẩu theo quy định.

Bước 5: Bàn giao hàng và chứng từ liên quan:

• Sau khi hàng qua hải quan, bên nhận ủy thác giao hàng cho bên ủy thác cùng các chứng từ lập hóa đơn VAT, chứng từ thanh toán.

XEM THÊM:

• Hợp đồng ủy thác nhập khẩu là gì? Mẫu hợp đồng, lưu ý cần biết
• Phí và lệ phí thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu mới nhất 2026
• Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam từ A-Z
• Quy trình nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc chi tiết từ A-Z
• Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc: Hướng dẫn từ A–Z

5. NKCN Logistics – Nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc trọn gói

Nhẩu Khẩu Chính Ngạch – Dịch vụ nhập khẩu ủy thác hàng Trung Quốc trọn gói là giải pháp toàn diện dành cho cá nhân và doanh nghiệp có nhu cầu nhập hàng từ Trung Quốc về Việt Nam một cách an toàn, hợp pháp và tiết kiệm thời gian. Chúng tôi chịu trách nhiệm toàn bộ quy trình nhập khẩu, từ giai đoạn đàm phán với nhà cung cấp, xử lý thanh toán quốc tế, vận chuyển hàng hóa, khai báo hải quan cho đến khi bàn giao hàng tại kho của khách hàng.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chính ngạch, NKCN cam kết minh bạch chi phí, cung cấp đầy đủ hóa đơn VAT hợp pháp, hỗ trợ tối ưu thuế phí và kiểm soát chặt chẽ nhằm hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh trong quá trình nhập khẩu. Khách hàng chỉ cần cung cấp thông tin về hàng hóa, mọi thủ tục và quy trình còn lại sẽ được chúng tôi xử lý nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả.

NKCN – Đối tác tin cậy giúp bạn đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình nhập khẩu hàng Trung Quốc, đảm bảo hàng hóa đến tay bạn an toàn, đúng hạn với chi phí hợp lý.