VGM là gì trong xuất nhập khẩu? Quy trình xác nhận VGM trong vận tải

VGM đóng vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, đặc biệt là đối với vận tải đường biển. Vậy bạn đã biết rõ VGM là gì chưa? Tại sao mọi lô hàng xuất khẩu đều cần có chứng nhận VGM? Hãy cùng NKCN tìm hiểu về khái niệm VGM là gì trong xuất nhập khẩu, ý nghĩa của nó và quy trình khai báo chuẩn xác để đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan thuận lợi, an toàn nhất nhé!

1. Khái niệm VGM là gì trong xuất nhập khẩu?

VGM (viết tắt của Verified Gross Mass) là chứng từ xác nhận tổng khối lượng thực tế của một container, bao gồm cả trọng lượng hàng hóa, bao bì và vỏ container. Đây là quy định bắt buộc trong Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (SOLAS) nhằm đảm bảo an toàn trong vận tải đường biển.

Mục đích chính của VGM là kiểm soát và ngăn ngừa tình trạng quá tải container, giúp bảo vệ an toàn cho tàu, thuyền viên và hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Nếu người gửi hàng khai báo sai trọng lượng, điều đó có thể dẫn đến mất cân bằng tàu, tai nạn nghiêm trọng hoặc hư hỏng hàng hóa.

Từ ngày 1/7/2016, theo quy định của Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO), người gửi hàng (Shipper) phải xác nhận chính xác trọng lượng VGM trước khi container được phép xếp lên tàu.

Tại Việt Nam, quy định này đã được Cục Hàng hải Việt Nam hướng dẫn và ban hành mẫu chứng từ VGM áp dụng cho hàng xuất khẩu. Hiện nay, VGM được yêu cầu đối với hàng xuất nhập khẩu, còn hàng container nội địa vẫn chưa bắt buộc.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp, hãng tàu có thể chủ động cân container tại cảng để kiểm tra. Nếu phát hiện container vượt quá tải trọng cho phép, chủ hàng sẽ phải nộp thêm phí quá tải hoặc rút bớt hàng hóa trước khi container được xếp lên tàu.

2. Vì sao phải khai báo VGM khi xuất nhập khẩu hàng hóa

VGM giữ vai trò cực kỳ quan trọng trong việc quản lý và kiểm soát trọng lượng container hàng hóa khi vận chuyển bằng đường biển. Đây là yếu tố bắt buộc giúp hãng tàu đảm bảo an toàn, tối ưu việc xếp dỡ và ngăn ngừa rủi ro quá tải trong quá trình vận chuyển.

2.1 VGM xác định chính xác trọng lượng Container

VGM giúp xác nhận tổng trọng lượng thực tế của container, bao gồm cả hàng hóa, bao bì và vỏ container. Việc xác định đúng trọng lượng giúp hãng tàu kiểm soát tải trọng trên tàu tốt hơn. Nếu container vượt quá giới hạn cho phép, hãng tàu có quyền từ chối vận chuyển hoặc yêu cầu giảm tải trước khi xếp hàng lên tàu, nhằm tránh ảnh hưởng đến an toàn hành trình.

2.2 Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý

Thông tin từ VGM giúp hãng tàu lên kế hoạch bố trí vị trí container khoa học, đảm bảo cân bằng tải trọng và tận dụng hiệu quả không gian trên tàu. Nhờ đó, việc xếp dỡ hàng diễn ra nhanh hơn, giảm thiểu nguy cơ hư hỏng hoặc mất an toàn trong quá trình di chuyển.

2.3 Nộp chứng từ VGM cho cảng hoặc hãng tàu

Trước khi container được xếp lên tàu, chủ hàng phải nộp chứng từ VGM cho cảng hoặc hãng tàu. Việc khai báo này là bước bắt buộc trong quy trình xuất khẩu, giúp đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ quy định hải quan và tiêu chuẩn quốc tế về vận tải biển.

