Quy trình khai báo hải quan chi tiết & những lưu ý quan trọng

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, quy trình khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc giúp hàng hóa được phép lưu thông hợp pháp qua biên giới. Bài viết dưới đây, NKCN Logistics sẽ hướng dẫn chi tiết các bước khai báo hải quan theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện khi xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa.

1. Khai báo hải quan là gì?

Khai báo hải quan là việc cá nhân hoặc doanh nghiệp cung cấp các thông tin liên quan đến hàng hóa, phương tiện vận tải xuất khẩu hoặc nhập khẩu cho cơ quan hải quan thông qua hệ thống điện tử hoặc hồ sơ giấy theo quy định pháp luật.

Đây là một trong những thủ tục quan trọng nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát hàng hóa xuất nhập khẩu, thu thuế và đảm bảo tuân thủ các quy định thương mại quốc tế.

2. Tại sao doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình khai báo hải quan?

Việc thực hiện đúng quy trình khai báo hải quan là hoạt động giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật và mang lại nhiều lợi ích trong hoạt động xuất nhập khẩu. Dưới đây là những lợi ích quan trọng:

• Thông quan nhanh chóng: Hồ sơ đầy đủ và khai báo chính xác giúp giảm thời gian xử lý, hạn chế tình trạng chậm trễ tại cảng hoặc cửa khẩu.
• Tránh rủi ro pháp lý: Hạn chế các lỗi như khai sai mã HS, trị giá hàng hóa hoặc xuất xứ, từ đó tránh bị xử phạt hoặc truy thu thuế.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm các khoản phí phát sinh như lưu kho, lưu bãi, lưu container và chi phí chậm giao hàng.
• Thực hiện đúng nghĩa vụ thuế: Đảm bảo kê khai và nộp thuế đầy đủ theo quy định của cơ quan hải quan.
• Nâng cao uy tín doanh nghiệp: Lịch sử tuân thủ tốt giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong các lần làm thủ tục tiếp theo và có cơ hội được phân luồng ưu tiên.

Do đó, việc nắm rõ và thực hiện đúng quy trình khai báo hải quan là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian, chi phí và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động xuất nhập khẩu.

3. Quy trình khai báo hải quan chi tiết

Để hàng hóa được xuất khẩu hoặc nhập khẩu hợp pháp, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước trong quy trình khai báo hải quan. Dưới đây là quy trình cơ bản được áp dụng đối với hầu hết các lô hàng xuất nhập khẩu hiện nay.

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ hải quan

Trước khi tiến hành khai báo, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ liên quan đến lô hàng. Tùy theo loại hình xuất nhập khẩu và mặt hàng cụ thể, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill).
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu có.
• Giấy phép hoặc chứng từ kiểm tra chuyên ngành đối với hàng hóa thuộc diện quản lý đặc biệt.

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp sử dụng chữ ký số để đăng nhập hệ thống VNACCS/VCIS thông qua phần mềm khai báo hải quan.

Các thông tin cần khai báo bao gồm:

• Mã HS của hàng hóa.
• Trị giá hải quan.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Số lượng, trọng lượng và thông tin vận chuyển.
• Thông tin người xuất khẩu, nhập khẩu.

Sau khi truyền tờ khai thành công, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận và thực hiện phân luồng.

Bước 3: Phân luồng tờ khai hải quan

Dựa trên cơ chế quản lý rủi ro, hệ thống hải quan sẽ phân tờ khai vào một trong ba luồng sau:

• Luồng Xanh: Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa, được thông quan nhanh.
• Luồng Vàng: Kiểm tra hồ sơ hải quan trước khi thông quan.
• Luồng Đỏ: Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.

Mức độ kiểm tra sẽ quyết định thời gian xử lý và thông quan của lô hàng.

Bước 4: Nộp thuế và hoàn thành thủ tục thông quan

Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ tài chính theo quy định.

Các khoản thuế có thể phát sinh gồm:

• Thuế nhập khẩu.
• Thuế xuất khẩu.
• Thuế giá trị gia tăng (VAT).
• Các loại thuế khác (nếu có).

Khi hệ thống xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ thuế, lô hàng sẽ được cấp phép thông quan.

Bước 5: Nhận hàng hoặc giao hàng

Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, doanh nghiệp tiến hành nhận hoặc giao hàng theo kế hoạch vận chuyển.

