Khai báo hải quan là gì? Thông tin chi tiết, cập nhật mới 2025

Bạn đang chuẩn bị xuất nhập khẩu hàng hóa nhưng còn băn khoăn về thủ tục khai báo hải quan? Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp bạn thực hiện đúng luật, mà còn tối ưu hóa thời gian và chi phí. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết để bạn nắm được khai báo hải quan là gì,mục đích, những quy định quan trọng và cách tránh các sai lầm phổ biến. Theo dõi ngay nhé!

1. Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là quá trình cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, phương tiện vận chuyển cho cơ quan hải quan quốc gia. Mục tiêu của khai báo hải quan là đảm bảo hàng hóa tuân thủ các quy định về thuế, chính sách ngoại thương, kiểm dịch và các thủ tục pháp lý khác khi xuất nhập khẩu. Đây là một bước bắt buộc trong thủ tục xuất nhập khẩu để hàng hóa được thông quan thuận lợi và hợp pháp.

Khai báo hải quan có thể thực hiện qua hình thức điện tử (khai báo trên hệ thống phần mềm hải quan điện tử VNACCS/VCIS) hoặc thủ công khi hệ thống điện tử gặp sự cố hoặc với các trường hợp hàng hóa đặc biệt. Việc khai báo này bao gồm chuẩn bị hồ sơ với các giấy tờ như tờ khai hải quan, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ và các chứng từ kiểm dịch cần thiết.

Quá trình khai báo hải quan còn giúp nhà nước kiểm soát tình trạng xuất nhập khẩu hàng hóa, quản lý thuế và đảm bảo hàng hóa không nằm trong danh mục cấm xuất nhập khẩu. Người khai báo có thể là chủ hàng, người được ủy quyền hoặc đại lý làm thủ tục hải quan.

2. Mục đích của khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là một thủ tục bắt buộc và có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Mục đích chính của khai báo hải quan bao gồm:

• Quản lý nhà nước: Khai báo hải quan giúp cơ quan chức năng nắm được thông tin chi tiết về các loại hàng hóa xuất nhập khẩu, từ đó kiểm soát và giám sát hoạt động thương mại quốc tế, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật.
• Thu thuế và lệ phí: Dựa trên thông tin kê khai (tên hàng, số lượng, giá trị, mã HS, xuất xứ,…), cơ quan hải quan sẽ tính toán và thu các loại thuế, phí theo quy định (thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, thuế tiêu thụ đặc biệt…). Đây là nguồn thu quan trọng đóng góp vào ngân sách nhà nước.

• Chống buôn lậu và gian lận thương mại: Việc khai báo chính xác giúp cơ quan hải quan phát hiện và ngăn chặn các hành vi vi phạm như buôn lậu, vận chuyển hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng hoặc khai báo sai lệch để trốn thuế.
• Bảo vệ an ninh quốc gia và sức khỏe cộng đồng: Thông tin khai báo là cơ sở để cơ quan hải quan kiểm tra, đảm bảo hàng hóa không gây nguy hại đến an ninh, trật tự xã hội, môi trường và sức khỏe của người tiêu dùng.
• Thống kê và hoạch định chính sách: Dữ liệu từ các tờ khai hải quan được sử dụng để thống kê hoạt động xuất nhập khẩu của quốc gia, từ đó phục vụ cho việc nghiên cứu, phân tích và hoạch định chính sách kinh tế vĩ mô.

XEM THÊM: Tờ khai hải quan là gì? Cách ghi, tra cứu và những lưu ý cần biết

3. Những quy định khi thực hiện khai báo hải quan là gì?

Khi thực hiện khai báo hải quan, các doanh nghiệp và cá nhân phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của pháp luật để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và đúng luật. Các quy định này chủ yếu xoay quanh việc chuẩn bị hồ sơ, quy trình khai báo, và những nghĩa vụ cần thực hiện.

