Tờ khai hải quan là gì? Cách ghi, tra cứu và những lưu ý cần biết

Tờ khai hải quan là một trong những chứng từ quan trọng bậc nhất trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Việc hiểu rõ về tờ khai hải quan, cách kê khai và tra cứu tờ khai hải quan sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa một cách nhanh chóng và hiệu quả. Cùng Nhập Khẩu Chính Ngạch tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Tờ khai hải quan là gì?

Tờ khai hải quan là một văn bản pháp lý quan trọng do người khai hải quan (chủ hàng hóa hoặc người được ủy quyền) cung cấp cho cơ quan hải quan. Mục đích của tờ khai này là để kê khai đầy đủ, chi tiết mọi thông tin liên quan đến hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Đây là một phần không thể thiếu trong thủ tục hải quan, giúp cơ quan hải quan thực hiện công tác kiểm soát hàng hóa, thu thuế và đảm bảo tính minh bạch trong các hoạt động thương mại quốc tế.

Tờ khai hải quan thường bao gồm các thông tin chính sau:

• Thông tin chung: Bao gồm số tờ khai, ngày đăng ký, loại hình xuất nhập khẩu (ví dụ: nhập kinh doanh, xuất sản xuất xuất khẩu), thông tin về người khai hải quan, người xuất khẩu/nhập khẩu và người vận chuyển.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa: Cung cấp mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, trọng lượng, trị giá, xuất xứ, mã số HS, thuế suất, cũng như các khoản thuế và phí khác phải nộp.
• Thông tin khác: Bao gồm các chứng từ đính kèm như hóa đơn thương mại, vận đơn, chứng từ bảo hiểm (nếu có), và chứng từ kiểm tra chất lượng (nếu có).

Việc khai báo đầy đủ và chính xác các thông tin trên tờ khai hải quan có ý nghĩa then chốt để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, tránh được các rủi ro pháp lý và những thiệt hại kinh tế không đáng có. Đồng thời, tờ khai hải quan còn là cơ sở để cơ quan hải quan thực hiện các hoạt động kiểm tra, giám sát, thống kê và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu một cách hiệu quả.

2. Vai trò của tờ khai hải quan trong thủ tục hải quan

Tờ khai hải quan đóng vai trò trung tâm và không thể thiếu trong toàn bộ quy trình thủ tục hải quan. Nó không chỉ là một văn bản hành chính mà còn là cầu nối quan trọng giữa doanh nghiệp và cơ quan hải quan, giúp quản lý và kiểm soát chặt chẽ hàng hóa xuất nhập khẩu. Cụ thể, tờ khai hải quan có 5 vai trò then chốt sau:

• Cơ sở pháp lý để thông quan: Tờ khai hải quan là chứng từ bắt buộc trong bộ hồ sơ hải quan. Dựa vào các thông tin được kê khai, cơ quan hải quan sẽ tiến hành kiểm tra, đối chiếu hàng hóa và cấp phép cho lô hàng được xuất khẩu, nhập khẩu hoặc quá cảnh. Nếu thiếu tờ khai hoặc thông tin kê khai không chính xác, hàng hóa có thể bị giữ lại, gây ra sự chậm trễ và phát sinh các chi phí lưu kho, lưu bãi không đáng có cho doanh nghiệp.

• Tính toán thuế và phí hải quan: Tờ khai cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết như loại hàng, số lượng, giá trị, mã HS, xuất xứ,… Đây là căn cứ để cơ quan hải quan tính toán chính xác các loại thuế và phí liên quan, bao gồm thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế khác (nếu có). Việc này không chỉ đảm bảo thu đúng, thu đủ cho ngân sách nhà nước mà còn góp phần vào sự minh bạch trong hoạt động thu nộp thuế.
• Kiểm soát hàng hóa: Tờ khai hải quan là công cụ hữu hiệu giúp cơ quan hải quan kiểm soát chặt chẽ hoạt động xuất nhập khẩu. Thông qua tờ khai, cơ quan chức năng có thể phát hiện và ngăn chặn kịp thời các loại hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng và các hành vi gian lận thương mại như khai sai giá trị để trốn thuế. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo an ninh quốc gia, bảo vệ sức khỏe người tiêu dùng và môi trường kinh doanh lành mạnh.
• Thống kê thương mại quốc gia: Toàn bộ thông tin từ các tờ khai hải quan được tổng hợp và phân tích để phục vụ công tác thống kê xuất nhập khẩu của quốc gia. Những số liệu này là cơ sở quan trọng để Chính phủ hoạch định các chính sách kinh tế vĩ mô, đánh giá hiệu quả hoạt động thương mại quốc tế và thực hiện các báo cáo theo yêu cầu của các tổ chức quốc tế.
• Chứng từ kế toán và quản lý doanh nghiệp: Đối với doanh nghiệp, tờ khai hải quan không chỉ là chứng từ để làm thủ tục với cơ quan hải quan mà còn là một chứng từ kế toán quan trọng. Doanh nghiệp sử dụng tờ khai để hạch toán chi phí, theo dõi tình trạng lô hàng, và làm cơ sở đối chiếu với các đối tác quốc tế. Việc quản lý tốt tờ khai hải quan cũng giúp nâng cao uy tín và sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong các giao dịch thương mại quốc tế.

