3 cách nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đầy đủ

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn là nhu cầu của nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh và chủ shop muốn chứng minh nguồn gốc hàng hóa, hạch toán chi phí và đảm bảo hồ sơ kinh doanh minh bạch. Hiện nay có 3 cách phổ biến để nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đầy đủ gồm tự đứng tên nhập khẩu chính ngạch, ủy thác nhập khẩu hoặc vận chuyển qua line TMĐT có hóa đơn. Tuy nhiên, Commercial Invoice, Fapiao của Trung Quốc và hóa đơn GTGT tại Việt Nam là những loại chứng từ khác nhau. Trong bài viết này, NKCN sẽ giúp bạn phân biệt rõ từng loại, so sánh 3 phương án và lựa chọn cách nhập hàng phù hợp nhất.

1. Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn là gì?

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn là hình thức mua và đưa hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam thông qua quy trình nhập khẩu hợp pháp, có hồ sơ và chứng từ phù hợp để chứng minh giao dịch, nguồn gốc cũng như quá trình thông quan của hàng hóa. Tùy theo phương thức nhập khẩu, bộ hồ sơ có thể bao gồm hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế, C/O và các giấy tờ chuyên ngành nếu mặt hàng thuộc diện quản lý.

Đối với doanh nghiệp hoặc chủ shop kinh doanh lâu dài, việc nhập hàng có hóa đơn, chứng từ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cần kiểm tra, đồng thời tạo cơ sở để hạch toán chi phí, kê khai thuế và quản lý dòng tiền minh bạch theo quy định. Đây cũng là lý do nhiều đơn vị chuyển từ hình thức nhập hàng không đầy đủ chứng từ sang nhập khẩu chính ngạch hoặc ủy thác nhập khẩu.

Tuy nhiên, có đầy đủ chứng từ nhập khẩu không có nghĩa mọi loại giấy tờ đều là “hóa đơn VAT”. Commercial Invoice của nhà cung cấp Trung Quốc, Fapiao và hóa đơn GTGT tại Việt Nam có bản chất và giá trị sử dụng khác nhau. Việc phân biệt đúng các loại chứng từ này là bước quan trọng trước khi lựa chọn phương án nhập hàng.

2. Phân biệt các loại hóa đơn, chứng từ khi nhập hàng Trung Quốc

Khi nhập hàng từ Trung Quốc, nhiều người thường gọi chung Commercial Invoice, Fapiao, hóa đơn GTGT hay chứng từ nộp thuế là “hóa đơn”. Tuy nhiên, đây là những loại chứng từ có chủ thể phát hành, mục đích sử dụng và giá trị về thuế khác nhau. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ để biết mình sẽ nhận được giấy tờ gì và tránh nhầm rằng cứ có hóa đơn từ nhà cung cấp Trung Quốc là có thể sử dụng như hóa đơn GTGT đầu vào tại Việt Nam.

Commercial Invoice có phải hóa đơn VAT không?

Không. Commercial Invoice (hóa đơn thương mại) không phải hóa đơn VAT của Việt Nam. Đây là chứng từ do nhà cung cấp Trung Quốc lập, ghi các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, giá trị giao dịch và thông tin người mua – người bán.

Commercial Invoice thường nằm trong bộ hồ sơ nhập khẩu và được sử dụng khi làm thủ tục hải quan. Vì vậy, có Commercial Invoice không đồng nghĩa doanh nghiệp đã có hóa đơn VAT đầu vào tại Việt Nam.

Fapiao Trung Quốc có sử dụng tại Việt Nam được không?

Fapiao (发票) là hóa đơn thuộc hệ thống thuế nội địa Trung Quốc, không phải hóa đơn GTGT của Việt Nam. Người mua có thể nhận Fapiao khi giao dịch với một số nhà cung cấp trên 1688, Taobao, Tmall hoặc mua trực tiếp tại Trung Quốc.

