Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu từ A đến Z

Nếu chưa quen với hồ sơ, mã HS và các yêu cầu riêng của từng mặt hàng, doanh nghiệp có thể khai thiếu hoặc sai thông tin, làm chậm tiến độ nhận hàng, phát sinh chi phí và phải bổ sung chứng từ. Để chủ động hơn, người nhập khẩu cần nắm rõ quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu từ khâu kiểm tra chính sách hàng hóa, chuẩn bị hồ sơ, truyền tờ khai đến khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và đưa hàng về kho. Cùng NKCN Logistics tìm hiểu quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu từ Trung Quốc và những lưu ý giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho mỗi lô hàng.

1. Quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu

Khai báo hải quan là việc người nhập khẩu hoặc người được ủy quyền cung cấp thông tin về hàng hóa và chứng từ liên quan cho cơ quan hải quan để làm thủ tục kiểm tra, tính thuế và thông quan. Tại Việt Nam, việc khai báo thường được thực hiện qua hệ thống điện tử VNACCS/VCIS. Tùy loại hàng, phương thức vận chuyển và yêu cầu quản lý chuyên ngành, hồ sơ cần chuẩn bị có thể khác nhau. Nhìn chung, quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu thường gồm 7 bước chính dưới đây.

Bước 1: Xác định chính sách mặt hàng và mã HS

Trước khi đặt hàng, cần xác định hàng hóa thuộc diện nhập khẩu thông thường, hàng hóa có điều kiện, hàng cần giấy phép hay phải kiểm tra chuyên ngành. Một số nhóm hàng có thể cần đăng ký kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, kiểm tra an toàn thực phẩm hoặc đáp ứng quy định về nhãn hàng hóa. Bạn có thể xem thêm bài viết về kiểm tra chuyên ngành hàng nhập khẩu để tìm hiểu các yêu cầu có thể áp dụng với từng nhóm hàng.

Doanh nghiệp cũng cần xác định mã HS phù hợp dựa trên đặc tính, thành phần, công dụng và cấu tạo của sản phẩm. Mã HS ảnh hưởng đến thuế suất, chính sách quản lý và hồ sơ cần nộp. Không nên chọn mã chỉ dựa trên tên hàng do nhà cung cấp ghi trên hóa đơn.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ, chứng từ nhập khẩu

Người nhập khẩu cần đối chiếu chứng từ để bảo đảm thông tin về người bán, người mua, tên hàng, số lượng, trị giá, điều kiện giao hàng và phương thức vận chuyển thống nhất. Tùy loại hàng và hình thức nhập khẩu, hồ sơ hải quan hàng nhập khẩu thường có thể bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa (Sales Contract), nếu có.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Vận đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương.
• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), nếu có và phù hợp với mục đích sử dụng.
• Giấy phép, kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác theo yêu cầu của mặt hàng.

Không phải lô hàng nào cũng cần tất cả các chứng từ trên. Chẳng hạn, C/O có thể được sử dụng để đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan nếu hàng hóa và chứng từ đáp ứng điều kiện áp dụng. Thành phần hồ sơ cần căn cứ vào loại hàng và quy định hiện hành.

Bước 3: Khai và truyền tờ khai hải quan

Sau khi có thông tin lô hàng và chứng từ, người khai nhập dữ liệu trên phần mềm khai hải quan, sử dụng chữ ký số để truyền tờ khai lên hệ thống. Các thông tin cần được rà soát kỹ gồm mã HS, mô tả hàng, số lượng, trị giá, mã loại hình, nước xuất xứ, thuế suất và thông tin vận tải.

Nếu phát hiện sai sót, người khai cần xử lý theo quy định về khai bổ sung tương ứng với tình trạng của tờ khai. Khai báo chính xác ngay từ đầu giúp hạn chế việc sửa hồ sơ và chậm tiến độ thông quan.

Bước 4: Nhận kết quả phân luồng và xử lý yêu cầu của hải quan

Sau khi tiếp nhận tờ khai, hệ thống hải quan trả kết quả phân luồng và yêu cầu xử lý tiếp theo. Có thể hiểu khái quát như sau:

Kết quả phân luồng không thay thế các yêu cầu về giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hay nghĩa vụ thuế áp dụng cho mặt hàng.

Bước 5: Lấy lệnh giao hàng và hoàn tất thủ tục tại cảng hoặc cửa khẩu

Với hàng vận chuyển bằng đường biển, người nhận thường cần làm việc với hãng tàu hoặc đại lý để nhận lệnh giao hàng (D/O) và xử lý các khoản phí liên quan. Với hàng đi đường bộ, đường sắt hoặc đường hàng không, chứng từ và đầu mối nhận hàng có thể khác.

Lệnh giao hàng là một phần của quy trình nhận hàng từ đơn vị vận tải, không phải kết quả phân luồng hải quan. Vì vậy, người nhập khẩu nên theo dõi song song tiến độ chứng từ vận tải và tiến độ xử lý tờ khai để chủ động thời gian.

Bước 6: Nộp thuế và hoàn tất điều kiện thông quan

Tùy mặt hàng, doanh nghiệp có thể phải nộp thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng và các khoản thuế khác nếu thuộc đối tượng áp dụng. Số tiền thuế phụ thuộc vào mã HS, trị giá tính thuế, xuất xứ và chính sách thuế tại thời điểm nhập khẩu. Doanh nghiệp cũng nên dự trù trước chi phí thông quan hàng Trung Quốc để chủ động ngân sách cho lô hàng.