XEM THÊM:

• Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu về Việt Nam mới nhất 2025
• Tổng hợp danh sách các cảng biển ở Việt Nam hiện nay
• Dịch vụ vận chuyển đường biển Trung Việt uy tín, nhanh chóng
• Packing List là gì? Vai trò và nội dung khi lập Packing List

3. Ai là người chịu trách nhiệm cho VGM trong vận tải biển

Theo quy định quốc tế, người chịu trách nhiệm chính về việc xác định và cung cấp thông tin Verified Gross Mass (VGM) cho container hàng hóa là người gửi hàng (Shipper) và được ghi rõ trên vận đơn của hãng tàu (Ocean Carrier Bill of Lading).

Người gửi hàng có nghĩa vụ xác minh chính xác tổng khối lượng của container, bao gồm cả hàng hóa và vỏ container, đồng thời khai báo thông tin VGM đúng quy định của Công ước SOLAS. Thông tin này cần được gửi cho hãng tàu hoặc cảng trong thời gian quy định, trước khi hàng được xếp lên tàu.

Việc cung cấp VGM chính xác không chỉ là yêu cầu bắt buộc mà còn giúp đảm bảo an toàn trong quá trình xếp dỡ và vận chuyển hàng hóa, tránh rủi ro quá tải có thể gây ảnh hưởng đến hàng hóa, con người và phương tiện vận tải biển.

4. Hướng dẫn cách tính VGM chuẩn trong vận tải biển

Hiện nay, có hai phương pháp phổ biến để xác định VGM, đảm bảo container không vượt quá tải trọng cho phép khi được xếp lên tàu.

Phương pháp 1: Cân hàng hóa trước khi đóng vào container

Trước khi hàng được đóng vào container, toàn bộ hàng hóa sẽ được cân bằng cân điện tử để xác định trọng lượng thực tế. Sau đó, người gửi hàng cộng thêm trọng lượng vỏ container rỗng (được ghi trên thân container) để ra khối lượng tổng, đây chính là VGM.

Phương pháp này thường áp dụng khi hàng hóa được đóng ở kho riêng hoặc tại cảng có cân điện tử, đặc biệt phù hợp với các lô hàng nhỏ hoặc vừa.

Phương pháp 2: Cân cả xe chở container

Phương pháp này thực hiện bằng cách cân xe khi đang chở container hàng hóa, sau đó cân lại xe rỗng không chứa container. Hiệu số giữa hai kết quả chính là khối lượng VGM của container.

Cách này thường được áp dụng tại cảng hoặc trạm có thiết bị cân xe chuyên dụng, phù hợp khi hàng đã được đóng sẵn trong container.

Dù áp dụng phương pháp nào, kết quả cân cũng có thể có sai số nhỏ do thiết bị hoặc điều kiện cân. Tuy nhiên, hầu hết các quốc gia chấp nhận mức sai số cho phép khoảng 5% so với tổng trọng lượng hàng hóa, nhằm đảm bảo tính linh hoạt nhưng vẫn tuân thủ quy định an toàn hàng hải quốc tế.

XEM THÊM:

• FOB là gì? So sánh giá CIF và FOB trong xuất nhập khẩu
• Tổng hợp các thuật ngữ trong Logistics: Từ điển cho dân buôn

5. Thông tin bắt buộc cần khai báo trên VGM

Trong chứng từ VGM, phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ của container, người gửi hàng cần khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc sau:

• Ocean Carrier Booking Number: Số đặt chỗ (Booking) của hãng tàu.
• Container Number: Số container.
• Verified Weight: Trọng lượng đã được xác minh (bao gồm hàng hóa và vỏ container).
• Unit of Measurement: Đơn vị đo lường (thường là Kilogram hoặc Tấn).
• Responsible Party (Shipper named on the carrier’s bill of lading): Tên người chịu trách nhiệm, thường là chủ hàng (Shipper) được ghi trên vận đơn chính (MBL).
• Authorized Person: Người được ủy quyền ký và xác nhận thông tin VGM.