Nếu nhập hàng về Việt Nam để kinh doanh, doanh nghiệp không thể chỉ dựa vào Fapiao để thay thế bộ chứng từ nhập khẩu hoặc hóa đơn GTGT Việt Nam. Do đó, cần xác định ngay từ đầu hàng sẽ được nhập theo hình thức nào và sau khi thông quan sẽ nhận được những chứng từ gì.

Tờ khai hải quan và chứng từ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu

Khi doanh nghiệp tự đứng tên nhập khẩu chính ngạch, lô hàng sẽ được khai báo hải quan và thực hiện nghĩa vụ thuế tại Việt Nam. Doanh nghiệp lưu giữ tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế cùng các hồ sơ liên quan của lô hàng.

Điểm cần nhớ là doanh nghiệp nhập khẩu trực tiếp không cần nhà cung cấp Trung Quốc xuất “hóa đơn VAT Việt Nam”. Chứng từ nộp thuế GTGT hàng nhập khẩu cùng hồ sơ hợp lệ là căn cứ quan trọng để kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Hóa đơn GTGT do doanh nghiệp Việt Nam xuất

Nếu nhập hàng thông qua đơn vị nhập khẩu hoặc dịch vụ ủy thác, hóa đơn GTGT sẽ phụ thuộc vào mô hình giao dịch và hợp đồng giữa các bên. Vì vậy, doanh nghiệp không nên chỉ hỏi đơn vị vận chuyển “có xuất VAT không?”.

Thay vào đó, hãy kiểm tra 3 vấn đề: ai đứng tên tờ khai nhập khẩu, hóa đơn được xuất cho hàng hóa hay chỉ phí dịch vụ/vận chuyển và khách hàng được bàn giao những chứng từ nào. Đặc biệt với “line TMĐT xuất VAT”, hóa đơn cước vận chuyển không đồng nghĩa với hóa đơn cho giá trị hàng hóa.

3. Bộ chứng từ nhập hàng Trung Quốc đầy đủ gồm những gì?

Một bộ chứng từ nhập hàng Trung Quốc sẽ khác nhau tùy mặt hàng, phương thức vận chuyển và chính sách nhập khẩu áp dụng. Với một lô hàng nhập khẩu chính ngạch thông thường, doanh nghiệp có thể cần các chứng từ cơ bản sau:

• Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán giữa doanh nghiệp Việt Nam và nhà cung cấp Trung Quốc.
• Commercial Invoice: Ghi thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và tổng giá trị giao dịch.
• Packing List: Thể hiện quy cách đóng gói, số kiện, trọng lượng và thông tin liên quan đến lô hàng.

• Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill/Waybill): Chứng từ vận chuyển hàng hóa từ Trung Quốc về Việt Nam.
• Tờ khai hải quan: Ghi nhận thông tin khai báo và quá trình làm thủ tục nhập khẩu của lô hàng.
• Chứng từ nộp thuế: Xác nhận các khoản thuế nhập khẩu, thuế GTGT và nghĩa vụ tài chính liên quan đã được thực hiện theo quy định.
• C/O (Certificate of Origin): Chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được sử dụng khi cần chứng minh xuất xứ hoặc đáp ứng điều kiện hưởng thuế suất ưu đãi.
• Giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ khác: Áp dụng với những mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành theo quy định.

Lưu ý: Không phải lô hàng nào cũng bắt buộc có C/O, CQ hoặc giấy phép chuyên ngành. Bộ chứng từ cần chuẩn bị phải được xác định dựa trên mặt hàng, mã HS, xuất xứ và chính sách nhập khẩu thực tế.

4. 3 cách nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đầy đủ

Hiện nay, doanh nghiệp và chủ shop có thể lựa chọn 3 cách nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ gồm tự đứng tên nhập khẩu chính ngạch, ủy thác nhập khẩu hoặc sử dụng line TMĐT có hóa đơn. Mỗi hình thức khác nhau về chủ thể đứng tên nhập khẩu, bộ chứng từ, chi phí và mức độ chủ động.

