Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Hướng dẫn cách đọc

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt trong các giao dịch thương mại quốc tế, giúp đảm bảo việc vận chuyển hàng hóa thuận lợi, minh bạch và hợp pháp. Vậy bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì? Cách đọc các chứng từ như thế nào? Bài viết này sẽ cung cấp bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ cùng hướng dẫn chi tiết A-Z cách đọc và kiểm tra sự thống nhất thông tin giữa chúng. Tham khảo ngay nhé!

1. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

1.1 Khái niệm

“Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là tập hợp các tài liệu, giấy tờ liên quan đến quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa từ một quốc gia đến quốc gia khác. Bộ chứng từ này có vai trò quan trọng trong việc thực hiện hợp đồng, thanh toán và bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan.”

Các chứng từ này là căn cứ pháp lý để các bên liên quan thực hiện quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng, bảo vệ quyền lợi và đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp lệ.

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu vừa là công cụ ràng buộc pháp lý, vừa là phương tiện kỹ thuật giúp kiểm soát, quản lý và bảo vệ quá trình giao dịch quốc tế một cách an toàn, minh bạch và hiệu quả.

1.2 Ý nghĩa, vai trò

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu có ý nghĩa và vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động thương mại quốc tế.

Đầu tiên, bộ chứng từ là cơ sở pháp lý để các bên mua bán xác nhận và thực hiện đầy đủ các điều khoản trong hợp đồng thương mại, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Nó giúp chứng minh nguồn gốc, số lượng, chất lượng và giá trị hàng hóa, làm cơ sở cho việc thanh toán giữa người mua và người bán.

Thứ hai, bộ chứng từ là tài liệu cần thiết để làm thủ tục hải quan, giúp hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hợp pháp tại cửa khẩu. Chứng từ như tờ khai hải quan, vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ… là căn cứ để cơ quan hải quan kiểm tra, giám sát và quản lý nhập khẩu, xuất khẩu.

Thứ ba, bộ chứng từ còn giúp bảo vệ quyền lợi của các bên trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến hàng hóa, giao nhận hoặc thanh toán. Ngoài ra, các chứng từ bảo hiểm giúp đảm bảo rủi ro trong quá trình vận chuyển được bồi thường kịp thời.

1.3 Các loại chứng từ XNK quan trọng nhất

Các loại chứng từ xuất nhập khẩu quan trọng nhất bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Văn bản thỏa thuận pháp lý giữa người mua và người bán, ghi rõ các điều khoản giao dịch.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Xác định giá trị hàng hóa, làm cơ sở tính thuế và thanh toán.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách đóng gói, số lượng và trọng lượng hàng hóa.
• Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Xác nhận việc hàng hóa đã được vận chuyển lên phương tiện, đồng thời chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Giấy tờ khai báo đầy đủ thông tin lô hàng cho cơ quan hải quan thông quan.
• Tín dụng thư (Letter of Credit – L/C): Chứng từ do ngân hàng cam kết thanh toán thay cho bên mua.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Cam kết bồi thường rủi ro tổn thất trong quá trình vận chuyển.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác nhận nguồn gốc hàng hóa do cơ quan chức năng cấp.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) và các chứng nhận liên quan đến kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, vệ sinh, hun trùng tùy loại hàng hóa.

Những chứng từ này là bắt buộc hoặc cần thiết để thực hiện thủ tục thông quan hợp pháp, thanh toán và bảo vệ quyền lợi các bên trong giao dịch xuất nhập khẩu.

2. Bộ chứng từ xuất nhập khẩu gồm những gì?

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu đầy đủ gồm các loại giấy tờ quan trọng để thực hiện và hoàn thành các thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa giữa các quốc gia. Các chứng từ bắt buộc trong bộ chứng từ bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Đây là văn bản pháp lý giữa người mua và người bán, ghi rõ thông tin các bên, mô tả hàng hóa, điều kiện giao hàng và phương thức thanh toán.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ quan trọng để xác định giá trị hàng hóa, căn cứ tính thuế và thanh toán.
• Phiếu đóng gói (Packing List): Mô tả chi tiết cách đóng gói, số lượng và trọng lượng của từng kiện hàng.
• Vận đơn (Bill of Lading – B/L): Chứng nhận việc hàng hóa đã được vận chuyển lên phương tiện, đồng thời chứng minh quyền sở hữu hàng hóa.
• Tờ khai hải quan (Customs Declaration): Tài liệu khai báo đầy đủ thông tin về lô hàng khi làm thủ tục hải quan.