3. Các loại tờ khai hải quan

Các loại tờ khai hải quan phổ biến hiện nay gồm:

Ngoài ra, tờ khai hải quan còn được phân biệt theo hình thức khai:

• Khai viết: Kê khai thông tin bằng chữ viết trên mẫu tờ khai do cơ quan hải quan quy định, áp dụng cho hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Khai báo điện tử: Khai qua hệ thống VNACCS/VCIS hoặc cổng thông tin điện tử của Tổng cục Hải quan, giúp xử lý nhanh và chính xác thủ tục hải quan.
• Khai miệng: Áp dụng chủ yếu cho hành lý xách tay của hành khách, không được lưu trữ thành hồ sơ.

Mẫu tờ khai hải quan mới nhất hiện được sử dụng gồm:

• Mẫu HQ/2015/XK cho hàng hóa xuất khẩu.
• Mẫu HQ/2015/NK cho hàng hóa nhập khẩu.

Các mẫu này được ban hành theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và các văn bản sửa đổi, bổ sung

XEM THÊM:

• Thủ tục nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc về Việt Nam từ A-Z
• Thuế nhập khẩu từ Trung Quốc về Việt Nam 2025: Cách tính, biểu thuế
• 2 cách nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đầy đủ

4. Các nội dung cơ bản trên tờ khai hải quan

Một tờ khai hải quan điện tử (phiên bản 5) thường bao gồm các thông tin chính sau:

– Thông tin chung: Số tờ khai, loại hình tờ khai (nhập khẩu/xuất khẩu, kinh doanh, gia công, SXXK…), ngày giờ đăng ký.

– Thông tin về người xuất khẩu/nhập khẩu: Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp.

– Thông tin về hàng hóa:

• Mã HS code, tên hàng, mô tả hàng hóa.
• Số lượng, đơn vị tính.
• Trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì.
• Đơn giá, trị giá hóa đơn, trị giá tính thuế.
• Nước xuất xứ, nước đến.

– Thông tin về vận chuyển: Phương tiện vận chuyển, số hiệu chuyến đi, cảng đi/đến.

– Thông tin về thuế: Các loại thuế (thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt…), số tiền thuế phải nộp.

Thông tin khác: Các chứng từ đính kèm (hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list, C/O…), ghi chú.

5. Cách ghi các tiêu thức trên tờ khai hải quan

Việc kê khai tờ khai hải quan điện tử được thực hiện thông qua phần mềm VNACCS/VCIS hoặc các phần mềm khai báo hải quan chuyên dụng của các công ty phần mềm. Dưới đây là hướng dẫn chung cho một số tiêu thức quan trọng:

• Loại hình: Chọn mã loại hình phù hợp với mục đích xuất nhập khẩu (ví dụ: A11 – Nhập kinh doanh tiêu dùng, B11 – Xuất kinh doanh…).
• Mã số thuế/tên doanh nghiệp: Nhập chính xác mã số thuế và tên của doanh nghiệp xuất/nhập khẩu.
• Số hóa đơn thương mại (Invoice No.): Ghi số hiệu của hóa đơn thương mại.
• Ngày hóa đơn (Invoice Date): Ghi ngày phát hành hóa đơn thương mại.
• Tổng trị giá hóa đơn (Total Invoice Value): Ghi tổng trị giá của lô hàng trên hóa đơn.
• Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Mô tả chi tiết, rõ ràng về hàng hóa.
• Mã HS (HS Code): Tra cứu và nhập đúng mã HS của từng mặt hàng để xác định thuế suất.
• Số lượng (Quantity): Ghi số lượng hàng hóa theo đơn vị tính trên hóa đơn.
• Đơn vị tính (Unit): Nhập đơn vị tính phù hợp (KG, EA, PCS…).
• Đơn giá (Unit Price): Đơn giá của từng mặt hàng.
• Trọng lượng tịnh (Net Weight): Trọng lượng thực của hàng hóa, không bao gồm bao bì.
• Trọng lượng cả bì (Gross Weight): Trọng lượng của hàng hóa bao gồm cả bao bì.
• Nước xuất xứ/nước đến (Country of Origin/Destination): Ghi mã quốc gia (ví dụ: VN cho Việt Nam, CN cho Trung Quốc…).
• Các loại thuế: Hệ thống sẽ tự động tính toán sau khi nhập đầy đủ thông tin hàng hóa và mã HS.
• Khai báo các chứng từ đính kèm: Đính kèm các file điện tử của hóa đơn, vận đơn, C/O…