Cách 1: Doanh nghiệp tự đứng tên nhập khẩu chính ngạch

Với hình thức này, doanh nghiệp Việt Nam trực tiếp ký hợp đồng với nhà cung cấp Trung Quốc, thanh toán quốc tế và đứng tên trên tờ khai hải quan. Doanh nghiệp có thể tự làm thủ tục hoặc thuê đơn vị logistics, forwarder hỗ trợ vận chuyển và khai báo hải quan.

• Ai đứng tên tờ khai? Doanh nghiệp nhập khẩu tại Việt Nam.
• Ai thanh toán và nộp thuế? Doanh nghiệp thanh toán cho nhà cung cấp và thực hiện nghĩa vụ thuế đối với lô hàng.
• Chứng từ nhận được: Sales Contract, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế, C/O và hồ sơ chuyên ngành nếu có.
• Ưu điểm: Chủ động kiểm soát nhà cung cấp, giá trị khai báo, chứng từ và toàn bộ quá trình nhập khẩu.
• Nhược điểm: Cần kiến thức về HS Code, chính sách mặt hàng, hải quan, thuế và thanh toán quốc tế; dễ phát sinh sai sót nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm.
• Phù hợp với: Doanh nghiệp nhập khẩu thường xuyên, đơn hàng lớn hoặc đã có nhân sự phụ trách xuất nhập khẩu.

Cách 2: Ủy thác nhập khẩu Trung Quốc

Ủy thác nhập khẩu phù hợp với doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc chủ shop muốn nhập hàng chính ngạch nhưng chưa có đủ nhân sự và kinh nghiệm tự xử lý thủ tục. Theo mô hình này, đơn vị nhận ủy thác thực hiện các công việc theo hợp đồng như mua hàng, thanh toán quốc tế, vận chuyển, khai báo hải quan và hoàn thiện hồ sơ nhập khẩu.

• Ai đứng tên nhập khẩu? Tùy mô hình và hợp đồng ủy thác; thông thường đơn vị nhận ủy thác sẽ đứng tên thực hiện nhập khẩu theo thỏa thuận.
• Hóa đơn, chứng từ: Đơn vị nhận ủy thác xuất hóa đơn và bàn giao chứng từ theo đúng bản chất giao dịch, hợp đồng và quy định áp dụng.
• Khách hàng nhận được gì? Tùy phương án có thể gồm hóa đơn GTGT, hồ sơ liên quan đến lô hàng và các chứng từ được quy định trong hợp đồng ủy thác.
• Ưu điểm: Không cần tự xử lý nhiều thủ tục, tiết kiệm nhân sự và giảm rủi ro nghiệp vụ khi mới nhập khẩu.
• Nhược điểm: Phát sinh phí dịch vụ và doanh nghiệp phụ thuộc nhiều hơn vào năng lực, tính minh bạch của đơn vị nhận ủy thác.
• Phù hợp với: Doanh nghiệp SME, hộ kinh doanh, chủ shop hoặc đơn vị mới nhập khẩu lần đầu nhưng cần hàng hóa có nguồn gốc và hồ sơ rõ ràng.

Lưu ý: Trước khi ký hợp đồng, nên yêu cầu đơn vị ủy thác xác nhận rõ ai đứng tên tờ khai, hóa đơn được xuất cho khoản nào và khách hàng sẽ nhận những chứng từ gì sau khi hoàn tất lô hàng.

Cách 3: Nhập hàng qua Line TMĐT có hóa đơn

Line TMĐT có hóa đơn thường được sử dụng cho hàng đặt từ 1688, Taobao, Tmall, Alibaba hoặc các nguồn TMĐT Trung Quốc. Hàng được gom và vận chuyển về Việt Nam theo tuyến do đơn vị logistics tổ chức, đồng thời cung cấp hóa đơn hoặc chứng từ theo mô hình dịch vụ thực tế.