Sau khi hoàn thành nghĩa vụ thuế hoặc đáp ứng hình thức bảo đảm, gia hạn được pháp luật cho phép nếu thuộc trường hợp áp dụng, người nhập khẩu theo dõi trạng thái tờ khai và xử lý các yêu cầu còn lại để hoàn tất thông quan.

Bước 7: Đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát và vận chuyển về kho

Khi tờ khai đã được thông quan và các điều kiện nhận hàng được đáp ứng, người nhập khẩu làm thủ tục đưa hàng ra khỏi cảng, cửa khẩu hoặc kho chịu sự giám sát hải quan. Sau đó, hàng được vận chuyển về kho và doanh nghiệp lưu trữ bộ hồ sơ để phục vụ kế toán, kê khai thuế hoặc kiểm tra sau thông quan.

Thời gian nhận hàng thực tế còn phụ thuộc vào tiến độ vận tải, lịch làm việc của cảng hoặc kho, tình trạng chứng từ và yêu cầu kiểm tra đối với từng lô hàng.

2. Những lưu ý khi khai báo hải quan hàng nhập khẩu từ Trung Quốc

Khi nhập hàng từ Trung Quốc, doanh nghiệp cần kiểm tra điều kiện nhập khẩu và chuẩn bị chứng từ trước khi hàng được vận chuyển về Việt Nam. Thông tin khai báo cần khớp với thực tế lô hàng và các chứng từ đi kèm để hạn chế việc phải sửa tờ khai, bổ sung hồ sơ hoặc chậm nhận hàng. Bạn có thể tham khảo thêm quy trình nhập khẩu chính ngạch Trung Quốc để nắm các khâu liên quan từ lúc chuẩn bị nhập hàng đến khi nhận hàng.

Một số điểm cần lưu ý:

• Kiểm tra chính sách mặt hàng: Xác định hàng có thuộc diện cấm nhập khẩu, nhập khẩu có điều kiện, cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành hay không.
• Xác định mã HS phù hợp: Đối chiếu mã theo đặc tính, thành phần và công dụng của hàng hóa; không chỉ dựa vào tên hàng do nhà cung cấp cung cấp.
• Đối chiếu thông tin trên chứng từ: Tên hàng, số lượng, đơn giá, trị giá và thông tin người mua, người bán cần thống nhất giữa hợp đồng, hóa đơn, phiếu đóng gói và chứng từ vận tải.
• Kiểm tra chứng nhận xuất xứ (C/O): Nếu muốn đề nghị hưởng ưu đãi thuế quan, cần xác nhận hàng hóa và C/O đáp ứng điều kiện áp dụng.
• Dự trù các khoản chi phí: Ngoài tiền hàng và cước vận chuyển, hãy tính trước thuế, phí dịch vụ, phí tại cảng hoặc kho và chi phí kiểm tra chuyên ngành nếu có.
• Lưu trữ chứng từ nhập khẩu: Lưu tờ khai, chứng từ mua hàng, thanh toán, vận tải và hồ sơ chuyên ngành để tiện đối chiếu, kê khai thuế hoặc giải trình khi cần.

3. Dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc trọn gói tại NKCN Logistics

Nếu doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu hoặc muốn tiết kiệm thời gian xử lý các công đoạn nhập hàng, NKCN Logistics sẵn sàng đồng hành từ khâu tìm nguồn đến khi hàng về Việt Nam. Với dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc, chúng tôi hỗ trợ khách hàng phối hợp các bước đặt hàng, thanh toán, vận chuyển và làm thủ tục nhập khẩu theo phạm vi đã thống nhất.

Tùy nhu cầu của từng đơn hàng, NKCN Logistics có thể hỗ trợ:

• Tìm kiếm, kết nối và trao đổi với nhà cung cấp Trung Quốc.
• Đặt hàng, thanh toán hộ và theo dõi đơn hàng.
• Gom hàng, kiểm tra số lượng và tình trạng hàng tại kho.
• Vận chuyển hàng chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam.
• Tư vấn hồ sơ, khai báo hải quan và các thủ tục liên quan.

Dịch vụ phù hợp với doanh nghiệp, đại lý và nhà bán hàng cần nhập hàng thường xuyên nhưng muốn có đơn vị hỗ trợ phối hợp quy trình. Để được tư vấn phương án phù hợp, bạn hãy gửi cho NKCN Logistics thông tin mặt hàng, số lượng dự kiến, địa điểm nhận hàng và yêu cầu về chứng từ. Chúng tôi sẽ trao đổi cụ thể về quy trình, phạm vi dịch vụ và chi phí cho từng lô hàng. Bạn cũng có thể liên hệ hotline 096.177.1688 để được NKCN Logistics tư vấn về mặt hàng, quy trình và báo giá.

Nắm rõ quy trình khai báo hải quan hàng nhập khẩu giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng, chủ động xử lý các yêu cầu hải quan và hạn chế phát sinh trong quá trình nhận hàng. Khi nhập hàng từ Trung Quốc, cần đặc biệt chú ý đến mã HS, trị giá, xuất xứ và tính thống nhất của chứng từ. Nếu cần hỗ trợ từ khâu đặt hàng, vận chuyển đến thủ tục nhập khẩu, hãy tìm hiểu dịch vụ ủy thác nhập khẩu hàng Trung Quốc tại NKCN Logistics hoặc liên hệ hotline 096.177.1688 để được tư vấn.