3.1 Về hồ sơ khai báo hải quan

Một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ và chính xác là yếu tố tiên quyết. Các chứng từ cần chuẩn bị thường bao gồm:

• Tờ khai hải quan: Đây là chứng từ quan trọng nhất, được khai báo điện tử thông qua Hệ thống VNACCS/VCIS. Thông tin trên tờ khai phải khớp với các chứng từ khác.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Ghi rõ thông tin người bán, người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng giá trị và các điều kiện thanh toán.
• Hợp đồng mua bán (Sales Contract): Chứng minh giao dịch mua bán giữa hai bên.
• Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận tải do người vận chuyển cấp, xác nhận việc nhận hàng để chuyên chở.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết về cách thức đóng gói, số lượng, trọng lượng của từng kiện hàng.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Thường được yêu cầu để hưởng các ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại tự do.
• Giấy phép chuyên ngành (nếu có): Đối với các mặt hàng đặc biệt (như thực phẩm, dược phẩm, thiết bị y tế…), doanh nghiệp phải có giấy phép của cơ quan quản lý chuyên ngành trước khi thông quan.

3.2 Về quy trình khai báo hải quan

Quy trình khai báo hải quan hiện nay chủ yếu được thực hiện bằng phương thức điện tử để tối ưu hóa thời gian và giảm thiểu thủ tục giấy tờ.

• Chuẩn bị hệ thống: Doanh nghiệp cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan điện tử và đăng ký chữ ký số với cơ quan hải quan.
• Khai báo thông tin: Nhập liệu đầy đủ, chính xác các thông tin của lô hàng lên hệ thống. Thông tin này bao gồm mã HS, trị giá, thuế suất, điều kiện giao hàng, cảng đến/đi…

• Phân luồng tự động: Sau khi gửi tờ khai, hệ thống sẽ tự động phân luồng:
  • Luồng Xanh: Được thông quan ngay mà không cần kiểm tra hồ sơ giấy hay hàng hóa.
  • Luồng Vàng: Yêu cầu nộp và kiểm tra hồ sơ giấy. Có thể yêu cầu bổ sung chứng từ.
  • Luồng Đỏ: Kiểm tra chi tiết cả hồ sơ giấy và thực tế hàng hóa.
• Nộp thuế và lệ phí: Doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp đầy đủ các loại thuế (nhập khẩu, GTGT…) và lệ phí theo quy định.

THAM KHẢO: Phí và lệ phí thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu mới nhất 2025

3.3 Về nghĩa vụ của người khai báo

Người khai hải quan (chủ hàng hoặc đại lý hải quan) có các nghĩa vụ pháp lý quan trọng:

• Chịu trách nhiệm về thông tin: Phải đảm bảo tính trung thực, chính xác của toàn bộ nội dung đã khai và các chứng từ đã nộp. Mọi sai sót có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.
• Cung cấp thông tin: Tuân thủ và thực hiện các quyết định, yêu cầu của công chức hải quan trong quá trình kiểm tra, giám sát.
• Lưu trữ hồ sơ: Phải lưu giữ hồ sơ hải quan và các chứng từ liên quan trong thời hạn quy định để phục vụ cho việc kiểm tra sau thông quan.

Việc tuân thủ đúng các quy định trên không chỉ giúp doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí, đồng thời xây dựng uy tín với cơ quan hải quan.

4. Những sai lầm phổ biến khi khai báo hải quan và cách khắc phục

Quá trình khai báo hải quan đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối. Một sai sót nhỏ cũng có thể gây ra những hậu quả lớn, từ chậm trễ thông quan đến các khoản phạt hành chính. Dưới đây là những sai lầm thường gặp nhất và cách để khắc phục chúng hiệu quả.

4.1 Khai sai mã loại hình xuất nhập khẩu

Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất. Mã loại hình xác định mục đích của lô hàng (ví dụ: kinh doanh, sản xuất xuất khẩu, gia công, tạm nhập – tái xuất…). Sai lầm này thường xuất phát từ việc không nắm rõ các quy định, nhầm lẫn giữa các mã hoặc sao chép tờ khai cũ mà không kiểm tra lại. Hậu quả là tờ khai sẽ không hợp lệ, phải hủy bỏ và khai lại, gây lãng phí thời gian và có thể bị phạt nếu không phát hiện kịp thời.

Cách khắc phục: Trước khi khai báo, bạn cần tra cứu kỹ lưỡng danh mục mã loại hình trên website của Tổng cục Hải quan. Hãy xác định rõ mục đích nghiệp vụ của lô hàng và đối chiếu với mã tương ứng. Nếu không chắc chắn, đừng ngần ngại hỏi ý kiến của các chuyên gia hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan hải quan để được tư vấn.