Điểm quan trọng là “line TMĐT xuất VAT” không phải lúc nào cũng đồng nghĩa khách hàng được đứng tên trên tờ khai nhập khẩu hoặc nhận hóa đơn cho toàn bộ giá trị hàng hóa. Có trường hợp hóa đơn chỉ phản ánh phí vận chuyển hoặc dịch vụ, vì vậy cần kiểm tra kỹ trước khi gửi hàng.

Trước khi sử dụng line TMĐT có hóa đơn, nên xác minh 5 vấn đề:

• Ai đứng tên trên tờ khai hải quan của lô hàng?
• Hóa đơn xuất cho hàng hóa hay chỉ phí vận chuyển/dịch vụ?
• Tên hàng, số lượng và giá trị trên hóa đơn được thể hiện như thế nào?
• Khách hàng được nhận những chứng từ nào sau khi hàng về Việt Nam?
• Hóa đơn và chứng từ có phản ánh đúng hàng hóa, giao dịch thực tế hay không?

Ưu điểm: Quy trình đặt và vận chuyển tương đối đơn giản, thuận tiện với hàng mua từ các sàn TMĐT Trung Quốc và những đơn hàng nhập thường xuyên.

Nhược điểm: Bộ chứng từ và cơ chế hóa đơn phụ thuộc từng tuyến, đơn vị vận chuyển và mô hình giao dịch; mức độ chủ động thấp hơn so với doanh nghiệp tự đứng tên nhập khẩu.

Phù hợp với: Chủ shop, hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhập hàng từ các sàn TMĐT Trung Quốc, đặc biệt với các đơn hàng nhỏ hoặc nhập thường xuyên nhưng vẫn cần hóa đơn, chứng từ phục vụ hoạt động kinh doanh.

XEM THÊM:

• Nhập khẩu chính ngạch số lượng ít: giải pháp tối ưu chi phí
• Nhập khẩu Alibaba chính ngạch: Quy trình A-Z & lưu ý cần biết
• Dịch vụ nhập hàng 1688 chính ngạch: Uy tín & tiết kiệm chi phí
• Dịch vụ nhập hàng Taobao chính ngạch trọn gói – uy tín – giá rẻ

5. So sánh 3 cách mua hàng Trung Quốc có hóa đơn

Mỗi cách nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn phù hợp với quy mô, kinh nghiệm và nhu cầu chứng từ khác nhau. Bảng dưới đây giúp bạn dễ dàng so sánh trước khi lựa chọn:

Nên chọn cách nào? Nếu doanh nghiệp có nhân sự xuất nhập khẩu và muốn kiểm soát toàn bộ hồ sơ, tự đứng tên nhập khẩu là phương án chủ động nhất. Nếu chưa có kinh nghiệm nhưng cần quy trình và chứng từ rõ ràng, ủy thác nhập khẩu thường thuận tiện hơn. Với hàng đặt thường xuyên từ 1688, Taobao hoặc Tmall, line TMĐT có hóa đơn có thể là lựa chọn linh hoạt, nhưng cần xác minh rõ chủ thể nhập khẩu, loại hóa đơn và bộ chứng từ được cung cấp trước khi gửi hàng.

6. Mua hàng 1688, Taobao, Tmall, Alibaba có lấy hóa đơn được không?

Có thể nhập hàng từ 1688, Taobao, Tmall hoặc Alibaba và có hóa đơn, chứng từ tại Việt Nam, nhưng không phải cứ đặt hàng trên sàn là người mua tự động nhận được hóa đơn GTGT Việt Nam. Tùy nhà cung cấp và hình thức nhập khẩu, bạn có thể nhận Commercial Invoice hoặc Fapiao tại Trung Quốc; còn để hàng về Việt Nam có hồ sơ rõ ràng, cần lựa chọn phương án nhập khẩu chính ngạch hoặc ủy thác nhập khẩu phù hợp.