Ngoài ra còn có các chứng từ khác thường có trong bộ chứng từ như:

• Tín dụng thư (Letter of Credit – L/C): Chứng từ do ngân hàng phát hành cam kết thanh toán cho người bán.
• Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): Cam kết bồi thường rủi ro vận chuyển hàng hóa.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin – C/O): Xác nhận nguồn gốc sản phẩm do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate) và các giấy phép liên quan đến kiểm tra chất lượng, an toàn vệ sinh, kiểm định, hun trùng, chỉ dẫn an toàn hóa chất nếu cần thiết.

Bộ chứng từ này vừa đảm bảo hàng hóa được thông quan hợp pháp, vừa là căn cứ thanh toán và bảo vệ quyền lợi các bên tham gia giao dịch xuất nhập khẩu.

3. Cách sắp xếp bộ chứng từ XNK

Việc sắp xếp bộ chứng từ xuất nhập khẩu (XNK) đúng quy trình giúp thuận tiện cho việc quản lý, kiểm tra và làm thủ tục hải quan. Bộ chứng từ cần được sắp xếp theo trình tự logic và tính chất của từng loại giấy tờ, thường gồm các bước sau:

Đầu tiên là các chứng từ hợp đồng cơ bản:

• Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
• Báo giá, bản đặt hàng, thư tín liên quan (nếu có)

Chứng từ về hàng hóa:

• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin)
• Giấy kiểm định, kiểm dịch, chứng nhận chất lượng (nếu có)

Chứng từ về vận chuyển:

• Vận đơn (Bill of Lading) hoặc vận tải đơn (Air Waybill)
• Giấy chứng nhận bảo hiểm (Insurance Certificate)

Chứng từ khai báo hải quan:

• Tờ khai hải quan
• Các giấy tờ kèm theo phục vụ cho khai báo như giấy phép nhập khẩu (nếu có)

Chứng từ về thanh toán (nếu sử dụng các phương thức thanh toán đặc thù):

• Tín dụng thư (Letter of Credit)
• Các chứng từ ngân hàng liên quan khác

Khi lưu trữ, bộ chứng từ nên được xếp theo thứ tự như trên trong một bìa hoặc file riêng, có đánh dấu tên từng chứng từ để dễ dàng tìm kiếm khi cần thiết. Việc sắp xếp khoa học giúp việc kiểm tra, đối chiếu, xử lý thủ tục diễn ra nhanh chóng và tránh thất lạc giấy tờ quan trọng.

THAM KHẢO:;

• Chứng nhận hợp quy là gì? Quy trình thực hiện đánh giá hợp quy
• Made in PRC là ở đâu? Xuất xứ PRC của nước nào?

4. Cách đọc bộ chứng từ xuất nhập khẩu

Về cơ bản, một bộ chứng từ sẽ bao gồm nhiều loại giấy tờ khác nhau, và việc đọc chúng chủ yếu là để đối chiếu và kiểm tra tính hợp lệ, chính xác, và đồng nhất của thông tin giữa các chứng từ.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách đọc các chứng từ quan trọng nhất:

Hợp đồng Ngoại thương (S/C)

Đây là cơ sở pháp lý ban đầu. Bạn cần kiểm tra:

• Thông tin các bên: Tên, địa chỉ, số điện thoại, email của Người bán (Seller/Exporter) và Người mua (Buyer/Importer) phải chính xác.
• Mô tả hàng hóa: Tên hàng, số lượng, đơn giá, tổng trị giá phải rõ ràng.
• Điều kiện giao hàng (Incoterms): Phải ghi rõ phiên bản (ví dụ: FOB Shanghai – Incoterms 2020). Điều kiện này quyết định ai chịu trách nhiệm, chi phí và rủi ro ở đâu.
• Điều kiện thanh toán: Phương thức (T/T, L/C, D/P…), thời hạn, thông tin ngân hàng.