4.2 Khai sai mã HS (Harmonized System Code)

Mã HS là mã số dùng để phân loại hàng hóa. Việc khai sai mã HS thường do người khai thiếu kiến thức chuyên sâu về phân loại hàng hóa hoặc không cập nhật các quy định mới. Hậu quả của việc này rất nghiêm trọng, vì mã HS liên quan trực tiếp đến thuế suất, chính sách mặt hàng và các quy định chuyên ngành. Khai sai mã có thể dẫn đến việc áp sai thuế, bị truy thu thuế hoặc bị phạt nặng nếu cơ quan hải quan phát hiện hành vi cố ý gian lận thuế.

Cách khắc phục: Luôn tra cứu mã HS một cách cẩn thận trên hệ thống của Hải quan Việt Nam. Kiểm tra mô tả chi tiết hàng hóa với nhà cung cấp. Nếu mặt hàng phức tạp và chưa có tiền lệ, bạn có thể đề nghị Cục Hải quan xác định trước mã số hàng hóa để đảm bảo tính chính xác.

4.3 Khai sai số lượng, trọng lượng, đơn vị tính

Sai sót này thường xảy ra do lỗi nhập liệu, nhầm lẫn đơn vị tính hoặc không đối chiếu kỹ các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn, vận đơn, phiếu đóng gói (packing list). Việc khai sai các chỉ tiêu này có thể gây ra sự chênh lệch lớn so với hàng hóa thực tế, buộc lô hàng phải trải qua quy trình kiểm hóa, làm mất thời gian thông quan.

Cách khắc phục: Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Trước khi khai báo, bạn phải đối chiếu thông tin giữa tất cả các chứng từ liên quan. Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận khai báo và bộ phận kho để đảm bảo các số liệu là chính xác và đồng nhất.

4.4 Khai sai thông tin người nhập khẩu/xuất khẩu

Lỗi này có thể xuất phát từ việc nhầm lẫn giữa đơn vị mua hàng và đơn vị nhập khẩu chính thức hoặc đơn giản chỉ là lỗi đánh máy. Sai sót này gây khó khăn cho việc xác minh chủ hàng, dẫn đến việc tờ khai bị từ chối và không thể tiếp tục quy trình thông quan.

Cách khắc phục: Rà soát kỹ lưỡng các thông tin pháp lý của doanh nghiệp và đối tác, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế. Luôn cập nhật thông tin khi có bất kỳ thay đổi nào và rà soát các chứng từ nội bộ trước khi thực hiện khai báo.

4.5 Thiếu hoặc khai sai chứng từ cần thiết

Mỗi loại hàng hóa và hình thức xuất nhập khẩu đều có yêu cầu về bộ chứng từ riêng. Sai lầm này thường xảy ra khi người khai không nắm rõ hoặc bỏ sót một chứng từ quan trọng. Hậu quả là quá trình thông quan sẽ bị đình trệ, bạn phải tốn thời gian bổ sung hồ sơ và thậm chí có thể bị phạt nếu không kịp thời.

Cách khắc phục: Hãy lập một danh sách kiểm tra (checklist) các chứng từ cần thiết trước mỗi lô hàng. Thường xuyên cập nhật các quy định mới của Hải quan và các bộ ngành liên quan để đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ.

Cách khắc phục sai sót khai báo hải quan nói chung

Nếu đã lỡ khai sai, bạn vẫn có cơ hội sửa chữa. Theo quy định, bạn có thể thực hiện khai bổ sung hồ sơ hải quan trong vòng 60 ngày kể từ ngày thông quan, trừ một số chỉ tiêu không được phép sửa (trường hợp này cần hủy tờ khai và khai lại).

Việc khai bổ sung cần được thực hiện trực tiếp trên phần mềm khai báo điện tử hoặc gửi công văn đề nghị điều chỉnh tới cơ quan Hải quan. Tốt nhất là thực hiện việc này càng sớm càng tốt, trước khi có quyết định kiểm tra sau thông quan hoặc thanh tra.

Để phòng tránh sai sót, các doanh nghiệp nên đầu tư vào việc đào tạo nhân sự chuyên môn, sử dụng các phần mềm khai báo hiện đại có tính năng kiểm tra lỗi, và xây dựng một quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ để phát hiện và sửa lỗi ngay từ ban đầu.

Hy vọng rằng với những thông tin chi tiết và cập nhật mới nhất năm 2025, bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về khai báo hải quan là gì cùng những quy định khi thực hiện khai báo hải quan. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác về thủ tục hải quan hay thủ tục nhập hàng Trung Quốc chính ngạch về Việt Nam hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ kịp thời.