Nếu thường xuyên order hàng từ các sàn Trung Quốc nhưng chưa có kinh nghiệm về thanh toán quốc tế, khai báo hải quan và chứng từ, bạn có thể tham khảo dịch vụ nhập hàng 1688 chính ngạch hoặc dịch vụ nhập hàng Taobao chính ngạch của NKCN để được hỗ trợ từ khâu đặt hàng, vận chuyển đến thủ tục nhập khẩu và chứng từ.

7. Thuế và chi phí khi nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn

Khi mua hàng Trung Quốc có hóa đơn theo đường chính ngạch, tổng chi phí không chỉ gồm tiền mua hàng và vận chuyển mà còn có các khoản thuế, phí liên quan đến quá trình nhập khẩu. Mức thực tế phụ thuộc vào loại hàng, mã HS, trị giá tính thuế, xuất xứ và phương thức nhập khẩu.

Các khoản chi phí thường gặp gồm:

• Tiền hàng: Giá mua theo thỏa thuận với nhà cung cấp Trung Quốc.
• Thuế nhập khẩu: Xác định theo mã HS và mức thuế suất áp dụng cho từng mặt hàng. Hàng đáp ứng điều kiện về xuất xứ có thể được hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt theo quy định.
• Thuế GTGT hàng nhập khẩu: Tính theo mức thuế suất áp dụng đối với từng nhóm hàng tại thời điểm nhập khẩu.
• Chi phí vận chuyển: Bao gồm vận chuyển nội địa Trung Quốc, vận chuyển quốc tế và giao hàng tại Việt Nam.
• Phí thủ tục và dịch vụ: Có thể gồm phí khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành, lưu kho, phí ủy thác nhập khẩu và các chi phí phát sinh khác tùy lô hàng.

Để dự toán chính xác, doanh nghiệp nên xác định mã HS và kiểm tra chính sách nhập khẩu của mặt hàng trước khi đặt hàng, thay vì chỉ so sánh giá vận chuyển giữa các đơn vị.

8. Case study thực tế: Nhập hàng 1688 có hóa đơn, chứng từ đầy đủ

NKCN đã hỗ trợ nhiều chủ shop chuyển từ nhập hàng 1688 thiếu chứng từ sang nhập khẩu chính ngạch có hóa đơn và hồ sơ nguồn gốc rõ ràng. Điển hình là một shop gia dụng trên Shopee với lô hàng hơn 1 tấn từ 1688: NKCN hỗ trợ làm việc với nhà cung cấp, vận chuyển, thông quan và hoàn thiện bộ chứng từ để khách hàng có cơ sở minh bạch nguồn hàng phục vụ hoạt động kinh doanh.

Ngoài trường hợp trên, NKCN còn triển khai thực tế cho shop decor, phụ kiện điện thoại và các đơn hàng 1688 quy mô nhỏ cần chuyển sang chính ngạch. Bạn có thể xem thêm các Case Study nhập khẩu thực tế của NKCN để tham khảo từng tình huống và phương án xử lý.

9. Quy trình nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ tại NKCN

Với dịch vụ mua hàng Trung Quốc có hóa đơn của NKCN, quy trình nhập hàng của bạn sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết:

Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp và đàm phán

Quý khách cung cấp thông tin về sản phẩm, nhà cung cấp (nếu có) hoặc yêu cầu NKCN hỗ trợ tìm kiếm. Đội ngũ NKCN sẽ liên hệ, đàm phán với nhà cung cấp về giá cả, số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng và các điều khoản khác để đảm bảo quyền lợi tối ưu cho quý khách.

Bước 2: Mua hàng và thanh toán

Sau khi thống nhất các điều khoản, NKCN sẽ tiến hành đặt mua hàng và thực hiện thanh toán quốc tế cho nhà cung cấp theo các phương thức an toàn và hợp pháp. Quý khách chỉ cần thanh toán bằng VND cho NKCN.