Lưu ý: Luôn tham khảo phụ lục 2 của Thông tư 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) về chỉ tiêu thông tin của tờ khai hải quan điện tử để điền chính xác.

6. Cách tra cứu tờ khai hải quan

Việc tra cứu tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra tình trạng thông quan của lô hàng, kiểm soát thông tin đã kê khai và phục vụ công tác lưu trữ hồ sơ. Để tra cứu tờ khai hải quan, bạn có thể truy cập vào website của Tổng cục Hải quan và nhập các thông tin cần thiết.

Dưới đây là các bước cụ thể để tra cứu tờ khai hải quan:

Bước 1: Truy cập website Tổng cục Hải quan: Mở trình duyệt và truy cập trang web chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam tại địa chỉ customs.gov.vn.

Bước 2: Chọn mục Tra cứu thông tin tờ khai hải quan: Trên giao diện website, tìm và chọn mục có tên “Tra cứu thông tin tờ khai hải quan” hoặc các mục tương tự như “Tra cứu thông tin hàng hóa xuất nhập khẩu”.

Bước 3: Nhập thông tin: Một biểu mẫu sẽ hiện ra yêu cầu bạn điền các thông tin sau:

• Số tờ khai hải quan.
• Mã số doanh nghiệp (hoặc mã số thuế).
• Số chứng minh thư nhân dân (CMND) hoặc Căn cước công dân (CCCD) của người đại diện pháp luật.

Bước 4: Nhấn nút Tra cứu: Sau khi điền đầy đủ và chính xác các thông tin trên, nhấn nút “Tra cứu” hoặc biểu tượng tìm kiếm. Hệ thống sẽ xử lý và hiển thị thông tin chi tiết của tờ khai hải quan, bao gồm cả trạng thái hiện tại của tờ khai (ví dụ: đã thông quan, đang chờ xử lý,….).

7. Các lưu ý khi kê khai tờ khai hải quan

Để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Chính xác và trung thực: Mọi thông tin trên tờ khai phải được kê khai chính xác, trung thực, khớp với các chứng từ gốc (hóa đơn, vận đơn, packing list…). Sai sót có thể dẫn đến bị phạt, chậm thông quan hoặc bị liệt vào danh sách doanh nghiệp có rủi ro cao.
• Mã HS Code: Việc xác định đúng mã HS code là vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa. Nên sử dụng các công cụ tra cứu mã HS hoặc tham vấn chuyên gia nếu không chắc chắn.
• Chứng từ kèm theo: Đảm bảo tất cả các chứng từ liên quan (hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, giấy phép nhập khẩu, chứng nhận xuất xứ…) được chuẩn bị đầy đủ và hợp lệ, sẵn sàng để xuất trình khi cơ quan hải quan yêu cầu.
• Thời hạn nộp tờ khai: Tuân thủ đúng thời hạn nộp tờ khai hải quan theo quy định của pháp luật để tránh phát sinh phạt vi phạm hành chính.
• Cập nhật quy định: Các quy định về hải quan thường xuyên thay đổi. Doanh nghiệp cần cập nhật thường xuyên các thông tư, nghị định mới nhất của Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan để tránh sai sót.
• Lưu trữ hồ sơ: Lưu giữ cẩn thận bản sao của tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan trong thời gian quy định để phục vụ cho công tác kiểm tra sau thông quan.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về tờ khai hải quan, từ định nghĩa, vai trò đến cách kê khai và tra cứu. Nếu bạn đang tìm kiếm một đối tác đáng tin cậy để tối ưu hóa quy trình nhập khẩu, đặc biệt là với dịch vụ nhập hàng Trung Quốc chính ngạch, hãy liên hệ với Nhập Khẩu Chính Ngạch để đảm bảo hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng và đúng luật.