Bên cạnh đó, có thể bổ sung thêm một số thông tin khác để thuận tiện trong quản lý và kiểm tra, dù không bắt buộc:

• Weighing Date: Ngày tiến hành cân hàng.
• Shipper’s Internal Reference: Số tham chiếu hoặc mã kiểm soát nội bộ của chủ hàng.
• Weighing Method: Phương pháp tính trọng lượng VGM (theo phương pháp 1 hoặc 2).
• Ordering Party: Bên đặt hàng hoặc người mua.
• Weighing Facility: Thiết bị hoặc địa điểm thực hiện việc cân.
• Country of Method 2: Quốc gia nơi áp dụng phương pháp cân thứ 2 (nếu có).
• Documentation Holding Party: Bên lưu giữ và quản lý chứng từ VGM.

Những thông tin này giúp hãng tàu, cảng và cơ quan hải quan kiểm soát chính xác trọng lượng container, đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra an toàn và minh bạch.

6. Quy trình xác nhận VGM trong xuất nhập khẩu

6.1 Hàng nguyên Container (FCL) đóng tại kho

Bước 1: Chủ hàng đăng ký dịch vụ cân hàng tại kho để chuẩn bị cho việc xác định trọng lượng VGM.

Bước 2: Chủ hàng (hoặc công ty logistics/forwarder) phối hợp cùng bộ phận cân hàng tại kho tiến hành cân toàn bộ container.

Bước 3: Sau khi cân, kho hàng sẽ cấp 02 bản phiếu VGM, một bản giao cho chủ hàng, một bản lưu tại kho.
Nếu trọng lượng VGM vượt quá mức cho phép, chủ hàng phải giảm tải hàng hóa trước khi container được phép xếp lên tàu.
Bước 4: Khi trọng lượng đã đạt chuẩn, chủ hàng nộp phiếu VGM cho hãng tàu để khai báo trọng lượng chính xác của container hàng.

6.2 Hàng nguyên Container (FCL) đóng tại bãi

Bước 1: Chủ hàng thanh toán phí và làm thủ tục tại bộ phận thương vụ của bãi để được cấp hóa đơn và phiếu xuất nhập bãi.

Bước 2: Chủ hàng mang phiếu này đến cho nhân viên cân container để thực hiện cân hàng.

Bước 3 và Bước 4: Thực hiện tương tự như quy trình cân hàng tại kho ở trên.

6.3 Hàng lẻ Container (LCL)

Bước 1: Chủ hàng thanh toán tại bộ phận thương vụ của cảng để nhận phiếu giao nhận hàng (phiếu xuất nhập khẩu). Sau đó, hàng hóa sẽ được cân để xác định trọng lượng thực tế.

Bước 2: Chủ hàng ghi thông tin trọng lượng vào phiếu, nộp lại cho bộ phận vận chuyển hoặc đơn vị logistics. Khi trọng lượng được xác nhận và VGM hoàn tất, đơn vị vận chuyển sẽ tiếp nhận hàng để thực hiện các bước vận chuyển tiếp theo.

Quy trình này giúp đảm bảo an toàn hàng hóa, tuân thủ quy định SOLAS, đồng thời tránh các rủi ro do khai báo sai trọng lượng container.

Có thể thấy, VGM là một trong những chứng từ quan trọng nhất trong vận tải biển, giúp đảm bảo an toàn cho tàu, hàng hóa và toàn bộ quy trình xuất nhập khẩu. Việc hiểu đúng và thực hiện khai báo VGM chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định quốc tế mà còn hạn chế tối đa rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Liên hệ ngay với NKCN để biết rõ hơn về VGM là gì mà còn thêm nhiều thông tin hữu ích khác về xuất nhập khẩu hàng hóa chính ngạch, cũng như nhận tư vấn miễn phí về quy trình vận chuyển, chứng từ và thủ tục hải quan nhé!