• Đối với hàng nhập khẩu: Làm thủ tục nhận hàng tại cảng, sân bay hoặc kho hàng.
• Đối với hàng xuất khẩu: Bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển để xuất đi nước ngoài.
• Kiểm tra tình trạng hàng hóa và lưu trữ hồ sơ phục vụ công tác quản lý, quyết toán khi cần thiết.

Quy trình khai báo hải quan với 5 bước đầy đủ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa được thông quan đúng quy định, hạn chế rủi ro và tối ưu thời gian trong hoạt động xuất nhập khẩu.

XEM THÊM:

• Hồ sơ nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc: Hướng dẫn từ A – Z
• Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam từ A – Z

4. Những lưu ý khi khai báo hải quan

Trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan, chỉ một sai sót nhỏ trong việc khai báo hoặc chuẩn bị hồ sơ cũng có thể khiến lô hàng bị chậm thông quan, phát sinh chi phí hoặc bị xử phạt. Vì vậy, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề quan trọng sau:

• Khai báo chính xác mã HS: Mã HS là cơ sở để xác định thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa. Việc áp sai mã HS có thể dẫn đến truy thu thuế hoặc xử phạt hành chính.
• Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ: Đảm bảo các chứng từ như hợp đồng, hóa đơn thương mại, packing list, vận đơn và các giấy phép liên quan được chuẩn bị đầy đủ, chính xác.
• Kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai: Đối chiếu các thông tin về tên hàng, số lượng, trị giá, xuất xứ và phương thức vận chuyển trước khi truyền tờ khai.
• Theo dõi kết quả phân luồng: Chủ động chuẩn bị hồ sơ hoặc hàng hóa để phối hợp với cơ quan hải quan khi tờ khai được phân vào luồng Vàng hoặc luồng Đỏ.
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế: Nộp thuế và các khoản phí theo quy định để tránh ảnh hưởng đến quá trình thông quan.
• Cập nhật các quy định mới: Chính sách hải quan và thuế xuất nhập khẩu có thể thay đổi theo từng thời điểm, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật để đảm bảo tuân thủ.
• Lưu trữ hồ sơ sau thông quan: Các chứng từ liên quan nên được lưu giữ đầy đủ để phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu hoặc quyết toán khi cần thiết.

5. NKCN Logistics – Dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch uy tín

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ nhập khẩu hàng hóa từ Trung Quốc an toàn, nhanh chóng và đúng quy định, NKCN Logistics là đối tác đáng tin cậy với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu.

Khi sử dụng dịch vụ tại NKCN Logistics, khách hàng được hỗ trợ trọn gói từ vận chuyển, khai báo hải quan đến thông quan hàng hóa với nhiều lợi thế nổi bật:

• Nhập khẩu chính ngạch 100%, đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan hải quan.
• Đầy đủ chứng từ nhập khẩu, phục vụ hoạt động kinh doanh và quyết toán thuế.
• Xuất hóa đơn VAT theo quy định, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và hạch toán dễ dàng.
• Thời gian vận chuyển nhanh, hàng hóa về Việt Nam chỉ từ 3 – 5 ngày đối với các tuyến hàng thông thường.
• Hỗ trợ khai báo hải quan chuyên nghiệp, tư vấn mã HS, chính sách mặt hàng và các thủ tục liên quan.
• Hệ thống kho bãi chính chủ, được đầu tư hiện đại tại cả Trung Quốc và Việt Nam, đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình lưu trữ và vận chuyển.
• Theo dõi đơn hàng minh bạch, cập nhật tình trạng vận chuyển liên tục.
• Chi phí cạnh tranh, tối ưu cho cả khách hàng cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp.
• Đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, hỗ trợ nhanh chóng trong suốt quá trình nhập hàng.

Với phương châm đặt sự an tâm của khách hàng lên hàng đầu, NKCN Logistics không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, tối ưu quy trình vận hành và mang đến giải pháp nhập hàng Trung Quốc chính ngạch hiệu quả, an toàn và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp trên toàn quốc.

Liên hệ ngay với NKCN Logistics để được tư vấn phương án nhập khẩu phù hợp và nhận báo giá chi tiết cho từng loại hàng hóa.