Hóa đơn Thương mại (C/I) và Phiếu Đóng gói (P/L):

Hai chứng từ này thường được lập kèm nhau và cần được đối chiếu chặt chẽ với Hợp đồng và Vận đơn.

Vận đơn (Bill of Lading – B/L):

Vận đơn là chứng từ vận tải quan trọng nhất.

• Shipper (Người gửi hàng): Phải khớp với Seller/Exporter trên C/I.
• Consignee (Người nhận hàng): Phải khớp với Buyer/Importer trên C/I. (Trừ trường hợp thanh toán bằng L/C, Consignee thường là ngân hàng mở L/C hoặc To Order of…).
• Notify Party: Bên được thông báo khi hàng đến (thường là người nhận hàng).
• Cảng xếp hàng (Port of Loading) và Cảng dỡ hàng (Port of Discharge): Phải khớp với S/C và C/I.
• Tên hàng: Mô tả ngắn gọn nhưng phải khớp với C/I và P/L.
• Số lượng kiện (Number of Packages): Phải khớp với P/L.
• Trọng lượng và Thể tích (Gross Weight & Measurement): Phải khớp với P/L và C/I.
• Loại vận đơn: Original B/L (cần bản gốc để lấy hàng), Telex Release (nhận hàng bằng điện), hay Sea Waybill (giấy gửi hàng, không có chức năng sở hữu).

Bạn cũng cần kiểm tra các chứng từ bổ sung (nếu có):

Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin):

• Form C/O: Phải đúng mẫu để được hưởng ưu đãi thuế (ví dụ: Form E cho ASEAN-Trung Quốc, Form D cho ASEAN, v.v.).
• Thông tin: Người xuất khẩu, người nhập khẩu, mô tả hàng hóa, số lượng, số Invoice, cảng… phải khớp với các chứng từ chính.
• Tiêu chí xuất xứ (Criteria): Kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ điều kiện theo quy tắc xuất xứ (ví dụ: WO – Wholly Obtained, PE – Produced Entirely, C/O – Change of Tariff Classification).

Chứng từ kiểm tra chuyên ngành (Kiểm dịch, Hun trùng, Chất lượng…)

• Phạm vi áp dụng: Chứng từ phải xác nhận lô hàng đã được kiểm tra theo đúng quy định cho mặt hàng đó (ví dụ: Kiểm dịch thực vật cho nông sản, Hun trùng cho hàng đóng gói gỗ).
• Kết quả: Kết quả kiểm tra phải Đạt/Pass hoặc thỏa mãn điều kiện nhập khẩu.
• Thông tin lô hàng: Tên hàng, số lượng phải khớp với C/I và P/L.

Việc nắm vững bộ chứng từ xuất nhập khẩu và thành thạo cách đọc đối chiếu chúng là yếu tố then chốt để đảm bảo giao dịch thương mại quốc tế diễn ra suôn sẻ. Từ Hợp đồng (S/C) đến Vận đơn (B/L) và các chứng từ phụ trợ khác, mọi thông tin đều phải được kiểm tra chéo một cách tỉ mỉ và thống nhất.Hy vọng với những kiến thức và hướng dẫn chi tiết trong bài viết, bạn đã có thể tự tin hơn khi xử lý các chứng từ hàng hóa thực tế.

Hãy liên hệ với NKCN nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục nhập hàng chính ngạch Trung Quốc, chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ nhanh chóng!

Thông tin liên hệ:

Nhập Khẩu Chính Ngạch

• Địa chỉ: Tầng 6, IP3 Imperial Plaza 360 Giải Phóng, Phương Liệt, Thanh Xuân , Hà Nội
• Số điện thoại: 0961771688
• Email: nhapkhauchinhngach.vn@gmail.com
• Website: https://nhapkhauchinhngach.vn