Bước 3: Vận chuyển hàng hóa

NKCN sẽ lên kế hoạch vận chuyển tối ưu nhất (đường bộ, đường biển hoặc đường hàng không) từ Trung Quốc về Việt Nam. Chúng tôi đảm bảo hàng hóa được đóng gói cẩn thận, bảo hiểm đầy đủ và theo dõi sát sao lộ trình vận chuyển.

Bước 4: Kê khai hàng hóa và thông quan

Đội ngũ chuyên gia của NKCN sẽ chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nhập khẩu, bao gồm hóa đơn, chứng từ liên quan và tiến hành kê khai hải quan. Chúng tôi sẽ đại diện quý khách làm việc với cơ quan hải quan để đảm bảo quá trình thông quan diễn ra nhanh chóng, chính xác và hợp pháp, nộp đầy đủ các loại thuế, phí theo quy định.

Bước 5: Thanh toán nốt đơn hàng và nhận hàng tại Việt Nam

Sau khi hàng hóa được thông quan và về đến kho của NKCN tại Việt Nam, quý khách sẽ thanh toán nốt phần còn lại của đơn hàng và có thể nhận hàng tại kho của chúng tôi hoặc yêu cầu NKCN hỗ trợ giao hàng tận nơi. NKCN sẽ cung cấp đầy đủ hóa đơn GTGT đầu vào và các chứng từ liên quan cho quý khách.

10. 6 lưu ý khi nhập hàng Trung Quốc cần hóa đơn

Để nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn, chứng từ đúng nhu cầu và hạn chế rủi ro khi kinh doanh, doanh nghiệp và chủ shop nên lưu ý:

• Xác định ai đứng tên nhập khẩu: Cần làm rõ doanh nghiệp của bạn hay đơn vị dịch vụ đứng tên trên tờ khai hải quan, đặc biệt khi sử dụng hình thức ủy thác hoặc line TMĐT.
• Kiểm tra loại hóa đơn được xuất: Hỏi rõ hóa đơn áp dụng cho giá trị hàng hóa hay chỉ cước vận chuyển/phí dịch vụ, tránh hiểu nhầm “có VAT” là có hóa đơn cho toàn bộ lô hàng.
• Xác định đúng HS Code và chính sách mặt hàng: HS Code ảnh hưởng đến thuế suất và chính sách quản lý hàng nhập khẩu. Một số mặt hàng còn cần giấy phép, kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng nhận liên quan.
• Không mặc định có C/O Form E là thuế nhập khẩu 0%: C/O Form E giúp hàng hóa có cơ sở hưởng thuế suất ưu đãi đặc biệt khi đáp ứng đủ điều kiện, nhưng mức thuế thực tế còn phụ thuộc mã HS và quy định áp dụng cho từng mặt hàng.
• Kiểm tra phương thức thanh toán và hồ sơ kế toán, thuế: Nên sử dụng phương thức thanh toán phù hợp và lưu giữ chứng từ thanh toán để đảm bảo hồ sơ giao dịch đầy đủ, phục vụ việc hạch toán và kê khai thuế theo quy định.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh nguồn gốc: Hợp đồng, Commercial Invoice, Packing List, vận đơn, tờ khai hải quan, chứng từ nộp thuế, hóa đơn và các giấy tờ liên quan nên được lưu trữ đầy đủ để đối chiếu khi cần.

Nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch nguồn gốc hàng hóa mà còn thuận tiện hơn trong hạch toán, kê khai thuế và kinh doanh lâu dài. Tùy quy mô đơn hàng và nhu cầu chứng từ, bạn có thể lựa chọn tự nhập khẩu, ủy thác nhập khẩu hoặc line TMĐT phù hợp. Nếu chưa rõ phương án nào tối ưu, hãy liên hệ NKCN để được tư vấn quy trình, chi phí và bộ chứng từ phù hợp với từng mặt hàng.